188

Как сделать акт сверки с покупателем

Акт сверки взаиморасчетов – это документ, который показывает расчеты двух организаций за определенный период.

Создание акта сверки

1. Выберите в главном меню вкладку «Продажи».

2. В открывшемся подменю выберите пункт «Акты сверок взаиморасчетов».

3. Нажмите кнопку «Добавить».

Заполнение акта сверки

Номер акта сверки – выставляется автоматически по порядку. При необходимости его можно изменить вручную.

Дата акта сверки– устанавливается дата на момент создания акта сверки. При необходимости дату можно изменить вручную.

Контрагент – указывается контрагент, с которым проводится сверка. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск»  и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

2.Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

Договор– указывается договор, по которому проводится сверка. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Начало периода– указывается дата начала сверки.

Конец периода– указывается дата окончания сверки.

Представитель организации– подставляется руководитель организации.

Представитель контрагента – указывается руководитель контрагента.

Нажмите кнопку «Заполнить». Табличная часть акта сверки заполнится автоматически на основании проведенных за указанный период операций.

Для того чтобы сохранить и распечатать заполненный акт сверки нажмите кнопку «Сохранить».

Поиск– используется для поиска в табличной части акта сверки различных значений. Вы можете найти определенный документ по его номеру или документ по сумме.

Согласовано -  установленная отметка означает, что контрагент согласен с результатом акта сверки и подписал его.

Печать– для того, чтобы распечатать акт сверки нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите формат, в котором хотите распечатать документ и нажмите кнопку «Загрузить».

Комментарии– для того чтобы записать комментарии к акту сверки нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Автор– указывается сотрудник, который создал акт сверки.

Организация – указывается организация, которая проводит сверку. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, составляющий акт сверки.

 

Дополнительные возможности в акте сверки

  • Отправка SMS контрагенту из формы акта сверки

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить SMS» и заполните форму отправки.

 

  • Отправка акта сверки по email контрагенту из системы

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить Email» и заполните форму отправки.

 

  • История изменений акта сверки

Для этого зайдите снова в акт, в нижней части документа перейдите по ссылке, указывающей дату около слова «Изменен». В открывшейся форме представлена история изменений документа: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

 

  • Загрузка собственного шаблона акта сверки

Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Скачать шаблон». Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его. В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон»  и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать акт сверки по вашему шаблону, установите отметку и выберите формат документа. Нажмите кнопку «Загрузить».

 

 << перейти в раздел справки «Продажи»

<< перейти на Главную страницу справки