Увольнение в связи со смертью работника: инструкция и образец приказа на скачивание

О чем вы узнаете:

• Какую дату ставить в приказе в связи со смертью работника?
• Статья увольнения в связи со смертью работника
• Что делать работодателю, если нет документа о смерти человека?
• Инструкция оформления увольнения из-за смерти работника

Рабочие отношения могут прекратиться по трагической причине — смерть сотрудника. В такой ситуации важно, чтобы руководитель компании, кадровики и бухгалтеры грамотно и в рамках закона оформили увольнение в связи со смертью работника. Как написать приказ, какие документы нужны от близких усопшего и работодателю лично вы узнаете в нашей статье.

Какую дату ставить в приказе в связи со смертью работника?

Датой увольнения в такой ситуации будет дата смерти человека. Она прописана в свидетельстве о смерти, ее и нужно проставлять в приказе об увольнении. Бывают случаи, когда суд определяет дату смерти. Тогда работодатель может смело вписывать в приказ число, которое значится в постановлении.

Статья увольнения в связи со смертью работника

Правовые основания увольнения из-за кончины относятся к статье 83 ТК РФ. Звучит она так: «Прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». К таким причинам причислены смерть сотрудника или признание его судом без вести пропавшим.

Что делать работодателю, если нет документа о смерти человека?

Случается так, что у покойного нет родных или они попросту не обращаются за необходимыми документами и выплатами. Однако руководителю всё равно нужно официально уволить человека в данном случае. Как это сделать? Направить запрос в ЗАГС, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Обращаться стоит в филиалы по месту последнего проживания человека, его прописки, ближайшему ЗАГСУ к месту, где была зарегистрирована смерть данного человека, в районе захоронения. Работодателю нужно будет предоставить трудовой договор с умершим, чтобы доказать, что он действительно работал в данной организации.

Близкое по теме: актуальный список документов при увольнении и штраф за невыдачу >>

Инструкция: как оформить увольнение в связи со смертью работника

Шаг 1. Удостовериться в смерти человека

Как мы писали выше, данное свидетельство должны предоставить родственники умершего. Но просто увидеть его глазами недостаточно. Сотрудники кадрового отдела должны снять копии и прикрепить их к личному делу умершего сотрудника. Делать это нужно ради собственной же безопасности. Верить заявлениям родных не стоит, ведь вы не знаете, в каких они отношениях с вашим сотрудником. Если это ложная информация, а сотрудник придет на работу живой и здоровый — будет весьма неприятная ситуация.

Шаг 2. Оформить приказ о прекращении трудового договора

Документ оформляется по стандартной форме № Т-8. Также это может быть любая форма, которая действует внутри предприятия и утверждена руководителем. Запись в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» следует заполнить как “смерть работника”.

Далее прописывается номер свидетельства о смерти человека, то есть на основании чего прекращаются трудовые отношения. Указывается дата и номер этого документа (например, серия 0-00 № 2333856111 от «17» января 2020 г.). Датой приказа является день смерти сотрудника. Так, дата прекращения трудовых отношений может предшествовать дате издания приказа. А дата издания приказа о прекращении трудового договора будет совпадать с датой представления работодателю свидетельства о смерти.

Контролировать правильность ведения документов вам поможет программа Класс365. Что более важно, она сама заполнит документы в 2 клика на основе имеющихся данных, а в своей базе уже сохранено более 50 шаблонов документов. К тому же, вы можете загружать свои образцы.
Воспользуйтесь плюсами программы Класс365  уже сегодня >>

Приказ об увольнении: образец

Скачать образец приказа >>

Шаг 3. Отразить все записи в трудовой умершего и выдать ее родным 

Разъясним, кто может забрать документы умершего человека. Это могут быть родители, супруг/супруга или же другие близкие родственники. Работодатель может не верить на слово, что это родной человек усопшего. Обязательно следует запросить паспорт и документ, который бы подтвердил родство. Это может быть свидетельство о браке или рождении. Выдается трудовая книжка исключительно под расписку или же по официальному заявлению родственника. Если же родные не могут явиться за ней лично (например, они проживают в другом городе), то с их официального согласия можно выслать документ им по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Бывают ситуации, что никто из родственников и вовсе не обращаются за документом. Тогда работодатель обязан хранить его от 50 до 75 лет. Да, срок довольно внушительный, но к этому обязывает закон.

Если у человека была электронная трудовая?

