Кадровые документы на предприятии

На любом предприятии, где работает множество сотрудников, многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на отдел кадров. Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны разрабатываться и храниться специалистами компании.

Не стоит считать, что все это просто бюрократия. Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству – управлять своими подчиненными. Задаваясь вопросом, является ли эта документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться, необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно. А значит, вся та документация, о которой речь пойдет ниже, должна использоваться кадровыми службами.

Виды кадровой документации

Какие же формы документов активно используются в каждой компании и организации? Условно их можно разделить на пять типов:

• Документы, подтверждающие трудовую деятельность
• Распорядительные документы
• Внутренняя служебная переписка
• Информационно-расчетные документы
• Журналы учета и регистрации.

Как уже обозначалось выше, учет всей этой документации ведется отделом кадров на предприятии. Давайте более подробно разберемся, что же входит в эти группы, какие документы являются наиболее важными?

Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе компании. В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника, трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на работу и увольнении.

А вот разнообразные приказы и распоряжения руководителя относятся к распорядительным документам. В случае необходимости сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные подгруппы. Первая из них включает приказы по основной деятельности компании. А вторая – распоряжения, связанные с управлением личным составом. Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его увольнении, переводе на другую должность и т.п.

Еще раз хочется акцентировать внимание как раз на том, что такие документы являются обязательными к заполнению. Все сотрудники имеют право самостоятельно отслеживать правильность и своевременность заполнения таких унифицированных форм. Ведь от этого во многом зависит социальная защита каждого конкретного работника. А для предприятия в целом правильный учет кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и инспекциями со стороны органов власти.

Наибольшее количество унифицированных форм содержит группа информационно-расчетных документов. Это и табель учета рабочего времени, и личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела. Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности заполнения предъявляются высокие требования.

Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений. В эту категорию входят все виды объяснительных записок от сотрудников, которые необходимы для возложения на провинившегося работника дисциплинарной ответственности, а также запросы о поощрении сотрудников, которые отправляются руководителю предприятия от начальников подразделений и участков.

Еще одним важным видом кадровой документации являются журналы регистрации и учета сотрудников. В этот широкий перечень входят журнал регистрации приказов о приеме, увольнении или переводе работников, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации служебных заданий, журнал регистрации приказов о командировках работников. И это еще далеко не самый полный перечень подобной документации.

Бланки и образцы заполнения кадровых документов

• Форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
• Форма Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
• Форма Т-2. Личная карточка работника
• Форма Т-3. Штатное расписание
• Форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
• Форма Т-6, Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Форма Т-7. График отпусков
• Форма Т-8. Приказ об увольнении работника
• Форма Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Форма Т-10. Командировочное удостоверение
• Форма Т-10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
• Формы Т-11, Т-11а. Приказ о поощрении работника
• Формы Т-12, Т-13. Табель учёта использования рабочего времени
• Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость
• Форма Т-53. Платежная ведомость
• Форма Т-54. Лицевой счет

Является ли кадровая документация обязательной к заполнению?

Нельзя однозначно сказать, что все вышеперечисленные группы документов являются обязательными к заполнению и учету. Без многих из них действительно просто не обойтись в ходе ведения деятельности. Некоторые являются рекомендованными. А есть и такие, ведение которых во многом зависит от специфики деятельности самой компании.