WMS-система управления складом: для чего она нужна и как выбрать

О чем вы узнаете:

• Что такое WMS-система?
• Что может WMS-система?
• Области применения WMS-систем
• Плюсы от внедрения системы управления складом
• Функционал WMS-системы
• Схема работы WMS-системы
• WMS-cистема для склада: как выбрать?
• Препятствия при автоматизации

Почти каждая компания, от мелкой до крупной, имеет свой склад. И каждый руководитель хочет, чтобы он работал эффективно. Что для этого нужно? Пользоваться WMS-системой. Конкуренция на современном складском рынке постоянно растет, и поэтому руководство компаний, заинтересованных в повышении эффективности, постоянно совершенствует логистику, снижает издержки и упрощает управление. Пока что «warehouse management system» считается лучшей в своем деле, и мы расскажем почему. 

Что такое WMS-система?

Начнем с истории. Впервые о подобной системе заговорили еще в 90-х. Но тогда она скорее была чем-то удивительным и непонятным. Спустя 10 лет компании уже начали проявлять заметный интерес к “диковинной” системе, а некоторые решили пользоваться ею в работе. Если можно так сказать, то исторический отпечаток на развитие этого направления наложил кризис осени 2008 года. Это время, когда произошла девальвация рубля, а также смещение приоритетов отечественных компаний в выборе WMS-решений. И ею стали пользоваться подавляющее число организаций. Не уступающие западным аналогам по функционалу местные продукты стали более привлекательными по цене. Страна происхождения продукта перестала играть ключевую роль — российский бизнес, в первую очередь, начал смотреть на функционал WMS-решения. А он уже, в свою очередь, формировался как раз с учетом запросов национальных предприятий и их специфики.

Аббревиатура «Warehouse Management System» переводится как «система управления складом». Она представляет собой программный комплекс, который обеспечивает адресное хранение, автоматизацию документов и регулирует работу склада в режиме реального времени. Одним словом, руководителям, которые хотят идти в ногу со временем и исключить человеческий фактор, она просто необходима. 

Сегодня WMS-решения классифицируются на следующие основные разновидности:

• корпоративные. Их разрабатывают сами организации, на которых и будет эксплуатироваться платформа; 
• низкобюджетные. Они пригодятся только малому и среднему бизнесу, так как имеют небольшой функционал; 
• коробочные. Эти же, напротив, нужны при ведении крупного бизнеса, то есть там, где много товарных позиций, склады, площадь которых десятки и тысячи квадратных метров;
• адаптивные. Они помогают решать сложные и конкретные задачи для определенного предприятия, к примеру, такие платформы станут незаменимы для складов с высокоинтенсивным товарооборотом. 

Подобные программы управления складом состоят из IT-системы, которая настраивается индивидуально под каждого клиента, и стандартного набора техники для грамотного и эффективного управления складом. Аппаратная же инфраструктура WMS включает в себя сервер, принтер и сканер штрихкодов, терминал, планшет, смартфон. А также терминал сбора данных и специальные чипы, которые следует наносить на товар, для отслеживания его перемещения.

В случаях, если вы не уверены, можно воспользоваться более доступными системами. Например, система Класс365 предлагает полный набор функций: инвентаризация, резервирование, управление складами и многое другое. Подробнее о программе можно узнать здесь >>

В чем отличия от ERP?

Довольно часто бывает так, что подобная платформа может быть частью более крупного ERP-продукта (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), то есть она интегрируется с ним, но при этом сохраняет свою независимость. Также, работая совместно, она может служить единым продуктом для автоматизации работы фирмы. Если же платформа включена в состав ERP, то она может применяться параллельно с модулями.

Главные же отличия заключаются в следующем:

• временная привязка. WMS трудится в реальном времени, то есть здесь и сейчас. ERP — направлена только на анализ операций, которые прошли регистрацию, а это занимает немало времени;
• учет. Опять же, WMS учитывает товары в реальном времени, исходя из их физических характеристик (вес, размеры), ее “коллега” работает с показателями количества и стоимости;
• объекты учета. WMS следит за грузами, их передвижением, работой персонала, ERP — за документами по совершенным операциям;
• работа с систематизированными товарами. Первая может легко анализировать любые типы груза, вторая — в основном системные объекты, то есть те, у которых есть схема складских операций.  

Можно сказать, что WMS-система отвечает за тактику, проще говоря, позволяет оперативно реагировать на практически любые события, которые происходят в работе склада. ERP – это скорее стратегия, то есть она направлена на планирование. Но поскольку оба акцента могут быть важны по-своему, на предприятии желательна та самая интеграция WMS и ERP, чтобы программы дополняли друг друга.

Что может WMS-система?

Функционал ее довольно велик: она следит за приемкой, перемещением, хранением и отгрузкой товаров, успешно и быстро интегрируется с учетными программами, обеспечивает полную прозрачность данных в цепочке поставок всей компании. Кроме этого, она управляет погрузо-разгрузочными работами, планирует складские операции, следит за резервом и запасами, персоналом и т.д. Обо всем этом далее.

