Тайм менеджмент: принципы, методы и приложения 2021 года

О чем вы узнаете:

• Что такое тайм-менеджмент
• 7 главных принципов тайм менеджмента
• Методы Тайм-менеджмента
• Правила тайм менеджмента
• Техники тайм менеджмента
• Лучшие книги по тайм-менеджменту
• Приложения для тайм-менеджмента
• Советы и инструменты тайм менеджмента

Тайм-менеджмент — важная составляющая успешной работы. Управление временем позволяет сократить усилия и время на выполнение задач, но при этом увеличить продуктивность. Достичь максимального результата можно с помощью использования различных техник, о которых мы расскажем в нашей статье. 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет из себя совокупность правил, методов и систем, которые могут помочь человеку рационально использовать свое время. Другими словами, тайм-менеджмент — это способ работать (или выполнять  задачи) более продуктивно и комфортно.

Может быть как личный, который используется по инициативе человека для повышения собственной эффективности, так и корпоративный, который используется руководством для повышения эффективности отдела или всей компании. В нашем случае речь идет скорее о личном управлении временем. 

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать более подробно обо всех возможностях программы Класс365 прямо сейчас >>

Основы тайм менеджмента

Для более правильного применения тайм-менеджмента, стоит рассматривать его как систему, а не список правил. То есть, управление временем состоит из трех понятий, таких как: 

• Принципы (отвечающие на вопрос «Что делать?») — правила и законы. 
• Приемы и техники (отвечающие на вопрос «Как делать?») — более конкретные и применимые на практике способы. 
• Инструменты (отвечающие на вопрос «С помощью чего?») — те приспособления, которые помогут применить какие-либо из техник. 

Задачи тайм-менеджмента

• расставление задач по степени приоритетности;
• распределение задач между членами группы;
• составление наиболее эффективного графика работы;
• повышение производительности труда, а также результатов;
• выявление скрытых временных ресурсов для повышения эффективности работы. 

Цель тайм менеджмента

Целью управления временем является повышение эффективности и достижение максимального результата. 

Тайм менеджмент пример планирования дня 

7 главных принципов тайм менеджмента

Как же правильно управлять временем и с чего начать? Стоит запомнить основные принципы тайм-менеджмента и стараться внедрять их в свою жизнь. 

Принцип 1. Планируйте свои действия

Составление плана дел на ближайшее время (день или неделю) применяется очень часто, ведь понимание, какие именно задачи стоят перед человеком и наглядное их представление очень важно в любой работе.

Для правильного составления плана следует помнить, что делать его необходимо в письменном виде, а не в мыслях. Кроме того, стоит помнить о принципе «слона едят по частям» — то есть крупную задачу следует делить на более мелкие, а также продумать их очередность.

Приучите себя составлять с вечера план действий на следующий день. Это поможет вам быстро приступить к работе с утра.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи, распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи 

Целеполагание идет в паре с планированием. Другими словами, важно формулировать цели и делить ее на задачи, также это носит название «декомпозиция целей». Один из основных способов это сделать — принцип SMART.

Это слово является аббревиатурой из первых букв описания качеств правильно поставленной цели. 

1. Specific — цель должна быть конкретной. 
2. Measurable — измеримой. 
3. Attainable — реально достижимой за установленный период. 
4. Relevant — актуальной, то есть стоит оценить, поможет ли эта задача достичь цели. 
5. Time-bound — ограниченной в сроках. 

То есть цель должна быть максимально конкретной. 

Пример: цель продвижения аккаунта в ВКонтакте.

Неправильно поставленная цель: увеличить количество подписчиков в аккаунте онлайн-магазина. Вряд ли это истинная цель. Как правило, целью является рост продаж.

Правильно поставленная цель: увеличить количество ежемесячных продаж на 30% за ближайшие 3 месяца. 

Данную цель можно разбить на подзадачи: провести анализ целевой аудитории, заказать макет рекламы, настроить таргет-рекламу на целевую аудиторию, создать сценарий общения с клиентами для совершения продажи в личных сообщениях. 

