Срок сдачи СЗВ-СТАЖ для предпринимателей: кто сдает и в какой форме

О чем вы узнаете:

• СЗВ-СТАЖ — что это такое?
• Кто и куда сдает СЗВ-СТАЖ?
• Общий срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2021 году и 2020 году
• Таблица СЗВ-СТАЖ сроки в 2021 году
• Как сдавать отчет в ПФР?
• Как заполнять отчет СЗВ-СТАЖ: правила
• Отчет ОДВ-1 для ПФР
• Частые ошибки при заполнении СЗВ-СТАЖ
• Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ
• Нулевой отчет по форме СЗВ-СТАЖ

Уплата страховых взносов на сотрудников в Пенсионный Фонд — крайне важный пункт для предпринимателя. Но мало просто заплатить взнос, необходимо еще и отчитаться по своим работникам. Делается это, в том числе, с помощью отчета под названием СЗВ-СТАЖ. А кто его должен составлять, в какой срок необходимо сдать, а также нюансы заполнения вы узнаете в нашей статье.

СЗВ-СТАЖ — что это такое? 

Один из существующих видов отчетности, которые каждому работодателю необходимо подавать раз в год по своим сотрудникам — это СЗВ-СТАЖ. Подают его в Пенсионный Фонд с 2017 года. Ранее это был расчет РСВ-1, куда и входили данные о стаже. Текущая форма отчета была определена сначала Постановлением от 6 декабря 2018 года, а потом еще одним — от 2 сентября 2020 года № 612. Последнее с 13 октября 2020 года ввело изменения в порядок заполнения данного отчета. То есть бланк остался прежним, но правила заполнения несколько изменились.

Отчет СЗВ-СТАЖ — бланк отчетности в 2021 году

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ для заполнения >>

Образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ в 2021 году

К форме СЗВ-СТАЖ в некоторых случаях дополнительно прикладывается форма ОДВ-1. О ней чуть ниже.

Скачать образец СЗВ-СТАЖ >>

Кто и куда сдает СЗВ-СТАЖ?

Кто должен заполнять отчеты СЗВ-СТАЖ? Требование относится ко всем, на кого распространяется обязанность по начислению и уплате страховых взносов на сотрудников. Это происходит при заключении одного из видов договоров — трудового, лицензионного, авторского заказа, а также гражданско-правового. Также есть несколько случаев, когда нужно заполнять отчет и на некоторых других лиц, а именно:

• на работников, которые оформлены по договору, но при этом по факту не работали за отчетный период, например, если женщина находится в декрете; 
• на единственного участника ООО, который является руководителем, но при этом не оформлен по трудовому договору как сотрудник; 
• на внешних совместителей.

В работе вы можете использовать программу электронного документооборота Класс365. Она ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365 уже сегодня >>

Платить взносы, составлять и подавать данный отчет необходимо следующим категориям работодателей: 

• физическим лицам, которые являются индивидуальными предпринимателями;
• иностранным организациям, которые ведут деятельность на территории РФ;
• российским юрлицам, а также их обособленным подразделениям;
• физическим лицам, которые не являются индивидуальными предпринимателями, а ведут деятельность в качестве нотариусов, адвокатов или частных детективов. 

Данные работодатели должны заполнить отчет и предоставить его в отделение Пенсионного Фонда, расположенного по месту регистрации юридического лица или месту проживания индивидуального предпринимателя или другого физлица, обязанного подавать отчет. 

Если речь идет об оформлении и сдачи отчета СЗВ-СТАЖ обособленным подразделением, то необходимо соблюдение дополнительных условий: 

1. Подразделение должно самостоятельно начислять и выплачивать заработную плату лицам, работающим у них; 
2. Должен быть оформлен отдельный расчетный банковский счет для подразделения. 

Документы при увольнении: актуальный список и штраф за невыдачу >>

Общий срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2021 году и 2020 году

Отчет заполняется после окончания отчетного периода. В 2020 году подается отчет за 2019 год, а в 2021 — за 2020. Срок подачи — до 1 марта. Соответственно, при составлении СЗВ-СТАЖ срок сдачи в 2021 году —  с 1 января 2021 года до 01 марта 2021 года, а за 2021 год — с 1 января 2022 года до 1 марта 2022 года. 

