Письмо-жалоба

Письма с изложением жалобы по поводу сервиса, продуктов, доставки и др. относятся к наиболее трудной категории писем, относительно правильного их составления. Цель такого письма-жалобы заключается не в том, чтобы «выпустить пар» просто, а получить за невыполнение партнерских обязательств компенсацию. При покупке товара либо заключении договора на предоставляемые услуги, у вас в большинстве случаев имеется контактный адрес либо телефон того, кто может решить любые возникшие сложности.

Отправлять письма-жалобы можно по электронной почте, если предъявляемые претензии незначительные, если же возникли серьезные проблемы лучше отсылать такие письма в конверте почтой.
Основная цель, которая преследуется при написании таких писем, — это улучшение качества услуги или товара, проведение проверки и устранение всех выявленных неполадок, а вторая – возмещение стоимости за нанесенный ущерб или некачественный товар.

Перед тем, как составлять такое письмо-жалобу желательно убедиться в том, что претензии обоснованные и вы правы. Если причина жалобы действительно обнаружена, то лучше об этом написать сразу.
В письме никогда не нужно просить прощения, потому что это намного вашу позицию ослабит и шансов удовлетворить выложенную в нем цель будет меньше.

При составлении письма-жалобы нужно (так будет лучше) придерживаться некоторого формального стиля, который подчеркнет серьезность ваших намерений.

Примерный план письма- жалобы имеет следующий вид:

1. Объяснение повода, который побудил вас написать эту жалобу, опираясь, конечно же, на имеющийся фактический материал (номер заказа, суммы, даты и т.д.).
2. Укажите резон для вашей жалобы, сравнивая деловые обязательства (сервис, услуги, выполнение заказа и др.), которые были обещаны и обстоятельства, возникшие реально.
3. Можно выразить свое понимание относительно происшедшего инцидента, предположить причины, вызвавшие данную проблему.
4. Когда это уместно, можете описать ваши личные действия, которые были предприняты, чтобы возникшую проблему решить.
5. Потребуйте, от не выполнившей своих обязательств компании, разъяснений и компенсации за ущерб причиненный вам, а также возмещения материальных и моральных издержек.
6. Уведомьте о тех мерах, которые вами будут предприняты относительно исполнителя в случае, когда ваши требования удовлетворены не будут.
7. Окончание письма стандартное.
8. Должность, имя и подпись.

Посмотреть полный каталог бланков