bool(false)
Онлайн-Котсультант
Здравствуйте!
А вы знаете, что контролировать продажи - выручку, закупки и остатки товаров - легко с программой "Класс365"? Это удобный сервис для розничной и оптовой и онлайн-торговли.
Просто попробуйте, это бесплатно!
Хочу узнать подробности.
Нет, спасибо!
Свернуть
bool(false) bool(false) bool(false)
документы при приеме на работу
Работа с персоналом

Документы при приеме на работу: список обязательных и дополнительных документов 2021 года

5.02.2021
Анастасия Арутюнова
3975

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

О чем вы узнаете:

Трудоустройство работника — волнительное дело как для работника, так и для работодателя. Последний должен соблюдать закон — ТК РФ. Документы при приеме на работу должны соответствовать положенным требованиям. В статье перечислим все: обязательный и дополнительный перечень, дадим рекомендации по заполнению карточки работника и ответим на популярные вопросы. 

Изменения законодательства с 2021 в кадровом деле, которые надо взять на заметку

Январь 2021 года весомо видоизменил и скорректировал различные сферы законодательства РФ,  исключением не стали Трудовой и Налоговый кодексы. Обозначим самые важные:

1. Трудовые книжки в новом виде.

Подача заявлений о выборе метода ведения трудовой книжки завершилась 31 декабря 2020 года. Сотрудники, чей выбор был сделан в пользу эл-ой книжки, обязаны вернуть печатную версию документа. Для тех, кто не смог определиться или не стал делать выбор вовсе, схема гораздо проще: единовременное ведение трудовой книжки в двух форматах (печатный и электронный).

В 2021 году могут появиться сотрудники, которые не успели по тем или иным причинам подать вышеупомянутое заявление в обозначенный срок (31.12.20), напомним, что срок регламентируется пунктом 6 статьи 2 Федерального Закона Российской Федерации от 16.12.2019 №439-ФЗ. К категории таковых сотрудников относятся:

  • Сотрудники, которые не занимаются трудовой деятельностью и не выполняют служебные обязанности, но за ними закреплены рабочие места;
  • Сотрудники, находящиеся в отпуске или имеющие статус временно недееспособных (роженицы, отпускной период по уходу за ребенком);
  • Сотрудник, который временно отстранен от работы в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации;
  • Сотрудники с трудовым стажем, но на 31.12.20 не являются участниками трудовых отношений.

Все вышеуказанные категории сотрудников имеют право подать необходимое заявление своему работодателю.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи , распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>

2. Заявления на вычеты по стандарту.

 В 2021 год составление заявления на стандартный вычет касается следующей категории сотрудников, у которых: 

  • в заявлении от 2020 года прописан определенный период налогового взноса, а именно: календарный год;
  • произошли изменения в семье, которые влияют на процесс получения вычета. Например: подросток, которому исполнилось 18 лет приобрел статус студента, либо в семье произошло пополнение и родился еще один ребенок.

Важно! Студент обязан ежегодно предоставлять справку с места обучения из деканата. Документ должен содержать в обязательном порядке срок и форму получения образования.

Если в коллектив поступил новый сотрудник, свою рабочую деятельность он начал не с начала года и обязан предоставить следующие документы при приеме на работу: заявление, документы предоставляющие право на вычет, справку о доходах с предыдущего рабочего места (при его наличии). 

3. Отпускной график для новых кадров в коллективе.

Если в 2020 году утверждение отпускного графика стояло до 17.12.2020 ( часть 1, статья 123 Трудового Кодекса Российской Федерации). При приеме на работу потенциальный работодатель не вносит корректировки в  график с отпусками, который уже утвержден.

Единственным исключением может стать внутренний регламент компании — акт, в котором предусмотрено внесение новых сотрудников в отпускной график.

4. Самозанятость.

Компании все чаще и чаще привлекают для выполнения каких-либо профессиональных компетенций самозанятых сотрудников, оправдывая это экономией на подоходный налог (НДФЛ) и взносах по страховке.

