Как составляется письмо-напоминание

Даже в нашу эпоху электронной почты бумажные письма по-прежнему используются различными организациями для рассылки различных объявлений, счетов, поздравительных открыток и пр. У текстов рассылаемой корреспонденции может быть различный характер – они могут поздравлять с чем-то или выражать в чём-то упрёк, содержать радостные для получателя сведения или печальные.

Периодически той или иной организации приходится отправлять другой письмо-напоминание, отсылаемое тогда, когда данная другая организация не выполняет какие-либо условия их совместной договорённости, взятые на себя обязательства или установленные законодательством правила. Ещё в письме-напоминании могут содержаться сведения о приближении сроков поставки товара или оплаты каких-либо услуг, если автор письменного напоминания опасается о возможном их нарушении. Письма-напоминания обычно печатаются и отсылаются тогда, когда отправителю не удалось дозвониться к адресату по телефону, встретиться с ним лично или же если правилами их деловых взаимоотношений предусмотрено исключительно письменное общение.

В тексте письма с напоминанием может быть приведена ссылка на определённый документ, в котором излагаются обязательства обеих сторон. Также в письме подобного рода может содержаться дополнительная информация, которая разъясняет или уточняет позицию автора либо содержит какие-то новые сведения, неизвестные адресату. Также в напоминающих письмах может быть явное или завуалированное предупреждение о возможности применения некоторых санкций, если тот человек, которому адресовано письмо, не выполнит те или иные обязательства.

Посмотреть полный каталог бланков

Письмо-напоминание должно быть составлено тактично, не содержать категорических требований или угроз, его назначение – лишь напомнить адресату о соблюдении норм законодательства или каких-либо условий контракта.

Данное письмо может быть напечатано на фирменном бланке предприятия или на обычном бумажном листе формата А4.

Если в течение определённого срока на отосланное письмо-напоминание ответ получен не был, его можно отправить второй раз, добавив в текст уведомление об уже вторичном напоминании о просьбе выполнить взятые на себя обязательства. Если же и на второе письмо не последует ответа – возможно, стоит отослать адресату новое письменное сообщение, но уже не напоминающего, а предупредительного характера.