Таблица СЗВ-СТАЖ сроки в 2021 году

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ по окончанию года

Данная форма отчета требует ежегодной подачи. Сроки, в которые он предоставляется — с 1 января до 1 марта, то есть в течение первых двух календарных месяцев года. При этом используется стандартная схема переноса сроков. При попадании крайнего срока на выходной или праздничный день он переносится на ближайший следующий рабочий день. 

Не забывайте о необходимости предоставления дополнительного отчета по форме ОДВ-1. Он подается одновременно с СЗВ-СТАЖ с использованием специального бланка, который утвержден Постановлением Пенсионного Фонда № 507п от 6 декабря 2018 года.

Вести календарь сроков сдачи документов можно в программе Класс365. Собственные и готовые шаблоны документов, система электронного документооборота, отслеживание статуса работы сотрудников и многое другое. Воспользуйтесь современными решения с программой Класс365 >>

Образец заполнения планового ежегодного отчета СЗВ-СТАЖ

На какие моменты стоит обратить особое внимание при заполнении отчета СЗВ-СТАЖ?

• четко соблюдать сроки подачи отчета;
• обозначить тип данных, которые содержит отчет; 
• внимательно заполнить основные данные работодателя, а также сотрудников; 
• если сотрудники не имеют поводов для досрочного выхода на пенсию или особых условий труда, в том числе территориальных, то соответствующие пункты не заполняются;
• пункты 4 и 5 заполняются, если сотрудник выходит на пенсию, и в связи с этим подается внеплановый отчет. 
• внизу отчета обязательно нужно вписать данные руководителя, а также поставить дату, подпись, печать, должность и расшифровку подписи. 

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ, если сотрудник выходит на пенсию

Бывают случаи, когда требуется подача отчета в промежуточный период. Такими ситуациями являются, в том числе, выход сотрудника на пенсию и увольнение. В таком случае подается отчет, имеющий тип документа «Назначение пенсии». Заполняется и подается он в трехдневный срок после предоставления сотрудником заявления о назначении пенсии. Законопроект № 1075528-7 предполагает требовать с  организации-работодателя предоставления в Пенсионный Фонд данных о стаже без участия сотрудника по запросу ПФР. 

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

При расторжении с сотрудником трудового договора, то есть при его увольнении, также составляется промежуточный отчет. Он передается работнику в день его увольнения. Дополнительно прикладываются также другие документы, такие как трудовая книжка, данные о заработной плате и прочие. 

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ при ликвидации предприятия или закрытии ИП

Если компания ликвидируется, то подается отчет с типом документа «Исходный». Сроки — месяц после утверждения промежуточного ликвидационного баланса. Такой же тип документа используется при признании фирмы банкротом. Срок подачи не позже момента, когда будет оформлен и передан в арбитражный суд отчет о результатах конкурсного производства.

Также такой отчет составляется при выделении новой фирмы из уже имеющейся или при слиянии двух или более юрлиц. Сроки в таком случае предполагают подачу отчета до момента подачи документов о внесении изменений в ЕГРЮЛ. 

Календарь бухгалтера на 2021 год: сроки сдачи отчетности >>

Как сдавать отчет в ПФР?

Подать отчет можно двумя способами. Первый — это традиционный бумажный формат, второй — новый электронный формат, подписанный электронной цифровой подписью. 

Способ 1. Бумажный отчет с приложением копии на флешке

Для подготовки бумажной версии отчета СЗВ-СТАЖ необходимо: 

1. Заполнить отчет на компьютере. 
2. Напечатать два экземпляра отчета. 
3. Сохранить отчет в электронном виде на флешке без использования ЭЦП. 
4. Предоставить эти распечатанные документы в Пенсионный Фонд, приложив флешку. 

После этого в ПФР принимают документы, ставят на втором экземпляре отчета отметку, что СЗВ-СТАЖ был получен сотрудниками ПФР и возвращают его обратно. 

Такой формат отчетности допустим только для организаций и ИП, в которых среднесписочная численность сотрудников составляет до 25 человек включительно. 

При этом передать в ПФР данный отчет можно двумя путями: личный визит руководителя или его законного представителя либо отправка бумажного документа заказным письмом Почтой России. Во втором варианте необходимо выбрать письмо с описью вложения. 