Всем известно, что введен налог на профессиональный доход и многие работодатели стали переоформлять штатный коллектив в статус самозанятых сотрудников, однако, не все так просто.

Работодатель в обязательном порядке должен вносить подоходный налог и страховые взносы за переоформленных из штатного состава сотрудников в самозанятых, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Данные положения вы можете найти в пункте 1 и 8 части 2 статьи 6 Федерального закона 422-ФЗ (Закон о самозанятых).

При оформлении самозанятого сотрудника обращайте внимание на следующие показатели:

  • регистрация сотрудника на сайте Федеральной налоговой службы;
  • наличие у потенциального сотрудника чековых документов из приложения «Мой налог»;
  • вы не обязаны быть в лице одного заказчика у самозанятого сотрудника.

Напомним, что самозанятого сотрудника не надо вносить в гражданско-правовой договор, все это объясняется тем, что компания работодатель не приходится сотруднику в качестве страхователя. Для сведения смотрите пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 15.12.2001 №167-ФЗ, пункт 1 статьи 419 Налогового Кодекса Российской Федерации.

5. Ежемесячная отчетность в ПФР формы СЗВ-М.

Изменения по сдаче отчета СЗВ-М были в 2020 году, однако не все компании в курсе нововведений. Правила таковы: в электронном виде надо сдавать СЗВ-М только тем, у кого в штате более 25 человек. Однако ИП и фирма с 10 и более сотрудниками также должна подавать часть отчетности в электронном виде (PCB, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ).

6. СЗВ-ТД (обусловлено переходом на трудовую книжку в электронном формате).

Эта несложная для заполнения форма (10 граф) содержит сведения о работнике.

Данная форма документации подается:

  • при совершении процесса найма на работу или увольнения сотрудника — следующий день (рабочая неделя) после подписания приказного документа;
  • различные кадровые перестановки — 15 число следующего месяца.

Выглядит СЗВ-ТД так:

Документы прием на работу

Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила

Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:

  1. Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
  2. Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
  3. Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
  4. Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  5. Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
  6. Удаленка теперь двух типов:
  • не дольше 6 месяцев — непрерывная;
  • рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;
  1. Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:
  • основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
  • возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;
  1. Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
  2. Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
  3. Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Какие документы нужны для приема на работу

Поговорим о самом распространенном формате оформления приема на работу — заключение с сотрудником трудового договора. В этом случае сотрудник сдает работодателю большой пакет обязательных и дополнительных документов.

Перечень обязательных документов для приема на работу

Рассмотрим перечень документов при приеме на работе, то есть список обязательных документов для найма сотрудника по трудовому договору в штат компании.

Работнику необходимо принести в кадровый отдел (или секретарю организации):

  1. Паспорт гражданина РФ (либо же иностранный документ удостоверяющий личность);
  2. Трудовая книжка, при ее отсутствии компания самостоятельно заводит на нового сотрудника данный документ (с 2021 года при приеме на работу не требуется этот документ);
  3. СНИЛС (зеленая пластиковая карта), данные можно предоставить в электронном формате;
  4. Документы о полученном образовании (диплом, свидетельство);
  5. Для военнообязанных предусмотрено предоставление документации воинского учета. Документация, если подлежите военному призыву;
  6. Справочный документ об отсутствии или наличии судимостей;
  7. Заявление от потенциального сотрудника с просьбой о приеме на работу.

Обязательные документы для приема самозанятого сотрудника

Если вы принимаете на работу самозанятого сотрудника, то заключается договор гражданско-правового характера. Перечень документов для заключения подобного типа договора следующий:

  1. Документ удостоверяющий личность;
  2. Номер СНИЛС;
  3. Номер ИНН;
  4. Документ об образовании (на усмотрение работодателя);
  5. Заявление от потенциального сотрудника с просьбой о приеме на работу.

Если на работу трудоустраивается гражданин не достигший совершеннолетия, то к списку по договору ГПХ необходимо приложить согласие от родителя, либо же соглашение от опекающего лица.

