Составление приказа о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах представляет собой документ, в котором перечислен список подотчетных лиц, дата и сумма выдаваемых им денежных средств. Документ составляется руководителем предприятия. Также в нем указываются сроки, в которые подотчетные лица должны представить отчет за полученные и израсходованные средства.

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники предприятия, которые получают денежные средства на представительские, хозяйственные, организационные и иные нужды предприятия. К таким нуждам могут относиться затраты, необходимые на приобретение канцелярских товаров или оплату определенных услуг предприятия, командировочные и тому подобные расходы.

После получения и оприходования денежных средств подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию подробный отчет в письменной форме об использовании денежных средств. Если часть полученных средств осталась неизрасходованной – излишки в обязательном порядке необходимо вернуть в бухгалтерию предприятия.

Посмотреть полный каталог бланков

Как правильно составить приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах должен содержать в себе следующую информацию:

• полное наименование предприятия;
• регистрационный номер;
• дату составления и утверждения приказа;
• перечень подотчетных лиц с указанием ФИО и занимаемой должности;
• подпись директора предприятия;
• ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за выдачу денежных средств.

Подотчетное лицо ни при каких обстоятельствах не имеет права передавать полученные денежные средства третьим лицам, так как после получения средств оно является материально ответственным лицом и несет ответственность за целевое использование полученных средств.

Также в приказе уточняется, что подотчетное лицо должно использовать средства в соответствии с целями, на которые они были получены. Полученная сумма должна быть израсходована не позднее трех дней с момента получения. Если средства выдавались в качестве командировочных, то и в этом случае срок составляет три дня, но с момента возвращения из служебной командировки.

Возможно увеличение срока до 10 дней, но только в том случае, если подотчетное лицо получало средства на заграничную командировку. Отчет должен быть предоставлен в строго обозначенный срок. Составление данного приказа осуществляется и в том случае, если денежные средства выдаются филиалам либо дочерним предприятиям, которые не имеют собственного бюджета.