Практические рекомендации по написанию официального письма

В наш стремительный век жизнь насыщена потоками информации. Обмен информацией между фирмами, компаниями, государственными органами, предприятиями и гражданами происходит посредством официальных, или деловых писем.
Официальное письмо — это передаваемая информация на специальных бланках, соответствующих определенным стандартам.

ГОСТ 6.38-90 содержит правила написания для официального письма и рекомендует использовать следующие необходимые реквизиты:
• Государственный герб (для государственных органов).
• Логотип или эмблема компании.
• Полное и сокращенное наименование компании или организации.
• Почтовый и юридический адрес.
• Номера телефонов организации.
• Адрес электронной почты и веб-сайта.
• Банковские реквизиты.
• Дата написания письма.
• Индекс документа (исходящий номер).
• Ссылка на индекс и дату входящего документа.
• Почтовый адрес, ФИО или название организации.
• Название текста.
• Текст (основное содержание).
• Подпись.
• Фамилия исполнителя и контактные данные.

Наличие стандартной формы официального письма имеет свое преимущество в том, что значительно экономится время, так как исполнителю не приходится задумываться о том где, как и в каком месте письма должна быть расположена официальная информация.

Для того чтобы основное содержание официального письма было правильно сформулировано необходимо следовать следующим правилам:
1. полно, достоверно и объективно излагать информацию;
2. формулировать необходимую информацию в лаконичной форме (объем делового письма не должен быть больше страницы);
3. избегать рассуждений, излишних оборотов речи и повествований;
4. сохранять нейтральность и доброжелательность тона изложения, не допуская иронии, сарказма, грубости и излишнего накала эмоций;
5. преобладающе использовать логическую оценку ситуации и фактов.

Существует множество видов официального письма. Разделим их на две большие группы:
I. Письма, не требующие непременного письменного ответа:

• письмо – приглашение;
• письмо — подтверждение;
• письмо – напоминание;
• письмо – предупреждение;
• письмо – извещение;
• письмо — отказ;
• письмо – распоряжение;
• гарантийное письмо;
• сопроводительное письмо;
• информационное письмо и другие.

II. Письма, на которое обязательно следует написать ответ:

• письмо – предложение;
• письмо – запрос;
• письмо — требование и многие другие.

Виды официальных писем в организациях торговли и сфере услуг имеют свои особенности. В зависимости от адресата официальное письмо в таких организациях имеет различные цели коммуникации.

Если адресат – потребитель товаров и услуг, то официальное письмо имеет следующие цели:

• Стимулирование и мотивации продаж (письмо — предложение, рекламно-информационное);
• Выявление предпочтение потребителей (письмо — анкета);
• Ускорение оплаты товаров и услуг (письмо — напоминание);
• Формирование лояльности потребителя (письмо — поздравление).

Если адресат – поставщик, то официальные письма к нему имеют совсем другую направленность: это могут быть сопроводительные письма к контрактным документам, письма — рекламации, или письма – извинения, имеющие целью урегулирование конфликтных ситуаций.

Если же адресат официального письма – наемный работник, то целью писем может быть информация об имеющихся вакансиях, дисциплинарное взыскание, информирование о сокращении штата или же рекомендация при увольнении для устройства на другую работу.

И главное: официальное письмо должно быть стилистически выверено и безупречно грамотно, тогда оно достигнет своей цели!