Документы для учета товаров

В ходе ведения бухгалтерского и операционного учета на любом предприятии применяются различные унифицированные формы документов, помогающие специалистам контролировать деятельность компании, а также руководить всеми процессами.

Несмотря на активное распространение и популярность специализированных систем учета, таких как программа автоматизации учета товаров на складе Класс365, сегодня все также активно используются и бумажные формы, заполнять которые необходимо в строгом соответствии с нормами современного законодательства. Обыватели даже не представляют, насколько огромное количество унифицированных форм документов для учета различных товарно-материальных ценностей сейчас применяется. Иногда даже высококвалифицированные специалисты в области бухгалтерии и финансов не могут определить, какую конкретно форму необходимо использоваться в том или ином случае.

Виды документов для учета товаров

Чтобы учет всех товарно-материальных ценностей на предприятии был полным, необходимо тщательным образом вникать во все процессы, происходящие в торговой компании. Итак, самыми распространенными типовыми документами, которые постоянно используются именно в сфере торговли, являются:

• Акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1)
• Акт об установленном расхождении товарно-материальных ценностей по количеству или качеству (бланк формы ТОРГ-2)
• Товарная накладная (бланк формы ТОРГ-12)
• Накладная на внутреннее перемещение товаров и тары (бланк формы ТОРГ-13)
• Акт о списании товаров (бланк формы ТОРГ-16)
• Товарный отчет (бланк формы ТОРГ-29).

Естественно, кроме всех вышеперечисленных документов применяются и другие унифицированные формы. Они регламентируют правила учета импортных товаров, тары, тех товарно-материальных ценностей, которые прибыли к получателю без сопроводительных документов от поставщика и т.п. Но именно вышеописанные формы бланком применяются в торговой деятельности чаще всего.

Чтобы более подробно разобраться в особенностях товарного учета, необходимо понять, какие отличительные особенности имеются у каждого такого документа, для чего они заполняются, каким образом операционный учет связан с налоговым учетом и т.п.

Особенности заполнения унифицированных форм

Итак, считается, что именно Акт о приемке товаров, оформляемый по форме ТОРГ-1, является тем документом, который используется на предприятии чаще всего. Итак, представьте себе, что поставщик, с которым вы поддерживаете договорные отношения, осуществил поставку заказанных вами товаров. Приемка их ведется специально созданной для этих целей комиссией.

Представители поставщика должны предоставить товарно-сопроводительные документы. Однако товары в любом случае принимаются на склад по фактическому значению. В унифицированной форме представлены все данные относительно грузоотправителя, грузополучателя, производителя продукции, перевозчика и т.п. Обязательно указывается, какой вид транспорта использовался для перевозки, были ли соблюдены все условия перевозки и т.п.

После заполнения всех обязательных полей следует заключение комиссии о результатах приемки. Хочется особенно акцентировать внимание, что в том случае, когда фактическое количество принимаемого товара отличается от заявленного в товарно-сопроводительных документах, необходимо остановить приемку, обеспечив полную сохранность товара, принять все необходимые меры по предотвращению фактов смешения разных видов сыпучих товаров. После этого вместе с представителем грузоотправителя составляется двухсторонний акт. Для этого применяется форма ТОРГ-2.

Этот документ является официальным основанием для предъявления поставщику претензий и рекламаций. Даже если в одной поставке присутствовали разные товары от разных производителей, акт составляется конкретно по каждой партии прибывшей продукции.

Сегодня между специалистами в этой сфере ведутся ожесточенные дебаты относительно целесообразности и необходимости использования всех вышеперечисленных форм. Особенно активно ведутся дискуссии о применении формы ТОРГ-1.

Альтернативой является товарная накладная, которая заполняется по форме ТОРГ-12. Если фактическое количество и комплектность товара полностью соответствует данным в товарно-сопроводительных документах, форма ТОРГ-12 может применяться вместо Акта о приемке по форме ТОРГ-1.

Некоторые специалисты утверждают, что отсутствие Акта ТОРГ-1 является причиной отказа от возврата НДС налоговыми службами. Однако в современном законодательстве указано, что товар должен быть принят на учет, а каким образом это будет осуществляться, не оговаривается. Резонно предположить, что товарная накладная может использоваться наравне с актом приемки товаров в большинстве случаев. Применение прочих форм внутреннего учета товаров обусловлено законами и подзаконными актами нашей страны.

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет в магазине

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет, благодаря которому вы легко добьетесь увеличение объема продаж. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.