Способ 2. Электронный формат с электронной подписью

Для юрлиц или ИП со среднесписочной численностью работников более 25 человек вариант подачи отчета один. Они сдают его в электронном виде, подписанный с помощью ЭЦП. 

Как получить цифровую подпись? Для этого заключается договор с оператором ЭДО, после чего данные об этом предоставляются в ПФР. В итоге выдается разрешение на подачу отчетов в электронном виде через Интернет. 

После того, как отчет будет отправлен, Пенсионный Фонд вышлет в ответ уведомление о получении данных. Это является доказательством сдачи отчета. После того, как информация в отчете будет проверена, ПФР предоставит протокол с результатами проверки. 

Как заполнять отчет СЗВ-СТАЖ: правила

В состав СЗВ-СТАЖ, согласно Постановлению № 612п и № 507п, входит пять разделов. Заполнять все пять не обязательно. Первые три раздела заполняются всеми подающими, а 4 и 5 — только работодателями, у которых сотрудники вышли на пенсию. Рассмотрим разделы и их заполнение более подробно. 

Раздел 1. Данные о работодателе

В этот раздел входит информация о работодателе, который является страхователем. Указываются основные данные: наименование организации, ее регномер, КПП, ИНН. Всю эту информацию можно найти в учредительных документах компании, а также в документах, выданных при регистрации. 

Один из пунктов, требующих заполнения — тип документа. На выбор предлагается три варианта, один из которых необходимо отметить знаком «Х». Варианты: 

• «Исходная». Этот пункт выбирается, если данные о стаже сотрудника ранее не подавались. 
• «Дополняющая». Выбор этого пункта производится, если данные уже подавались, но они были предоставлены не полностью или в них присутствовали ошибки. В данном случае составляется новый, отредактированный отчет с отметкой этого варианта.
• «Назначение пенсии» — если сотрудник выходит на пенсию.

Раздел 2. Период, за который составляется отчет

В документе необходимо указать год, за который отчитывается работодатель. Например, в 2021 году сдают отчет за 2020 год. При этом его надо указывать как при заполнения итогового отчета, так и промежуточного. 

Раздел 3. Данные о сроках работы сотрудников

Этот раздел включает в себя основные данные. Сюда также входит информация о трудовом стаже сотрудника. Для заполнения выделено 14 столбцов, а именно:

1. Столбец 1 это сам номер строки; 
2. Столбцы 2-5. Информация о работнике, фио, СНИЛС; 
3. Столбцы 6-7. Информация о дате начала работы данного лица, а также окончания. При составлении отчета при выходе бывшего работника на пенсию, указываем дату ее начала. 
4. Столбец 8. В этом столбце указывается наличие особых территориальных условий работы, позволяющие сотруднику выйти на пенсию досрочно. 
5. Столбец 9. Прописываются особые условия работы, дающие возможность получения увеличенной пенсии, и, соответственно, увеличивающие тарифы страховых взносов. 
6. Столбец 10. Его заполняют не всегда. Вносить информацию в него стоит, только если есть подтверждение особых условий труда. В этом случае вписывается код основания. В 2020 году вписывается слово «ВИРУС», показывающее, что сотрудник является медработником, работающим с больными коронавирусной инфекцией. Если был вписан этот код, то есть основание для вписания в пункт 9 кода 27-1 или 27-2 либо в пункте 12 кодов 27-Г, 27-ГДРХ, 27-СМ или 27-СМХР. 
7. Столбец 11. В этом пункте указываются дополнения к данным из столбцов 6 и 7, а также код основания. Например, можно указать код «ДЕТИ» для сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Если работа сотрудника в отчетном периоде проходила в обычном режиме, то заполнять этот пункт не требуется. 
8. Столбцы 12-13. Эти столбцы заполняются в случае выхода сотрудника на пенсию досрочно. Основанием служат Постановления № 507 и № 512п (приложение). 
9. Столбец 14. Последний пункт также заполняется только в исключительной ситуации. В данном случае это увольнение в последний день года, при этом дата указывается 31.12.2020 г. 

Нужно помнить о некоторых правилах, которые помогут избежать ошибок:

• ФИО работника записывается в именительном падеже;
• для каждого сотрудника — своя строчка;
• если с сотрудником в течение года (отчетного периода) были заключены разные договора (трудовой, авторский, лицензионный или гражданско-правовой), то информацию о них нужно указывать в разных строках.ФИО и СНИЛС повторно указывать не требуется. 

