238

Как оформить заказ от покупателя

Заказ покупателя – это заявка покупателя, в которой содержится перечень товаров, количество, цена и иные сведения, необходимые для доставки товара.

Создание заказа покупателя

1. Выберите в главном меню вкладку «Продажи».

2. В открывшемся подменю выберите пункт «Заказы покупателей».

3. Нажмите кнопку «Добавить».

Заполнение заказа покупателя

Номер заказа покупателя – выставляется автоматически по порядку. При необходимости его можно изменить вручную.

Дата заказа покупателя – устанавливается дата на момент создания заказа. При необходимости дату можно изменить вручную.

Контрагент – указывается покупатель, для которого составляется заказ. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

2.Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

Если вам надо создать заказ покупателю, которого нет в справочнике контрагентов, нажмите «Создать нового контрагента»  в выпадающем списке.

Договор – указывается заключенный договор с покупателем. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Коммерческое предложение – выбирается коммерческое предложение. Если перед тем как создать заказ вы составляете коммерческое предложение для покупателя, нажав на ссылку «Расширенный поиск», выберите его из списка и подставьте в это поле. На основании этого коммерческого предложения автоматически заполнится состав заказа.

Планируемая дата отгрузки – указывается дата отгрузки товара покупателю или дата выполнения работ или оказания услуг.

Планируемая дата оплаты – указывается дата оплаты заказа покупателем.

Учет НДС – если товар продается с НДС и цена товара или услуги включает НДС, нажмите на кнопку «НДС в сумме». Если товар продается с НДС и  цена не включает НДС, но его надо рассчитать и отразить в документах, нажмите кнопку «НДС сверху». Если товар или услуга продается без НДС, нажмите кнопку «Без НДС».

Если ваша организация работает без НДС, то в карточке товара в поле «НДС» поставьте без НДС.

Товары/услуги – для того чтобы добавить в заказ товар или услугу нажмите кнопку «Добавить».

Добавление товара или услуги

Товар/услуга – выберите товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в справочнике товара или услуг выберите нужный товар или услугу.

2.Введите наименование товара в пустое поле и из появившегося списка выберите нужный товар. Вы также можете из этой формы добавить новый товар или услугу, которых нет в справочнике, нажав «Создать новый товар или услугу» в выпадающем списке.

Количество – укажите количество товара или услуг.

Цена – указать цену на товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Поставить цену вручную.

2.Подставить сохраненную цену. Сохраненная цена – это цена, которая была назначена ранее.Если вы хотите назначить новую цену, нажмите на ссылку «Назначить новую цену». В открывшейся форме укажите новую цену и запишите ее название. Нажмите кнопку «Сохранить», выберите новую цену и цена подставится автоматически.

Скидка – укажите скидку на товар или услугу в процентах или рублях. Скидка указывается на общую сумму этого товара.

Нажмите кнопку «Сохранить»  и этот  товар добавится в состав заказа покупателя.

Удалить – чтобы удалить ненужную позицию из заказа, установите отметку вначале строки, нажмите «Удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска в составе заказа различных значений. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

Доходы и расходы – на этой закладке отражаются доходы или расходы организации, связанные с выполнением заказа покупателя (например, затраты на курьера, бонусы поставщикам и др). Эти доходы или расходы повлияют на себестоимость заказа. Для того чтобы добавить доход или расход нажмите кнопку «Добавить».

Вид статьи – определяется вид статьи.

Статья – выбирается статья дохода или расхода. Для этого введите в пустом поле наименование статьи и из появившегося списка выберите нужную статью. Вы также можете из этой формы добавить новую статью дохода или расхода, которой нет в справочнике, нажав на «Создать новую статью затрат» в выпадающем списке.

Сумма – указывается сумма по данной статье дохода или расхода.

Нажмите кнопку «Сохранить» и позиция добавится в состав заказа покупателя.

Проведен -  при установленной отметке заказ попадает в отчеты и участвует в создании других документов.

Без статуса – подставляется статус, который соответствует состоянию заказа покупателя. При желании вы можете добавить свой статус, нажав в выпадающем списке на «Создать новый статус».

Печать – для того, чтобы распечатать заказ покупателя нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите формат, в котором хотите распечатать документ и нажмите кнопку «Загрузить».

Комментарии – для того чтобы записать комментарии к заказу покупателя нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Автор – указывается сотрудник, который создал заказ покупателя.

Организация – указывается организация, от которой составляется заказ покупателя. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, составляющий заказ покупателя.

Дополнительные возможности в заказе покупателя

  • Отправка SMS из заказа покупателя

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить SMS» и заполните форму отправки.

 

  • Отправка заказа покупателя по e-mail из системы

В верхней части документа перейдите по ссылке «Отправить Email» и заполните форму отправки.

 

  • Оформление приходного кассового ордера на основании заказа покупателя

Если покупатель оплатил заказ наличными, перейдите по ссылке «Принять оплату наличными» и заполните приходный кассовый ордер.

 

  • Создание входящего платежного поручения на основании заказа покупателя

Если покупатель оплатил заказ в безналичной форме, перейдите по ссылке «Принять оплату безналичными» и заполните входящее платежное поручение.

 

  • Резервирование товара для покупателя на основании заказа покупателя

Чтобы отложить выписанный товар покупателю до ожидания оплаты за него можно оформить документ «Резервирование товара». Для этого перейдите по ссылке «Оформить резерв» и заполните документ резервирования. При этом вам не придется заполнять снова перечень товара, т.к. состав заказа автоматически перенесется в состав документа «Резервирование».

 

  • Оформление заказа поставщику на основании заказа покупателя

Если вам необходимо заказать у поставщика недостающий по заказу покупателя товар, перейдите по ссылке Оформить заказ поставщику. Состав документа заполнится автоматически на основании данных из заказа покупателя. Вы можете вручную изменить состав заказа.

 

  • Оформление счета покупателю на основании заказа покупателя

Чтобы выписать покупателю счет на оплату перейдите по ссылке «Оформить счет покупателю». В счет перенесутся все данные из заказа

 

  • Реализация (продажа) товара покупателю на основании заказа покупателя

Для этого перейдите по ссылке «Оформить реализацию». Состав документа заполнится автоматически на основании данных из заказа.На закладке «Связанные документы»  вы можете посмотреть какие документы оформлялись на основании этого заказа покупателя, а также зайти в эти документы.

 

  • История изменений документа

Для этого зайдите снова в заказ, в нижней части документа перейдите по ссылке, указывающей дату около слова «Изменен». В открывшейся форме представлена история изменений документа: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

 

  • Загрузка собственного шаблона заказа покупателя

Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Скачать шаблон». Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его. В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон» и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать заказ покупателя по вашему шаблону, установите отметку и выберите формат документа. Нажмите кнопку «Загрузить».

 

 

 << перейти в раздел справки «Продажи»

<< перейти на Главную страницу справки