Программа учета заказов и клиентов в режиме нон-стоп

Как правильно учитывать заказы? Как фиксировать и обрабатывать заявки клиентов и покупателей без ошибок? В работе с заказами и клиентами бесценную помощь окажет облачная программа учета заказов.

Учет «на коленке»: подводные камни обычных способов учета

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

• сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
• учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
• из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
• руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников — как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат — низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Автоматизация учета заказов: преимущества систем

При большом числе заказов наиболее оптимальным решением будет внедрение системы автоматизации учета — программы для учета заказов, которая могла бы обеспечить учет заказов в режиме нон-стоп.

Преимущества автоматизации:

• отсутствие ошибок и пропусков;
• учет в онлайн-режиме, т.е. внесение данных сразу после поступления и обработки заказа;
• готовые шаблоны, таблицы, формы документов, возможность оформления документов за одну-две минуты;
• легкость в применении, значительная экономия времени и средств: вам не придется нанимать отдельного сотрудника, ответственного за учет заказов;
• возможность учета каждого этапа обработки заказа.

Программные продукты для учета заказов значительно облегчают и упрощают работу компании. Узнайте все преимущества CRM для малого бизнеса.

Возможности «облачных» сервисов

Автоматизированный учет заказов можно организовать двумя способами.

Первый способ — установить бесплатную программу учета заказов на компьютере или в локальной сети. Как правило, это сложные, многофункциональные системы, которые требуют обслуживания и обновления. Для того, чтобы такая система работала эффективно, вам необходимо, помимо всего прочего, нанимать IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, установившей программу.

Второй способ — использовать «облачный» веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но не имеет недостатков.

Возможности «облачных» веб-сервисов:

• вам не нужно устанавливать программу для учета заявок на компьютере, выстраивать локальную сеть, внедрять систему учета заказов в существующую информационную среду;
• вы экономите место на жестком диске компьютера или сервере локальной сети; не тратите деньги на обслуживание и обновление программы;
• веб-сервисом могут пользоваться все, кто имеет права доступа, без ограничений во времени и из любой точки земного шара: при необходимости сотрудник может занести данные о заказе с помощью телефона, что наиболее актуально для выездных специалистов, курьеров, сотрудников, работающих на складах, транспорте, производстве.

Класс365: бесплатная программа учета заказов

Для того, чтобы получить в свое распоряжение такой инструмент, который бы позволил вести учет заказов из любой точки земного шара и в любое удобное время, вам не нужно покупать и устанавливать сложную программу и арендовать выделенный сервер, на обслуживание которого будет уходить половина бюджета. Достаточно пройти регистрацию и подключиться к «облачному» веб-сервису Класс365.

Класс365 — удобный бесплатный сервис, где вы сможете вести учет заказов. Программа подойдет для компаний, работающих в сфере услуг, розничной и оптовой торговли, а также интернет-магазинов. Вы сможете работать с клиентами, быстро получать подробную информацию о том или ином товаре, вести учет заказов в режиме реального времени.

Для того, чтобы пользоваться всеми возможностями программы, вам необходимо лишь потратить несколько минут на регистрацию и выбрать тариф — «Бесплатный», для начинающих предпринимателей и молодых компаний. С ростом компании и соответственно сотрудников вы сможете увеличить количество пользователей, перейдя на тариф «Профессиональный».