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Фиксировать действия можно с помощью диаграммы Ганта. 

Пример: если целью является строительство коттеджа, то подзадачи могут быть следующими: подготовка площадки для строительства, фундамент, строительство стен, установка крыши, внутренняя и внешняя отделка, коммуникации, благоустройство участка. 

В диаграмме Ганта при этом прописываются не только эти задачи, но и их сроки выполнения и очередность относительно друг друга. При этом становится понятно, какие из задач пересекаются во времени, что даст в этом случае возможность организовать совместную работу нескольких бригад рабочих, чтобы уложиться в максимально сжатые сроки. 

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Необходимо понимать и выделять основную цель, а также двигаться к ней посредством выполнения различных задач. 

Принцип АБВГД (ABCDE)

Для соблюдения данного принципа можно использовать способ АБВГД, где А — это самое важное дело дня, а Д — наименее важное. 

Дело «А» при этом выполняется в первую очередь. В связи с тем, что эта задача может быть самой сложной, как правило, желания это делать у людей нет. Однако, начать следует именно с него (чуть позже мы поговорим про «лягушек»). 

Пример: при оформлении документов для совершения продажи квартиры необходимо связаться с представителями МФЦ для уточнения деталей договора. Как правило, общение с данной инстанцией доставляет данному сотруднику дискомфорт, однако, только выяснение данной информации позволит эффективно построить дальнейший день и избежать ошибок в документах, а также их исправление. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил деление задач на четыре категории. 

1. Срочные и важные, иначе он это называл «Сектор пожара». То есть это те дела, которые нельзя откладывать на потом ни в коем случае. 
2. Важные дела, которые можно сделать чуть позже. Этот сектор является наиболее эффективным, однако не стоит допускать перехода дел в первый сектор. 
3. Срочные и не важные дела, такие задачи отлично подходят для делегирования. 
4. Несрочные и неважные дела можно смело удалить из списка после выявления. 

Нематериальная мотивация сотрудников: виды и примеры, которые работают >>

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Время — это тот ресурс, который не восполняется, именно поэтому необходимо максимально грамотно подходить к его планированию. Высвободить время можно с помощью делегирования, то есть поручения части задач другим людям.

Например, если основная задача на сегодня — проведение успешных переговоров, то поиском билетов для командировки вполне может заняться секретарь, это освободит вам время на подготовку необходимых документов для клиента.

Также не стоит забывать о том, что не нужно соглашаться на выполнение всех задач, которые не относятся напрямую к главной вашей цели. 

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Оглянитесь назад и проанализируйте свой прошлый опыт использования времени. Выявите ошибки и учтите их при составлении нового плана. Вспомните о ситуациях, когда время было потрачено максимально неэффективно. 

Вспомните, в какой момент вы были максимально продуктивны и проанализируйте, что вы сделали для этого в тот момент. 

Например: на прошлой неделе вы заключили минимальное количество сделок. По какой причине? Проведя анализ, вы выяснили, что из-за возвращения напарника из отпуска вы много времени потратили на обсуждение прошедшей поездки, вместо того, чтобы потратить его на обзвон потенциальных клиентов. Соответственно, следует это учесть при составлении плана дня и выделить для общения обеденное время, исключив нерабочие беседы в течение дня. 

Принцип 7. Планируйте отдых

Не стоит забывать об отдыхе, чтобы не «выгореть». Отдых также лучше планировать, это приведет вас к успеху, ведь при полноценном отдыхе вы будете в работе полны сил и энергии, что поможет совершить больше дел. 

Пример: Радислав Гандапас, популярный бизнес-тренер, вносит посещения гольф-клуба в свое расписание. При этом он выделяет их как наиболее важные. Объясняет он это тем, что если этого не сделать, то отдых будет максимально переноситься на более поздний срок, так как создается видимость низкой важности этого мероприятия. 

