Как правильно написать письмо-запрос
- Счета на оплату
- Счета-фактуры
- Накладные
- Путевые листы
- Доверенности
- Акты выполненных работ
- Акты приемки, инвентаризации
- Коммерческие предложения
- Кассовые ордеры
При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.
Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.
Как правильно составить письмо-запрос
Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.
Наиболее частые причины составления письма-запроса:
- Нужно получить информацию о товарах.
- Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
- Уточнение сроков поставки.
- Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
- Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
План написания письма-запроса
Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:
В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…
Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:
Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…
Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).
Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.
Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:
Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…
Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.
Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.
В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.
- 50 актуальных бланков документов
- Торговый и Складской учёт
- CRM-система для работы с клиентами
- Банк и Касса
- Интеграция с интернет-магазинами
- Встроенная почта и отправка SMS