В 2021 году установлен новый формат работы — удаленка. Для найма нового сотрудника на удаленке, трудовой договор заключается в электронном формате в соответствии с Федеральным Законом №407 от 08.12.2020.

Дополнительный перечень документов

При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:

  • Портфолио профессиональной деятельности;
  • Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
  • Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
  • Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.

В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:

  • Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
  • Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).

Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.

Пошаговое трудоустройство сотрудника

Оформление_трудоустройства_сотрудника_по_шагам

Шаг 1. Получаем от соискателя необходимый перечень документов (учитывая дополнительные вложения). 

Различные форматы пакетов необходимой документации для трудоустройства смотрите выше.

Шаг 2. Проводим ознакомительный инструктаж нового работника по внутренней документации фирмы. 

Этот этап проводится до подписания основного трудового договора. Сотрудник изучает нормативную документацию, внутренний устав компании, договор с коллективом и другие документы, имеющиеся в наличии фирмы. Все это обусловлено статьей №68 Трудового Кодекса Российской Федерации. Как произвести фиксацию ознакомления в документальном виде? Есть два метода:

  1. В трудовом договоре прописан пункт «Ознакомлен с (перечень предоставленной документации)», затем место для подписи сотрудника;
  2. Формируется отдельный документ с перечнем документации и напротив каждого наименования находится графа для подписи.

Шаг 3. Согласование договорного документа с последующей его подписью. 

Документ о найме на работу — договор, оформляется в двух экземплярах. Договор заполняем в соответствии со статьей №57 Трудового Кодекса Российской Федерации. Заполнению подлежат поля документа о найме сотрудника:

  • Дата и место заключения договорного документа;
  • Инициалы (фамилия, имя отчество физ. лица — работодателя) гражданина, который заключает с вами необходимую документацию;
  • Сведения из паспорта соискателя и работодателя: серия, номер, кем выдан;
  • Данные об уполномоченном лице работодателя, за подписью которого оформлен трудовой договор, а также пункт в котором прописаны основания для наделения вышеупомянутого лица должностными полномочиями;
  • Обязательно внесены данные о реквизитах обеих сторон (соискатель, работодатель): ИНН, СНИЛС, юр.адрес.

В договорном документе в обязательном порядке прописываются все условия трудовой деятельности на рабочем месте. Дополнительные критерии по условиям труда также заносятся по пунктам в документе.

Трудовой договор содержит в себе следующие пункты:

  • Точное, детально прописанное место работы (от адреса до подразделения);
  • Функционал сотрудника по занимаемой должности;
  • Точная дата, с которой сотрудник начинает свою трудовую деятельность;
  • Условия совершения выплат заработной платы (надбавки, тарифная сетка);
  • График работы;
  • Условия гарантии обеспечения безопасности жизни соискателя при работе с вредными веществами и т. д.;
  • Критерии трудовой деятельности на рабочем месте;
  • Пункт о соц. страховании сотрудника.

Шаг 4. Формирование приказа о приеме на рабочее место

Вся текстовая часть приказного документа должна быть полностью идентична условиям прописанным в трудовом договоре нового сотрудника. Документ оформляется по двум типам бланков (в соответствии с постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 от 05.01.2004):

  1. Форма № Т-1
  2. Форма №Т-1а.

Оформление документации по вышеуказанным формам является табличным. При оформлении приказа в текстовом формате, документ должен содержать следующие пункты:

  1. «Приказываю»;
  2. ФИО соискателя;
  3. Будущая должность работника;
  4. название подразделения;
  5. Размер заработной платы и порядок ее получения;
  6. Наличие и длительность испытательного срока;
  7. Дата начала трудовой деятельности нового сотрудника.

Шаг 5. Оформление карточки формы №Т-2.

Данная карточка является документом из категории обязательных, необходима для оформления, чтобы вести учет штата компании. Срок хранения карты составляет период нахождения сотрудника в числе сотрудников компании, а затем последующие 75 лет после его увольнения.

