Документы при увольнении: актуальный список и штраф за невыдачу

О чем вы узнаете:

• Полный список документов при увольнении
• Расчетный лист
• Трудовая книжка или форма СТД-Р
• Медицинская книжка
• Справка о сумме заработной платы
• СЗВ-М
• СЗВ-СТАЖ
• Расчет по страховым взносам
• Документы по заявлению сотрудника
• Штраф за невыдачу документов

Итак, у вас увольнение сотрудника. Произойти это может по инициативе как самого работника, так и работодателя. Независимо от причин , работодатель выдает список документов. В статье мы расскажем о всей документации, которая должна быть предоставлена уволенному сотруднику и штрафных санкциях, которые могут быть применены в случае их невыдачи.

Полный список документов при увольнении

В случае ухода сотрудника, работодатель выдает определенные документы, а именно:

• трудовую книжку или форму СТД-Р;
• медицинскую книжку (при ее наличии);
• расчетный лист;
• справка о сумме заработной платы;
• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• расчет по страховым взносам;
• иные документы по заявлению сотрудника.

Далее мы подробно рассмотрим каждый документ.

Программа для магазинов Класс365 ускорит выписку документов и исключит возможные ошибки при заполнении. Позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании. Ознакомьтесь с полным функционалом программы Класс365 прямо сейчас >>

Расчетный лист

Расчетный лист содержит в себе сведения о всех выплатах сотруднику, а также размер и основание удержанных средств. В соответствии с законодательством он выдается ежемесячно, но в случае завершения трудовых отношений это необходимо сделать в день увольнения. Документ может быть выдан как в бумажном виде, так и отправлен по электронной почте.

Трудовая книжка или форма СТД-Р

Оформление записей в трудовой книжке необходимо сделать перед датой увольнения, а выдать документ — в последний рабочий день. В случае, если бывший сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку, потребуется получить от него согласие, чтобы отправить ее с помощью почты или хранить в офисе до обращения.

Если ранее сотрудник отказался от ведения классической трудовой книжки, пакет документов будет содержать в себе форму СТД-Р, которая также включает в себя данные о стаже и трудовой деятельности. Такой документ может быть выдан в электронном виде с согласия работника. В этом случае он будет подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.

В работе вы можете использовать программу электронного документооборота Класс365. Она ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365 уже сегодня >> 

Медицинская книжка

Работодатель не делает никаких записей в этом документе, а выдать сотруднику обязан в день увольнения.

Справка о сумме заработной платы

Документ должен быть выдан в день увольнения. В нем содержатся следующие сведения:

• информация о работодателе и работнике;
• суммы выплат, в отношении которых были начислены страховые взносы за текущий и два предыдущих года;
• количество дней, которые были исключены при расчете пособия (больничный, декрет и отпуск по уходу за ребенком).

Эти сведения потребуются сотруднику при трудоустройстве на новое место работы.

Скачать бланк справки о сумме заработной платы >>

Скачать образец справки о сумме заработной платы >>

СЗВ-М

Каждому уволенному работнику должна быть выдана выписка из формы СЗВ-М. Для каждого случая подготавливается индивидуальная выписка, т.к. форма СЗВ-М содержит в себе персональные данные. Сама выписка должна содержать в себе сведения за последний месяц.

Скачать бланк СЗВ-М >>

Скачать образец СЗВ-М >>

СЗВ-СТАЖ

Данные о страховом стаже работника обязательно должны быть переданы в пенсионный фонд сразу после увольнения. Копия этого отчета должна быть выдана самому сотруднику вместе с остальными документами. Напоминаем, графа 14 подлежит заполнению только в случае, если увольнение произошло 31 декабря, а разделы 4 и 5 — только при увольнении в связи с выходом на пенсию.

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам должен оформляться с начала текущего квартала до даты увольнения. В третьем разделе расчета должны быть указаны данные о всех выплатах и начисленных страховых взносах за этот период. Обращаем ваше внимание, что сотруднику выдается копия документа с его персональными данными.

Скачать бланк расчета по страховым взносам >>

Скачать образец расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам >>

Документы по заявлению сотрудника

Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить такие документы, как:

• справка 2-НДФЛ, где будут указаны данные о полученных доходах в период с начала года до даты увольнения;
• справка о среднем заработке. Она может понадобиться, если сотрудник принял решение обратиться на трудовую биржу. Содержит в себе сведения за последние 3 месяца;
• копия формы СПВ-2. Эта форма содержит в себе информацию о застрахованном стаже и используется для назначения пенсии. Необходима при выходе сотрудника на пенсию по возрасту, инвалидности и ряду иных причин;
• копия кадровых приказов. Каждый сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, приказа о приеме или увольнении.

Для составления первичных документов можно использовать программу Класс365. В нее уже загружены все актуальные формы документов (КП, договора, счета, складские документы), а также вы можете добавить свои. Узнайте полный список преимуществ и пользуйтесь программой Класс365 прямо сейчас >> 

Нередко экс-сотрудники теряют документы, но решают, что их попросту не выдали. Чтобы избежать необоснованных обвинений, рекомендуем завести журнал учета документации и отдавать оригиналы документов только под роспись.

Штраф за невыдачу документов

В случае если работодатель не выдал сотруднику вышеперечисленные документы при увольнении, в отношении него могут быть применены следующие штрафные санкции:

Также по теме:
Документы при приеме на работу: список обязательных и дополнительных документов 2021 года >>
Изменения в налоговом законодательстве с 2021 >>
Срочный трудовой договор в 2021 году: все нюансы и шаблон заполнения >>