План у предпринимателя должен быть всегда, это полезная привычка. Поможет в этом, например, сервис Класс365 — программа для постановки и контроля задач сотрудникам. Вы сможете комментировать и обсуждать задачи, следить за активностью, составлять распорядок дня для каждого сотрудника и еще другие преимущества. Ознакомиться со всеми функциями можно здесь >>

Методы тайм-менеджмента

Различные авторы, изучающие вопрос управления временем, как правило, в своих книгах представляют свои личные методы тайм-менеджмента. Ознакомимся с основными из них.

Метод помидора в тайм менеджменте

Франческо Чирилло, автор системы Pomodoro, изобрел ее при подготовке к экзаменам. С помощью этого метода можно сосредоточиться, если внимание быстро переключается на другие задачи. Также это поможет держать под контролем затраченное время на различные задачи. 

Для применения системы понадобится таймер, который следует установить на 25 минут, в течение которых требуется сосредоточиться на выполнении работы. После того, как таймер оповестит об истечении времени, следует отдохнуть 5 минут, после чего повторить процесс заново. После прохождения четырех циклов, то есть суммарно часа работы, следует прерваться на полчаса для отдыха. 

Метод «90 на 30»

Данный метод достаточно популярен, его используют блогеры, предприниматели и литературные критики. Основывается он на исследованиях, говорящих о том, что 90 минут — это наиболее подходящий промежуток времени для погружения в работу. При этом для полноценного отдыха между задачами вполне достаточно 30 минут. 

Суть метода следует из этих данных — выделяется 1.5 часа для продуктивной работы, после которых следует полчаса отдыха. Цикл повторяется, но наиболее важную работу следует планировать именно на первый цикл. 

Метод GTD

Данная аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», и была придумала Дэвидом Алленом, известным тренеров в бизнес-направлении. Какие принципы легли в основу данной системы? 

1. Необходимо записывать все задачи и идеи в Inbox или «Входящих», чтобы они все содержались в одном месте. 
2. Раз в определенный промежуток времени необходимо сортировать задачи по папкам, таким как «Дом», «Рабочие дела», «Список покупок» и прочим. Задачам также присваивается степень важности и дату, когда ее необходимо выполнить. 
3. Периодически требуется чистить папку от уже выполненных задач, неактуальных дел и т.д.
4. После того, как во «Входящих» остались только актуальные задачи и составлен план действий, можно приступить к действиям. Выполняйте быстрые задачи без отлагательств, а сложные, которые можно поручить кому-то другому — делегируйте. 

Метод ZTD

Еще одна аббревиатура, обозначающая Zen to Done, предлагает нам дзен-систему, созданную автором блога о продуктивности. Она несколько отличается от предыдущего метода в сторону простоты. Какие привычки необходимо себе привить, чтобы следовать ZTD?

1. Записывать все задачи и идеи в Inbox.
2. Не откладывать все на потом, стараться обрабатывать информацию во «Входящих» как можно быстрее. 
3. Крупные задачи планировать на неделю, а основные — ежедневно. 
4. Выбирать одно основное дело, которое необходимо выполнить в данный момент времени, придерживаться правила концентрации внимания. 
5. Формировать перечни задач, список должен быть максимально коротким и простым. 
6. Также как в методе GTD, распределять задачи по категориям. 
7. Своевременно подчищайте содержимое Inbox, чтобы избавляться от уже завершенных или неактуальных дел. 
8. Старайтесь ставить максимально простые и краткие цели. 
9. Следуйте распорядку дня, чтобы сконцентрироваться на работе в рабочие часы. 
10. Найдите то, что вам интересно и занимайтесь именно этим. 

Метод 52/17

Данный метод очень напоминает метод 90/30, меняется лишь распределение времени на работу и отдых, то есть 52 минуты посвящается работе, после чего следует 17-минутный отдых. 

Сервис The Muse проводил соответствующее исследование, показавшее, что данное соотношение времени помогает оставаться максимально продуктивным, а также не переутомляться. 

