238

Как выписать счет на оплату для покупателя

Счет на оплату покупателю – это документ, выдаваемый поставщиком покупателю, фиксирующий предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг.

Создание счета на оплату

1. Выберите в главном меню вкладку «Продажи».

2. В открывшемся подменю выберите пункт «Счета на оплату».

3. Нажмите кнопку «Добавить».

Заполнение счета на оплату

Номер счета – выставляется автоматически по порядку. При необходимости его можно изменить вручную.

Дата счета – устанавливается дата на момент создания счета. При необходимости дату счета можно изменить вручную.

Контрагент – указывается покупатель, которому выставляется счет. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

2.Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

Если вам надо выставить счет покупателю, которого нет в справочнике контрагентов, нажмите «Создать нового контрагента» в выпадающем списке.

Договор – указывается заключенный договор с покупателем. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Заказ покупателя – выбирается заказ покупателя. Если перед тем как выставить счет вы оформляете Заказ покупателя, нажав на ссылку «Расширенный поиск», выберите его из списка и подставьте в это поле. На основании этого заказа автоматически заполнится состав счета.

Планируемая дата оплаты – указывается дата оплаты счета покупателем.

Учет НДС – если товар продается с НДС и цена товара или услуги включает НДС, нажмите на кнопку «НДС в сумме». Если товар продается с НДС и  цена не включает НДС, но его надо рассчитать и отразить в документах, нажмите кнопку «НДС сверху». Если товар или услуга продается без НДС, нажмите кнопку «Без НДС».

Примечание. Если ваша организация работает без НДС, то в карточке товара в поле «НДС» поставьте без НДС.

Товары/услуги– для того чтобы добавить в счет товар или услугу нажмите кнопку «добавить».

Добавление товара или услуги в счет на оплату

Товар/услуга – выберите товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в справочнике товара или услуг выберите нужный товар.

2.Введите наименование товара в пустое поле и из появившегося списка выберите нужный товар. Вы также можете из этой формы добавить новый товар или услугу, которых нет в справочнике.

Количество – укажите количество товара или услуг.

Цена– указать цену на товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Поставить цену вручную.

2.Подставить сохраненную цену. Сохраненная цена – это цена, которая была назначена ранее. Как назначить цены на товар и услуги смотрите здесь. Если вы хотите назначить новую цену, нажмите на ссылку «Назначить новую цену». В открывшейся форме укажите новую цену и запишите ее название. Нажмите кнопку «Сохранить», выберите новую цену и цена подставится автоматически.

Скидка  – укажите скидку на товар или услугу в процентах или рублях. Скидка указывается на общую сумму этого товара.

Нажмите «сохранить» и этот товар добавится в состав счета на оплату.

Удалить – чтобы удалить ненужную позицию из счета, установите отметку вначале строки, нажмите «удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска в составе счета различных значений. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

Проведен -  при установленной отметке это счет участвует в создании других документов.

Без статуса – подставляется статус, который соответствует состоянию счета. При желании вы можете добавить свой статус, нажав в выпадающем списке на «Создать новый статус».

Печать – для того, чтобы распечатать счет нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите формат, в котором хотите распечатать документ и нажмите кнопку «Загрузить».

Комментарии – для того чтобы записать комментарии к счету нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Автор– указывается сотрудник, который создал счет.

Организация – указывается организация, от которой выставляется счет покупателю. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, выписывающий счет.

Дополнительные возможности

  • Отправка SMS из счета на оплату

В верхней части счета перейдите по ссылке «Отправить SMS» и заполните форму отправки.

 

  • Отправка счета по email из системы

В верхней части счета перейдите по ссылке «Отправить Email» и заполните форму отправки.

 

  • Оформление  приходного кассового ордера на основании счета на оплату

Если покупатель оплатил счет наличными, перейдите по ссылке «Принять оплату наличными» и заполните приходный кассовый ордер.

 

  • Создание входящего платежного поручения на основании счета на оплату

Если покупатель оплатил счет в безналичной форме, перейдите по ссылке «Принять оплату безналичными» и заполните входящее платежное поручение.

 

  • Резервирование товара для покупателя  на основании счета на оплату

Чтобы отложить выписанный товар покупателю до ожидания оплаты за него можно оформить документ «Резервирование товара». Для этого перейдите по ссылке «Оформить резерв» и заполните документ резервирования. При этом вам не придется заполнять снова перечень товара, т.к. состав счета автоматически перенесется в состав документа «Резервирование».

 

  • Реализация (продажа) товара покупателю на основании счета на оплату

Для этого перейдите по ссылке «Оформить реализацию». Состав документа заполнится автоматически на основании данных из счета.

 

  • Оформление акта выполненных работ  на основании счета на оплату

Для этого перейдите по ссылке «Оформить акт выполненных работ». В этот документ перенесутся автоматически данные из счета. На закладке «Связанные документы» вы можете посмотреть какие документы оформлялись на основании этого счета, а также зайти в эти документы.

 

  • История изменений счета на оплату

Для этого зайдите снова в счет, в нижней части документа перейдите по ссылке, указывающей дату около слова «Изменен». В открывшейся форме представлена история изменений документа: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

 

  • Загрузка собственного шаблона счета

Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Скачать шаблон». Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его. В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон» и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать счет по вашему шаблону, установите отметку и выберите формат документа. Нажмите кнопку «Загрузить».

 

 

 << перейти в раздел справки «Продажи»

 << перейти на Главную страницу справки