208

Как оформить продажу услуги покупателю

Акт выполненных работ – это документ между заказчиком и исполнителем, в котором отражаются все виды выполненных работ и их общая стоимость.

Создание акта выполненных работ

1. Выберите в главном меню вкладку «Продажи».

2. В открывшемся подменю выберите пункт «Акты выполненных работ».

3. Нажмите кнопку «Добавить».

Заполнение акта выполненных работ 

Номер акта – выставляется автоматически по порядку. При необходимости его можно изменить вручную.

Дата акта– устанавливается дата на момент создания акта. При необходимости дату можно изменить вручную.

Контрагент – указывается заказчик, для которого осуществляются работы. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

2.Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

Если вам надо создать акт заказчику, которого нет в справочнике контрагентов, нажмите «Создать нового контрагента» в выпадающем списке.

Договор– указывается заключенный договор с заказчиком. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Тип документа-основания – выбирается тип документа, на основании которого можно сделать акт. Если перед тем как создать акт вы выписывали счет заказчику или оформляли заказ, то выберите соответствующий тип документа из выпадающего списка.

Счет на оплату или Заказ покупателя – выбирается заказ или счет покупателю, на основании которого заполняется состав акта. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите счет или заказ покупателя.

2.Введите номер и дату счета или заказа покупателя в пустое поле и из появившегося списка выберите счет или заказ.

Учет НДС – если услуга продается с НДС и цена услуги включает НДС, нажмите на кнопку «НДС в сумме». Если услуга продается с НДС и  цена не включает НДС, но его надо рассчитать и отразить в документах, нажмите кнопку «НДС сверху». Если услуга продается без НДС, нажмите кнопку «Без НДС».

Если ваша организация работает без НДС, то в карточке услуги в поле «НДС» поставьте без НДС.

Услуги – для того чтобы добавить в акт услугу нажмите кнопку «Добавить».

Добавление услуги

Услуга – выберите услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в справочнике услуг выберите необходимую услугу.

2.Введите наименование услуги в пустое поле и из появившегося списка выберите необходимую услугу. Вы также можете из этой формы добавить новую услугу, которой нет в справочнике, нажав на ссылку «Создать новую услугу».

Количество – укажите количество услуг.

Цена – указать цену услуги. Это можно сделать двумя способами.

1.Поставить цену вручную.

2.Подставить сохраненную цену. Сохраненная цена – это цена, которая была назначена ранее. Как назначить цены на товар и услуги смотрите здесь. Если вы хотите назначить новую цену, нажмите на ссылку «Назначить новую цену». В открывшейся форме укажите новую цену и запишите ее название. Нажмите кнопку «Сохранить», выберите новую цену и цена подставится автоматически.

Скидка – укажите скидку на услугу в процентах или рублях. Скидка указывается на общую сумму этой услуги.

Нажмите кнопку «Сохранить» и услуга добавится в состав акта выполненных работ.

Удалить – чтобы удалить ненужную позицию из акта, установите отметку вначале строки, нажмите «Удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска в составе акта различных значений. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

Проведен -  при установленной отметке акт попадает в отчеты и участвует в создании других документов.

Без статуса – подставляется статус, который соответствует состоянию акта. При желании вы можете добавить свой статус, нажав в выпадающем списке «Создать новый статус».

Печать – для того, чтобы распечатать акт выполненных работ нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите формат, в котором хотите распечатать документ и нажмите кнопку «Загрузить».

Комментарии – для того чтобы записать комментарии к акту нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Автор – указывается сотрудник, который создал акт выполненных работ.

Организация – указывается организация, которая оказывает услуги покупателю. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, составляющий реализацию.

Дополнительные возможности 

  • Отправка SMS

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить SMS» и заполните форму отправки.

 

  • Отправка документа по email из системы

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить Email» и заполните форму отправки.

 

  • Оформление приходного кассового ордера

Если покупатель оплатил услуги наличными, перейдите по ссылке «Принять оплату наличными»  и заполните приходный кассовый ордер.

 

  • Создание входящего платежного поручения

Если покупатель оплатил услуги в безналичной форме, перейдите по ссылке «Принять оплату безналичными»  и заполните входящее платежное поручение.

 

  • Выписка счет-фактуры покупателю

Чтобы выписать покупателю счет-фактуру перейдите по ссылке «Оформить счет-фактуру». Документ заполнится автоматически на основании акта.

На закладке «Связанные документы» вы можете посмотреть какие документы оформлялись на основании этой акта, а также зайти в эти документы.

 

  • История изменений документа

Для этого зайдите снова в акт, в нижней части документа перейдите по ссылке, указывающей дату около слова Изменен. В открывшейся форме представлена история изменений документа: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

 

  • Загрузка собственного шаблона акта выполненных работ

Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Скачать шаблон». Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его. В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон» и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать акт по вашему шаблону, установите отметку и выберите формат документа. Нажмите кнопку «Загрузить».

 

 << перейти в раздел справки «Продажи»

<< перейти на Главную страницу справки