Метод айсберга

Метод, изобретенный Рамитом Сети, американским финансовым консультантом, основывается на способе сохранения информации для дальнейшего использования. Для этого следует сохранять все данные, такие как идеи, статьи, письма и списки в едином сервисе, например, можно использовать Evernote.

Далее вся информация помечается тегами или распределяется по папкам. Пересматривать накопившиеся данные следует приблизительно раз в 1-1.5 месяца, а также при просмотре обдумайте, можете ли вы использовать данную информацию на практике. Если нет — удалите ее или перенесите в архив. Тем самым будет создаваться ваша база полезной информации.

Метод Тима Феррисса

В этом методе сочетаются сразу два правила. Одно из которых — 80/20, достаточно известный принцип Парето, который предлагает 80% задач решать за 20% времени. Оставшиеся 20% задач можно решать в течение оставшихся 80% времени. Второе правило, входящее в метод Тимоти Феррисса — это закон Паркинсона, гласящий о том, что работа занимает все то время, которое было на нее выделено. 

Объединив эти два принципа, получается следующее заключение — для того, чтобы успеть выполнить все дела, требуется не увеличить количество сил и времени, а улучшить концентрацию на работе. 

Метод “Канбан”

Этот метод пришел к нам из Японии. С помощью этой системы можно визуализировать процесс работы, что позволит оценить, какие задачи уже были выполнены, какие выполняются сейчас и какие запланированы. 

Осуществляется это с помощью стикеров или онлайн с использованием приложений наподобие Trello. На реальной или виртуальной доске расчертите таблицу со столбцами «Необходимо сделать», «Делается», «Уже сделано». Далее дела записываются на стикеры и расклеиваются в соответствующие столбцы. 

Метод 10 минут

Как быть, если необходимо выполнить задачу, которую делать очень не хочется? В этом случае можно поставить себе следующее условие: «Я потрачу на это неприятное дело только 10 минут, после чего смогу заняться тем, чем хочется, например, отдохнуть».

В большинстве случаев, по прошествии 10 минут вы продолжите выполнять поставленную задачу, так как втянетесь в работу. 

Метод 4D

Эдвард Рэй, занимающийся вопросами мотивации, создал этот способ для облегчения участи людей, которых пугают списки дел и которые впадают в панику при осознании наличия множества важных дел. 

Писатель уверяет, что ключ успеха в четырех словах на букву D:

1. Do — сделать. Это означает, что если существует какое-либо дело, то не следует откладывать его выполнение, а лучше всего просто сделать его и успокоиться. 
2. Delegate — делегировать. В том случае, когда у вас нет возможности или ресурса, в том числе временного, для выполнения какой-либо задачи, наиболее предпочтительный способ — это передать выполнение дела кому-либо другому, например, вашему помощнику. 
3. Delete — удалить. Существуют задачи, которые не настолько важны, чтобы держать их в списке дел.
4. Delay — откладывать. Бывают случаи, когда задача очень велика по объему, но при этом не является срочной. В этом случае допускается перенос ее выполнения в конец списка, но следует прописать даты, до которых необходимо ее выполнить. 

Для работы по этому методу каждая из задач рассматривается с позиции 4D, а затем происходит переход к обработке следующего дела. 

О ключевых показателях эффективности бизнеса читайте тут >>

Правила тайм менеджмента

Каким правилам стоит следовать, чтобы работать эффективно? Существует несколько вариантов. 

Правило 1‑3‑5

Для того, чтобы использовать время для работы более рационально, можно использовать правило 1-3-5. Применяется оно следующим образом — на один рабочий день необходимо планировать выполнение одного крупного дела, трех дел среднего размера, а мелких дел должно быть пять. Итого в сумме получается 9 дел. Данное правило способствует избавлению от накопившихся задач, при этом избежать переутомления и задержек в сроках выполнения. 

Правило трёх

Данное правило было изобретено Крисом Бейли, который написал книгу «Мой продуктивный год». Оно может подойти тем людям, кто не в состоянии по каким-либо причинам делать 9 дел в ежедневно. 

