Сроки хранения документов в 2021 году: таблицы и шпаргалки на скачивание

О чем вы узнаете:

• Какие изменения произошли в сроках?
• Зачем нужен перечень сроков хранения?
• Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года
• Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году
• Сроки для бухгалтерских документов
• Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
• Кадры: сроки хранения документов в 2021 году
• Как определить сроки хранения документов в 2021 году
• Как поступить, если срок вышел?
• Штрафы за нарушение сроков

Все компании обязаны хранить большую часть бумажных документов. Таковы правила действующего законодательства. При этом у каждого вида документа есть свой срок, и он довольно внушительный. В текущем году сроки снова изменились. В нашем материале мы подробно расскажем, сколько необходимо хранить документы и какие штрафы грозят, если этого не делать. 

Какие изменения произошли в сроках?

Для начала объясним, почему же они поменялись. В налоговом кодексе указано, что это было необходимо для грамотного исчисления и уплаты налогов предпринимателями. Сегодня законопроект с новыми сроками уже на рассмотрении в Совете Федерации. Если он будет одобрен, то общий срок хранения налоговых документов станет пять лет. Сейчас он составляет четыре года. Хранить бумаги, касающиеся страховых взносов, стоит так же, как и прежде.

Для каждого вида документа есть свой срок, и прописан он в нормативных актах, например, как в постановлении правительства № 1137. Главное помнить, что указанный в акте срок может отличаться от общего срока, установленного НК. Каждый предприниматель, если он, конечно, не хочет платить штраф, должен хранить бумажные документы максимальный срок. Это поможет избежать многих проблем.

Сегодня один из самых популярных вопросов среди предпринимателей: “А каковы сроки хранения для электронных документов?”. И не зря, ведь многие компании чаще всего используют именно их. С точки зрения архивного законодательства, носитель информации не имеет значения, проще говоря, сроки одни и те же. Но есть один нюанс — вместе с электронным документом необходимо в обязательном порядке сохранять и цифровую подпись, которой он подписан.

Помощником в ведении всех видов отчетности станет программа от Класс365. Она упрощает заполнение документов, исключает ошибки и, кроме этого, помогает контролировать движение финансов в компании. Попробовать в действии полный функционал программы Класс365 для автоматизации бизнеса можно прямо сейчас >>

Зачем нужен перечень сроков хранения?

Главная цель — это показать лицам, которые отвечают за сохранность контролируемых формуляров, сколько времени обеспечивать:

• наличие этих использованных бланков;
• их защиту от несанкционированного изменения;
• их физическую сохранность в неповрежденном и целостном виде.

Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года

Основной типовой перечень — это список из приказа Росархива № 236. Именно в нем прописано, какие документы и сколько следует хранить. К этому списку имеется также инструкция по эксплуатации. Перечень представляет собой таблицу, где указаны названия документов и сроки хранения.

Все позиции, которые есть в перечне, в целях систематизации делятся на пронумерованные статьи. В них, в свою очередь, отмечены мелкие структурные и смысловые единицы. Приведем пример. Седьмая статья списка выделена под документацию в сфере трудовых отношений. Она делится на три группы: организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда. Это заметно упрощает поиск по длинной и подробной таблице.

Полезно знать: планы проверок на 2021 год по ИНН >>

Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году

Для того, чтобы уточнить все правила по срокам хранения, принятым нашим правительством, внутри каждой компании должен быть свой нормативный акт. Чаще всего для этих целей применяют Положение об архиве. В нем подробно расписываются сроки, вид документа и т.д.

Контролировать правильность ведения документов вам поможет программа Класс365. В работе программа электронного документооборота ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе имеющейся  базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365  уже сегодня >>

Сроки для бухгалтерских документов: таблица

Подобные документы должны храниться в течение пяти лет после отчетного периода. Учетную же политику следует не трогать также на протяжении пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности. Более подробные сроки приведены ниже.

Скачать таблицу >>

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Подобные бумаги хранить необходимо не менее четырех лет, согласно статье 23 НК РФ. Если предприниматель обязан составлять счета-фактуры, то их стоит хранить пять лет. Конкретные сроки по другим видам отчетности приведены в таблице.

Скачать таблицу >>

Кадры: сроки хранения документов в 2021 году

Они считаются одними из самых важных в жизни каждой организации. Поэтому и сроки у подобных бумаг самые длительные. Если документ был оформлен после 2003 года, то трогать его запрещается 50 лет! Для более ранних — срок 75 лет.

Скачать таблицу >>

Читайте также: актуальный список документов при увольнении и штраф за невыдачу >>

Как определить сроки хранения документов в 2021 году

В таблицах приведены сроки хранения, но как понять, с какого моменты следует отсчитывать этот временной отрезок? Здесь все просто. Начальная дата — это 1 января года, идущего после того, в котором завершено соответствующее делопроизводство. 

Программа для упрощения ведения отчетности от Класс365 обладает большим набором возможностей и решений для вашего бизнеса. Вы сможете автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении. Попробуйте полную версию программы Класс365 для автоматизации работы прямо сейчас >>

Как поступить, если срок вышел?

Если срок хранения документов в организации вышел, то вы смело можете уничтожить бумаги. Но это не значит, что их можно просто разорвать и выбросить. Следует составить акт, в нем указать перечень утилизируемых документов. Далее эту бумагу подписывают члены комиссии, которую составляет и утверждает руководитель компании. В нее, как правило, входят бухгалтеры, делопроизводители и кадровики. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации. Избавиться от документов можно так: передать на переработку, сжечь, измельчить шредером. Не забудьте в акте прописать способ, который вы выбрали. 

Штрафы за нарушение сроков

С октября прошлого года года действуют новые штрафы за неправильное хранение документов. Да, кто-то скажет, что суммы не велики, тем более для целой компании. Но стоит понимать, что прежде всего вы портите репутацию своей организации перед контролирующим органом. Не удивляйтесь, если после случая нарушения вас будут проверять постоянно и дотошно. 

Итак, если были выявлены нарушения в сроках хранения документов в организации, то ее руководителю не избежать штрафа в пределах от 500 рублей до 10 000 рублей. ИП придется заплатить сумму до 3 000 рублей, а должностному лицу — до 5 000 рублей.  Прежние денежные взыскания не превышали 300 и 500 рублей. 

Хранение документов — весьма ответственная работа, которую каждой компании нужно выполнять ответственно, ведь в подобных бумагах хранится важная информация о “жизни” организации, ее сотрудниках, налоговых выплатах и т.д. Скачивайте таблицы и всегда помните сроки хранения, тогда никакие штрафы и проверки не будут вам страшны.

Читайте также: изменения проверок малого бизнеса в 2021 году и условия моратория >>