С прошлого года каждый работник может выбрать себе электронную трудовую. Для этого сотрудник пишет официальное заявление о переходе. Работодатель обязан его удовлетворить и выдать бумажный вариант на руки. Нужно знать, что после перехода на современную трудовую при увольнении человек получает форм СТД-Р, в которой отражена вся информация о его деятельности. Проще говоря, после смерти сотрудника с электронной трудовой на руки родственникам можно выдать лишь форму СТД-Р. Нужна она или нет, решают уже сами родные, но при их запросе работодатель отказать не вправе.

Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция для работодателя >>

Шаг 4. Составить записку-расчет

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. Составляет ее специалист бухгалтерии. В ней он обязан четко расписать, что и когда получат родные умершего сотрудника.

Помощником в ведении всех видов отчетности станет программа от Класс365. Она упрощает заполнение документов, исключает ошибки и помогает контролировать движение финансов в компании. Попробовать в действии полный функционал программы Класс365 для автоматизации бизнес-процессов можно прямо сейчас >>

Шаг 5. Осуществить итоговой расчет с родственниками 

Выдать все причитающиеся умершему денежные суммы следует членам семьи. Это может быть заработная плата, премия, компенсация за неиспользованный отпуск и иные выплаты. К получателям относятся супруги, родители, дети и те, кто находился на иждивении умершего на день его смерти. Если у работника был больничный до смерти, то работодатель обязан назначить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Родным умершего также нужно выплатить начисленные, но не полученные ко дню смерти работника детские пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет.

Главное, прежде чем произвести расчет, нужно получить от родственников документ, подтверждающий совместное проживание с умершим. Как мы уже говорили, этим документом может быть паспорт, свидетельство о браке и т.д.

Если родственники еще не определились между собой, кому же причитаются выплаты, то данный вопрос работодатель не должен и не имеет права решать. Родные умершего сотрудника должны мирно понять, кому достанутся денежные средства, или же обратиться в суд и после предоставить решение работодателю.

Как провести расчет‌ ‌при‌ ‌увольнении в 2021 году:‌ инструкции и таблицы на‌ скачивание >>

Какие еще суммы должен выплатить работодатель родственникам умершего работника

Кроме вышеперечисленных выплат, работодатель может оказать поддержку членам семьи. Например, выдать материальную помощь, оказать помощь в организации похорон, помочь в трудоустройстве членов его семьи. Чаще всего предприятие берет на себя погребение умершего сотрудника. Пособие положено, если вышеуказанные граждане обратились за ним не позднее 6 месяцев с даты смерти, и выплачивается в день обращения за ним на основании пакета документов.

Шаг 6. Выплаты в связи со смертью работника: НДФЛ и страховые взносы

Все выплаты, которые работодатель должен родным умершего работника, не облагаются налогом НДФЛ, то есть они должны получить суммы без каких-либо удержаний. Также они не облагаются страховыми взносами. Все это прописано в статье 217 НК РФ. Если руководитель компании хочет оказать материальную помощь семьи, то она также не будет облагаться ни налогом, ни взносом. 

Программа для упрощения ведения финансовой отчетности от Класс365 обладает большим набором возможностей и решений для вашей организации. Вы сможете автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении. Попробуйте полную версию программы Класс365 для автоматизации бизнес-процессов прямо сейчас >>

Шаг 7. Отправить данные по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ

Направить данную информацию в форме СЗВ-ТД в контролирующий орган работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения кадрового мероприятия, то есть оформления приказа об увольнении в связи смертью сотрудника. Подкрепить форму следует копией свидетельства о смерти работника.

Читайте также: как изменился СЗВ ТД в 2021 году и примеры на скачивание >>

Конечно, смерть человека — это большое горе. Каждый работодатель может поддержать членов семьи усопшего, родных и близких в этот непростой момент. Материальная помощь супругам, детям, родителям будет отличным подспорьем в этот тяжелый период. Также хорошей поддержкой станет решение руководителя компании взять на себя расходы на похороны. Сотрудники бухгалтерии же могут предоставить список документов, которые будут нужны для получения всех выплат и пособий. Конечно, работодателю в этот непростой момент следует не забывать оформлять все бумаги грамотно и в рамках закона. 

Также не стоит начинать оформлять приказ об увольнении по смерти работника, пока у вас не будет официально подтвержденного документа о случившемся. Даже письменное заявление родственников не считается доказательством, только свидетельство. Иначе вы можете попасть в очень непростую ситуацию, если сотрудник выйдет на работу.