Автор книги предлагает выбрать три задачи, которые имеют наибольшее значение в этот день, и уделить им наибольшее внимание. При этом не понадобится делать очень много различных дел, что позволит сосредоточиться на главном.

Кроме того, это же условие можно применять и при выборе целей на месяц, год и любые другие сроки. 

Правило двух минут

Данное правило тесно связано с GTD, но может использоваться и отдельно. Суть ее в том, что если перед вами поставлена задача, которая может быть выполнена за две минуты, то необходимо сделать это дело без откладываний прямо сейчас. Это позволит максимально освободить память от раздумий об этом деле. 

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Техники тайм менеджмента

Существует несколько техник, применяя которые, можно добиться значительного успеха. 

Съесть лягушку тайм менеджмент

Такое интересное название метода было изобретено Брайаном Трейси, который проводит лекции по мотивации, а также является автором книг. Под «лягушками» он подразумевает какие-то задачи, которые делать совсем не хочется в связи с дискомфортом, которые они доставляют. То есть, это те дела, которые сделать необходимо, несмотря на нежелание.

Согласно его предложению, утро нужно начать именно с «поедания лягушки на завтрак», то есть сделать все неприятные дела в начале дня, чтобы остаток времени быть в хорошем настроении без ощущения камня на душе. 

Временные блоки

Составление списков дел — это прекрасно. Но у них есть недостаток — отсутствие наглядного представления, сколько времени необходимо затратить на выполнение каждой из задач. На равнозначных строках может содержаться как «Купить молоко», так и «Сделать генеральную уборку во всем доме». Согласитесь, эти два дела совершенно разные как по сложности, так и по времени, которое нужно потратить для его выполнения. 

Для большей наглядности и контроля можно использовать календарь, где выделяется соответствующий временной блок для каждого дела. Это позволит планировать день максимально эффективно. 

Zero Inbox

Данный метод может быть применен одновременно с методом GTD. Изначально его создатель разработал данный способ для работы с электронной почтой, но его можно использовать и для других способов ведения информации, например, обрабатывать документы, заметки и прочее. Основной принцип — папка «Входящие», в которую вносятся дела, должна быть пустой. 

Если следовать системе GTD, то в Inbox постоянно вносятся различные дела. Затем они разбираются, чистятся от лишних и т.д. Если задач поступает очень много, то начинается путаница и можно пропустить действительно срочное и важное дело.

По методу Zero Inbox обработка предполагается сразу по мере поступления. То есть при открытии папки с задачами, необходимо делегировать, удалить или сделать все эти дела, добившись в итоге пустой папки, то есть сразу все обработать. 

При помощь автоматизации процесса можно ускорить этот процесс до максимума. 

Fresh or Fried

Как правило, утром человек способен воспринимать и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем под конец рабочего дня. То есть, если определить, в какой момент вы наиболее продуктивны, то можно запланировать и выполнить максимальное количество или наиболее важные из дел. 

1. Вечером под конец рабочего дня составьте список дел, запланированных на следующий день. 
2. Выделите наиболее важные дела и запланируйте их на утро или на то время, когда вы максимально полны сил. «Лягушки» должны попасть в этот же раздел. Данное состояние мозга называется Fresh. 
3. Остальные, не самые сложные, не самые срочные и достаточно приятные задачи планируются на период Fried, то есть менее продуктивное время, как правило, это вторая половина дня. 
4. Следуйте расписанию дел на следующий день, по прошествии дня составьте новый список. 

Автофокус

Марк Фостер, мастер в области производительности, создал данный метод для творческих людей, которым сложно дается планирование. 

В этом способе можно вести записи задач в случайном порядке, не придерживаясь каких-то правил. Когда список сформирован, просмотрите его и выделите наиболее срочные дела, а затем просто выполните эти задачи.

После выполнения срочных дел можете выбирать на свое усмотрение, а если не доделаете их до конца — впишите эту задачу внизу списка, чтобы в дальнейшем вернуться к ее выполнению. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США, использовал разделение задач на четыре типа. 