Раздел 4. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указываются данные о размере взносов, которые были начислены или уплачены в ПФР как обязательные пенсионные страховые взносы. Заполнять этот раздел нужно только при выходе сотрудника на пенсию. Стоит обратить внимание на отметку «Х», указывающую на совершение пенсионных взносов по спецтарифу. 

Раздел 5. Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Этот раздел также не требует обязательного заполнения, и данные в него вносятся только в некоторых ситуациях. Например, если сотрудник готовится к получению пенсии, государственной или негосударственной. 

В нижней части документа указываются должность руководителя или другого уполномоченного сотрудника; дата, когда был заполнен документ; печать, если она имеется в организации, а также подпись начальника с расшифровкой. 

Приложение 1. Коды территориальных условий

Приложение 2. Коды особых условий труда

Документы при приеме на работу: список обязательных и дополнительных документов 2021 года >>

Отчет ОДВ-1 для ПФР

Это относительно новая форма для всех работодателей. Введена она была в 2017 году. Подается он только в качестве дополнительного бланка отчетности к СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ. 

Подают его все юрлица и индивидуальные предприниматели, являющиеся страхователями и обязанные отправлять вышеуказанную отчетность. К ИП без сотрудников данная обязанность не относится. Кроме того, данный отчет в сочетании с СЗВ-СТАЖ заполняется при выходе кого-то из сотрудников на пенсию. 

Сроки подачи аналогичны срокам подачи основного отчета, такого как СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. То есть, если подается ежегодный отчет, то при подаче СЗВ-СТАЖ подается также ОДВ-1 до 1 марта следующего после отчетного года. Если подается внеплановый СЗВ-СТАЖ в связи с выходом сотрудника на пенсию, то оба отчета привязываются к этой дате.

Скачать бланк ОДВ-1 для заполнения >>

Скачать образец заполнения ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ >>

Как заполнять ОДВ-1

Разделов, как и в СЗВ-СТАЖ, в нем пять:

1. Разделы 1-2 аналогичны СЗВ-СТАЖ. 
2. Раздел 3. Тут отображается список всех отчетных документов, где указано количество сотрудников, по которым отчитывается организация. 
3. Раздел 4. Если ОДВ-1 подается вместе с СЗВ-СТАЖ, то заполнять раздел 4 не нужно, в отличие от ситуации с подачей ОДВ-1 с СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР. 
4. Раздел 5. Последний раздел заполняется, только если в СЗВ-СТАЖ указаны сведения кого-либо из работников (даже всего одного), у которых есть право на досрочную пенсию.

Частые ошибки при заполнении СЗВ-СТАЖ

Чаще всего встречаются четыре ошибки:

• ФИО сотрудника указано неверно;
• сотрудник работал в течение отчетного периода по договорам различного характера, а данные о трудовом стаже по ним были объединены;
• ошибочные даты начала и конца работы сотрудника в организации; 
• электронный документ (если использовался такой способ подачи) был подписан неподходящей или нерабочей ЭЦП. 

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ

За разные нарушения по части заполнения СЗВ-СТАЖ полагаются разные наказания. Например: 

• невключение в отчет данных о сотруднике — 500 рублей; 
• работодатель обязан подать отчет в электронном виде, то есть ИП или организация с количеством работников более 25 человек (включительно), но сдал бумажный — 1 000 рублей. Кроме того, на сумму от 300 до 500 рублей будут наказаны ответственные должностные лица; 
• если сведения персонифицированного учета были запрошены сотрудником, а компания отказалась предоставить данные — штраф от 30 до 50 тысяч рублей организации, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
• если в адресе организации были допущены ошибки, то на работодателя составляют протокол и дают 5 дней на изучение материалов и устранение ошибок. Штраф в такой ситуации не выставляется. 

Нулевой отчет по форме СЗВ-СТАЖ

Такого документа не существует, так как СЗВ-СТАЖ заполняется только в случае наличия сотрудников. Руководитель компании, если он единственный член общества, а также владелец имущества организации, вписывается в отчет. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, который не числится как сотрудник фирмы, то отчет заполнять не нужно.