Как составляются коммерческие письма

Коммерческие письма составляются с целью заключения сделки и отправляются от имени юридического лица.

Существует несколько видов коммерческих писем:

— оферта (предложение);
— претензионные письма;
— акцепты (договорные письма).

В отличие от иных видов деловой корреспонденции, коммерческие письма имеют лаконичный стиль и оперируют конкретными фактами.

1. Оферта — это предложение о заключении договора. Содержание такого документа близко к рекламному, однако в оферте к основной информации сразу прилагаются условия, на основе которых может быть подписан договор.

2. Претензионное письмо отправляется виновной стороне в том случае, если ею были нарушены или же не выполнены заключённые ранее договора или различного рода обязательства.

Обычно претензионные письма отправляются перед тем, как будет подан иск в суд. В подобном коммерческом письме обязательно следует указать: наименование организации и её юридический адрес, Ф.И.О. лица, от имени которого отправляется коммерческое письмо, и его адрес, обстоятельства, из-за которых возникла необходимость подачи претензии, правовые нормы, на которые опирались при составлении этого документа, доказательства того, что претензия справедлива, требования, а также дата и подпись.  (Подробнее о составлении писем-претензий  >>)

3. Акцепт — это коммерческое письмо, предлагающее заключить сделку. В акцепте обязательно указывается, какие услуги или товары и на каких условиях желает получить организация. Договорные письма — это разновидности сопроводительных писем. Многие специалисты определяют такие бумаги как «сопроводительные письма к договору».

Правила оформления коммерческих писем

Коммерческие письма должны включать в себя следующую информацию:

— указание адресанта и получателя;
— тему и цель письма;
— функцию документа и количество вопросов, которые будут обсуждаться.

Структура коммерческих писем выглядит следующим образом:

— реквизиты адресанта и получателя;
— резолюция руководителя;
— заголовок и вводная часть;
— основной текст;
— подписи адресантов.

Перед составлением коммерческого письма следует убедиться в том, существуют или нет для него регламентированные формы (ГОСТ).
Выбрав подходящую форму документа, поставьте себя сразу же на место получателя. В каждом слове коммерческого письма должен быть смысл. Выражайте свои мысли ясно, лаконично, пишите по существу, сопровождая текст фактами и доводами.

Посмотреть полный каталог бланков