Документы по учету ККМ: унифицированные формы

Законодательные положения, регламентирующие работу с обязательной документацией, были введены в 1993г. В 1998-м по Постановлению Правительства РФ подверглись изменениям унифицированные формы первичных документов. Также были внесены некоторые дополнения. Все поправки касаются непосредственно порядка заполнения, оформления и скрепления актов и журналов при осуществлении действий с ККМ на предприятиях, занимающихся торговой деятельностью, предусматривающей движение наличных средств. Сегодня всего девять таких документов.

Виды документов ККМ

№ КМ-1. В обязательном порядке данный акт составляется при регистрации счетчиков ККМ и переводе их показаний к нулевому значению. Документ оформляется комиссией в присутствии налогового инспектора, руководителя торгового предприятия, гл. бухгалтера, старшего кассира, операциониста, и скрепляется их подписями. Один из двух экземпляров направляется в организацию, занимающуюся обслуживанием ККМ.  Как заполнить КМ-1 >>

№ КМ-2. Акт, составляющийся, когда снимаются показания счетчиков при направлении ККМ на ремонт или в другую организацию для дальнейшей работы. Попутно заполняется накладная. При оформлении присутствуют и своими подписями документацию скрепляют: руководитель предприятия, налоговый инспектор, старший кассир, операционист и представитель обслуживающей организации. Строго на следующий день после передачи ККМ в ремонт, акт и накладная поступают в бухгалтерию. В кассовый журнал вносится соответствующая запись.  Как заполнить КМ-2 >>

№ КМ-3. Акт, фиксирующий возврат покупателям финансовых средств по неиспользованным чекам. Также данный документ составляется при оформлении возврата и ошибочно пробитых чеков, которые после погашения наклеивают на отдельный лист и сдают в бухгалтерию предприятия вместе с актом. Документацию оформляют и визируют члены комиссии, руководитель, менеджер отдела, старший кассир и операционист. В акте указываются номера чеков и суммы на которые они были пробиты. Выручка предприятия уменьшается, о чем в кассовый журнал делается соответствующая запись.  Как заполнить КМ-3 >>

№ КМ-4. Кассовый журнал. Документ заполняется ежедневно и используется для ведения отчетности о приходных и расходных операциях по движению наличных средств. Журнал должен быть обязательно прошитым и пронумерованным, скрепленный печатью и подписями: руководителем предприятия, его гл. бухгалтером и налоговым инспектором. В случае, когда требуется исправление ошибочно внесенной записи, оно должно быть завизировано руководителем, гл. бухгалтером и операционистом. Стандартные записи заверяют кассир и администратор. Обнаруженные излишки или недостача также фиксируются, и в журнале делаются записи в соответствующих графах.  Как заполнить КМ-4 >>

№ КМ-5. Кассовый журнал. Документ, аналогичный № КМ-4, но для кассовых аппаратов, функционирующих без операциониста.  Как заполнить КМ-5 >>

№ КМ-6. Справка-отчет операциониста. Составляется ежедневно непосредственно кассиром-операционистом и содержит сведения о показаниях счетчиков. Вместе с приходным ордером справка-отчет сдается старшему кассиру (возможно, руководителю) в конце рабочего дня. Если наличные сдаются сразу в инкассацию, это отражается в отчете. Сумма выручки за произведенными вычетами подтверждается менеджером (заведующим) отдела. Справка-отчет скрепляется подписями ст. кассира и руководителя. В дальнейшем она является основополагающей в составлении сводного отчета.  Как заполнить КМ-6 >>

№ КМ-7. Документ (сводная таблица), содержащий сведения о показаниях счетчиков ККМ, а также о выручке предприятия за рабочий день — приложение к справке-отчету. Оформление проводится ежедневно старшим кассиром. Затем документация: справка-отчет, акты, приходно/расходные ордера сдаются в бухгалтерию. В форме содержатся данные по каждой ККМ и суммы выручек по каждому отделу, заверенные подписями зав.отделами, ст. кассира и руководителя предприятия.  Как заполнить КМ-7 >>

№ КМ-8. Журнал, в котором ведется учет всех обращений в обслуживающую организацию и вызовов специалиста на объект. Происходит это, когда проводится плановые мероприятия по техническому обслуживанию ККМ и при непредвиденных поломках, устранить которые самостоятельно кассир не в состоянии. Данный документ заполняет представитель обслуживающей организации (мастер). Журнал хранится у руководителя или его заместителя. Все записи скрепляются подписями мастера и ответственного лица предприятия, в чьем ведении работа ККМ.  Как заполнить КМ-8 >>

№ КМ-9. Акт, составляющийся при проверке наличных финансовых средств. Подобная проверка может произойти в любой момент (таков порядок), ее результаты заносятся в акт, который подписывается представителем контролирующей структуры и лицом, ответственным за движение денежных средств. Итог проверки доводится до сведения руководителя предприятия. Сам документ составляется в 3 экземплярах. Один из них направляется в налоговую, второй — в бухгалтерию, а третий остается у ответственного лица.  Как заполнить КМ-9 >>

Помимо того, что заполнение унифицированных первичных форм обязательно согласно положениям действующего законодательства, при их своевременном и верном оформлении у предприятия никогда не возникнет проблем с налоговой инспекцией.

Потребовать документацию могут в любой момент. В случае, если таковая не будет предоставлена, наступает ответственность в виде административного штрафа. Положение регулируется КоАП РФ.