Как хранить товары на складе: рабочие схемы и рекомендации >>

Области применения WMS-систем

Используют их для автоматизации складов. Современные системы помогают владельцам бизнеса решить следующие проблемы: 

• ошибки при сборке заказов. Человек может перепутать и запутаться, особенно если у него, к примеру, больше 100 заказов в день. Подобная же система дает работникам готовые алгоритмы для комплектации. Поэтому сбор проходит быстро;
• задержки в операциях. Они могут появиться по самым разным причинам. WMS-система оперативно их вычислит и оптимизирует операции так, чтобы на пути их проведения не встречались факторы, приводящие к задержкам;
• появление недостач и излишков. Она поможет узнать причины или же вовсе с ними не сталкиваться;
• плохая инвентаризация. Если в компании высокий товарооборот, то, чаще всего, инвентаризация проходит сложно. WMS, работающая в реальном времени, позволит быстро получить сведения по инвентарным задачам и завершить эту процедуру в короткий срок.

Советуем присмотреться к программе управления складом и складского учета от Класс365. Она оснащена всеми необходимыми функциями, например, возврат товара, инвентаризация и управление несколькими складами. О всех функциях Класс365 вы можете узнать здесь  >>

Плюсы от внедрения системы управления складом

Если вы еще не решились на установку данной платформы, следующие ее преимущества явно подтолкнут вас к этому решению:

• хранение данных в «облаке»;
• экономия места на складах; 
• отсутствие человеческого фактора; 
• сведение совершения ошибок к минимуму, что улучшает репутацию фирмы;
• экономия времени;
• снижение количества скоропортящихся продуктов, эффективное использование оборудования;
• быстрый контроль над остатками со всех ПК.

Функционал WMS-системы

Главная задача этой платформы — автоматизация склада, увеличение его продуктивности, производительности и т.д. Кроме этого, она выполняет и другие функции. О них сейчас подробнее. 

Автоматическая идентификация

Если говорить просто, то система должна сразу распознать товар, идентифицировать параметры каждого груза на входе и выходе. Обычно для этого используются этикетки, штрихкоды, радиометки. 

Сквозная диспетчеризация

У каждого работника склада есть радиотерминал, и выполняет задания он в пошаговом режиме. WMS -система как раз отлично справляется с функцией настройки алгоритмов работы персонала. Благодаря ей нагрузка между персоналом будет распределена поровну, а день пройдет эффективно. 

Приемка товара

Функционирование ПО обусловлено заранее настроенными бизнес-процессами. В каждой компании ее можно настроить под личные пожелания пользователя, но главная задача, конечно же, грамотная приемка без ошибок.

Читайте также: Как хранить товары на складе: рабочие схемы и рекомендации >>

Учет товара

Это “конек” данной программы. Она отлично хранит данные о количестве того или иного товара, при чем сведения всегда актуальны. Это позволит избавиться от «захламления» территории.

Стратегии размещения

Всего есть три типа систем: коробочная, адаптируемая и заказная. Первая обладает фиксированной логикой и меняется только при изменении параметров. Вторая — это большие возможности конфигурирования алгоритмов при помощи правил и конструкторов. Заказные пишутся под конкретного заказчика. Какой бы система ни была, у нее есть важное преимущество — наличие уже готовых вариантов, которые можно использовать сразу.

Говоря о готовых вариантах, они бывают и недорогими. Например, Класс365 распространяет свою систему с возможностью двухнедельного тестирования. Программа включает все нужны функции, проста и понятна в управлении. Ознакомиться со всеми условиями можно здесь >>

Стратегия резервирования

Система помогает сохранить данные о количестве товара, его весе в пользу некоего документа. Приведем пример. Клиент заказал определенное количество товара. Для начала нужно понять, есть ли он в таком объеме на складе, иначе нет никакого смысла отправлять документ в работу. Такой вариант резерва устанавливает хранение на уровне товара и неких основных параметров учета. Это часто называется «резерв верхнего уровня». Он обычно выполняется по следующим параметрам: товар, склад, владелец запаса, категория запаса, код партии. 

Подобный резерв создается под документ, так как документ – это самый верхний уровень детализации в системе управления, которой приходится работать на уровне атомарных операций. Но для их грамотного исполнения необходим еще и резерв на «нижнем» уровне. Он включает данные о ячейке груза. 

Конечно, оба этих варианта должны работать сообща. Но удается это им крайне редко, чаще всего происходит их преобразование с одного уровня в другой. Именно в рамках этого преобразования система должна определить, в каких зонах склада какие именно операции потребуется выполнить. 

Улучшение процесса хранения

WMS -система помогает сделать хранение действительно эффективным и всегда учитывает все особенности товара. К примеру, она посмотрит вес или востребованность товара. Ходовые изделия будут всегда на виду, а тяжелые — поближе к месту отгрузки. Это в разы помогает повысить производительность сотрудников, ведь они не будут ходить по складу в поисках нужного товара или тратить силы на его перевозку.  

Учет складских операций

Платформа поможет в решении следующих операций: 

• грузовая приемка. Она включает прием товара, подготовку документации по нему, его идентификацию, хранение, внесение данных в общую базу; 
• расположение на складской мощности. Здесь она выполнит следующее: прием, размещение по типологии, транспортировку и проверку груза; 
• подготовка на отгрузку. Формирование алгоритмов действий для сотрудников, упаковка и маркировка.