Перейдем к разделам документа:

  1. Данные общего характера;
  2. Данные о воинском учёте;
  3. Информация о приеме на рабочее место, а также информация о смене работы;
  4. Прохождение аттестационных мероприятий;
  5. Прохождение курсов для повышения квалификации;
  6. Профпереподготовка сотрудника;
  7. Сведения о наградных документах или почетных званиях;
  8. Отпускной период;
  9. Соц. льготы
  10. Доп. сведения;
  11. Основания для расторжения договора труда.

Рассказываем подробно как заполнить

Шапка: Код карточки, код компании, ее название, запятая, фактический адрес.

Дата: например 30.01.2021.

Порядковый номер сотрудника.

ИНН можно не заполнять.

СНИЛС.

Алфавит — для заполнения первой буквы фамилии работника.

Постоянный или временный характер работы.

Пол (м./ж.)

Заполнение по разделам

  1. Данные общего характера. Дата рождения, место рождения, гражданство, название образовательного учреждения, стаж, ФИО членов семьи, прописка и место факт. проживания, кодировки (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР).
  2. Данные о воинском учёте. Воспользуйтесь документацией воинского учёта.
  3. Информация о приеме на рабочее место, а так же информация о смене работы. Перепроверить при заполнении данные с приказом;
  4. Прохождение аттестационных мероприятий. В графе «Решение комиссии» обязательна следующая форма: «Соответствует занимаемой должности»  (при негативном исходе «не соответствует»).
  5. Прохождение курсов для повышения квалификации; и 6. Проф. переподготовка (заполняются в соответствии с документацией сотрудника);
  6. Сведения о наградных документах или почетных званиях. Подробно перечисляем, когда и где наградили в период рабочей деятельности;
  7. Отпускной период. Прописываются данные о любом типе отпуска и его длительности.
  8. Соц. льготы. Перечень всех выплаченных льгот.
  9. Доп. сведения. Можно не заполнять. Информация, которая может быть полезна работодателю.
  10. Основания для расторжения договора труда. Формат заполнения смотрите в пункте 3, единственное дополнение — подпись сотрудника по кадрам.

Популярные ошибки при заполнении:

  1. Написание специальных символов, таких как: (\); (:); (+) и т. д.
  2. Недопустимы прочерки;
  3. Нельзя заполнять в компьютерной форме;
  4. Строго соблюдать срок хранения карточки.

Этап 6. Вносим данные в трудовую книжку.

В титульном листе трудовой заполняем: ФИО, дата рождения, сведения об образовании, специальность, дата заполнения, подпись с расшифровкой.

Раздел о работе ведется по следующим правилам:

  • в 1 графе — порядковый номер;
  • во 2 графе — дата найма сотрудника;
  • 3 графа — название компании и оформление соискателя на должность;
  • 4 графа — дата внесения данных и информация о приказе.

Трудовые книжки оформляются с 2021 только в электронном формате.

Электронные трудовые книжки (2)

Популярные вопросы и ответы на них

Какому лицу предоставляются документы во время приема на должность?

Документация предоставляется кадровику или HR-менеджеру. Если в организации нет людей с такими должностями, то документы будет принимать сотрудник бухгалтерии или секретарь — делопроизводитель.

Какой перечень документов для первого рабочего места?

Трудовая книжка, паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет, диплом/свидетельство об образовании.

Какая документация необходима для удаленки?

Для трудоустройства на удаленке необходим тот же перечень документов, что и при обычном трудоустройстве.

Какой перечень документов необходим для трудоустройства, если принимается на работу гражданин другой страны?

Необходимы паспорт и документы об образовании (перевести на русский), вид на жительство/ разрешение на временное размещение на территории РФ, разрешение на работу, патент, мед. страховой полис, СНИЛС.

Итак, в статье было рассказано, какими документами оформляется прием на работу и какие изменения произошли в этом процессе в 2020-2021 годах. Предполагаем, что законодатели не остановятся на инициативе ведения электронной трудовой книжки — уже предлагаются идеи вести личные карточки работников в цифровом виде. Воплотится ли предложенный проект в жизнь — покажет время.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

5.02.2021
Анастасия Арутюнова
3975

Подойдет ли мне сервис?