Как вернуть товар поставщику: оформление акта и накладной в 2021 году >>

Персонал

Если грамотно использовать данную систему, то компания может и вовсе сократить число штата. Сокращение расходов на выплату заработной платы поможет в разы снизить текущие расходы и повысить эффективность работы всей компании. Но стоит помнить, что подобная оптимизация может происходить только при сокращении частоты товарной инвентаризации. Эта программа даёт возможность проводить ее без вмешательства в основные рабочие моменты.

Документооборот

Сразу же после того, как программа будет внедрена, можно в разы сократить количество документов или даже вовсе избавиться от них. Конечно же, это позволит и вовсе избавиться от человеческого фактора. 

Формирование и отгрузка заказов

Система позволит получить высококачественный сбор заказов. Все процессы будут выполняться по стандартам, используя методики  FIFO, FEFO и т.д.

Работа с клиентами

WMS-система позволит компании улучшить репутацию компании. Как? Если большинство функций будет выполнять программа, то появляется возможность обслужить большее количество клиентов и без ошибок. Это, в свою очередь, позволит повысить конкурентоспособность, увеличить клиентскую базу и, соответственно, прибыль. 

Контроль за складом 

Система следит за товаром сразу по нескольким характеристикам и обеспечивает более слаженную работу коллектива. Также программа легко решает вопросы, касающиеся возврата и гарантии.

Более того, некоторые программы позволяют работать с несколькими складами. Доступная система от Класс365 предоставляет возможность управлять неограниченным количеством складов и прямо в системе осуществлять управление внутренними заказами. Переместить товар из одного склада в другой теперь можно всего в один клик. Узнать полный список возможностей можно здесь >>

Управление ячейками

Система поможет контролировать следующие вопросы: есть ли история у груза, который будет храниться на складе, настройка ограничений по нахождению продукции в ячейке, резерв и многое другое. 

Отчетность

Программа помогает формировать отчеты разных видов. При этом данная функция доступна даже в стандартных версиях. Опять же, стоит повториться, что благодаря программе будет вовсе отсутствовать человеческий фактор.

Схема работы WMS-системы

Итак, если вы столкнулись с подобной программой впервые, вот схема работы: 

1. Сотрудник склада получает груз и сканирует его, привязывая ему свой штрихкод;
2. Получив сигнал о том, что груз пришел, система начинает работу;
3. Далее работник, который непосредственно следит за пользовательской частью системы, получает от нее подробный алгоритм, куда разместить груз. Он может сделать это сам или дать распоряжение заняться этим вопросом;
4. В программе фиксируются все сведения о последующих операциях с грузом. Во многих случаях и об операциях с транспортным средством, с помощью которого он перемещен. В частности, данные о маршруте движения транспорта.

WMS-cистема для склада: как выбрать?

Как мы говорили ранее, сегодня на рынке довольно много подобных предложений. Каждая компания, которая специализируется в производстве данных систем, предлагает самые разные функции своего “детища”. Прежде чем совершить покупку, стоит обратить внимание на наличие следующих критериев:

Кроме этого можно добавить, что перед покупкой не будет лишним сформировать тестовое задание для компаний-претендентов с целью демонстрации работы их WMS-системы на практике. Этот пункт выполняют немногие, но он тоже весьма важен. Не поленитесь и проведите опрос среди реальных клиентов компаний-поставщиков услуг. Те, кто пользуются программой уже некоторое время, могут дать честный и полноценный отзыв.

Нужно добавить, что развернуть действительно хорошую и эффективную WMS-систему на старом складе или в непригодном помещении будет сложно, а иногда даже невозможно. Идеальный вариант — новый склад.

Есть и легкодоступные системы, например, от Класс365. Они также оснащены всеми основными и необходимыми функциями, заодно можно проверить, подходит ли вам продукт. Узнать об условиях использования и увидеть полный список функция можно здесь >> 

Препятствия при автоматизации

Перечислим основные преграды, с которыми сталкиваются большинство владельцев бизнеса:  

• сотрудники с трудом осваивают новую программу, приходится тратить время и деньги на их обучение;
• трудности внедрения ПО в работу с контрагентами, которые не могут или не хотят изучать новые технологии; 
• довольно длительный срок окупаемости установки программы. Это минимум 5 лет для небольшого склада и примерно 2-3 года для крупного хранилища. 

Подытоживая, можно сказать одно: программа WMS — это отличный инструмент для повышения эффективности вашего склада. Конечно, это довольно затратное решение, но если вы видите свой бизнес в будущем процветающим, то не стоит скупиться сейчас. Помните, что перед тем, как приобрести и внедрить программу, нужно проделать большую работу: понять, какие цели вы преследуете, выявить слабые места, решить, какую программу вы “потянете” финансово и какими функциями она должна обладать. Также отличный вариант, если она будет проста в управлении. Ведь многие сотрудники могут ее попросту не освоить, а это создаст новые проблемы.