1. Важные и срочные дела. 
2. Важные, но не срочные.
3. Неважные, но срочные. 
4. Неважные и несрочные дела. 

При этом, после того, как все задачи будут распределены в какие-то из этих категорий, будет наглядно ясно, какие дела требуют безотлагательных действий, а какие можно делегировать или вовсе убрать из списка задач. 

Хронометраж

Чаще всего среди людей, которые стремятся к продуктивной работе, встречается отслеживание времени на работу. При этом время прокрастинации и серфинга в интернете во время рабочего дня не учитывается. Глеб Архангельский, эксперт в тайм-менеджменте, предлагает использовать метод «Хронометраж». Это помогает оценить распределение вашего времени. 

Для работы в данной технике записывайте все действия, а не только работу над задачей, а также время, потраченное на это дело. Ведите записи в течение пары недель, после чего проведите анализ. Вероятно, вы найдете те дыры, куда утекает ваше полезное время. 

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Самыми известными и популярными книгами в данной сфере являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси. Первый автор является российским представителем сегмента, внедривший систему управления временем в работу крупных предприятий, таких как «Вимм-Биль-Данн» и другие. Книги данного автора — «Тайм-драйв» и «Организация времени». 

Труд второго автора, который мы рекомендуем к ознакомлению — это «Мастер времени». 

Также можно обратить внимание на книги «Жесткий тайм-менеджмент» и «Максимальная концентрация». 

Приложения для тайм-менеджмента

С развитием техники, особенно смартфонов, а также облачного хранения данных, на помощь стали приходить также приложения. 

Trello

Заменяет доску со стикерами электронным вариантом. Было выпущено десять лет назад в 2011 году. Интерфейс интуитивно понятен, заметки предстают в визуально понятном виде, что помогает сориентироваться в делах и понять, какие из них выполнены, какие в режиме выполнения, а какие запланированы на ближайшее или отдаленное будущее. 

Todoist

Позволяет разделять дела по проектам, присваивать теги, писать комментарии, прикладывать файлы. Также можно вести проекты совместно с другими пользователями. Также присутствует трекинг продуктивности, что может дополнительно мотивировать пользователя. Существует также платная расширенная версия. 

Sectograph

Приложение позволяет проанализировать время, затраченное на ту или иную деятельность. Данные представляются в виде круговой диаграммы, где отображаются потраченные минуты или часы на задачу. Есть функции обратного таймера и напоминаний. 

Советы и инструменты тайм менеджмента

Даже следуя идеально подобранному методу можно допустить множество ошибок и не достичь желаемого. Рекомендуется следовать следующим правилам, чтобы добиться максимального результата. 

Фокусируйтесь на главном

Направьте свои силы в моменте только на одну из задач. 

Делегируйте

Не стоит бояться, что кто-то другой выполнит задачу хуже, чем мы. Предоставляя помощникам возможность выполнить неважные, но срочные задачи, вы позволите им получить опыт и работать эффективнее в дальнейшем, а также освободите себе время для других дел. 

Научитесь говорить «нет»

Для того, чтобы позволить себе сфокусироваться на важных задачах, необходимо уметь отказываться от выполнения не важных и не срочных дел. 

Блокируйте раздражители

Отключите на время выполнения дела мессенджеры и другие отвлекающие факторы.

Исключите «пожирателей времени»

Проведите анализ времени, потраченного на выполнение не рабочих задач, например, общение в социальных сетях, ответ на звонок родственника, перекур, просмотр видео на YouTube. Такой анализ позволит вам найти дыры, которые поглощают слишком много времени, которое могло было быть потрачено на решение задач. 

Не делайте несколько дел одновременно

Нам может казаться, что мы многозадачны и выполняем сразу несколько дел, но на самом деле это приводит к постоянному переключению внимания между задачами. При этом эффективность не растет, а снижается, а также приводит к переутомлению. 

Отдыхайте

Все вышеуказанные правила говорят не о том, что необходимо работать как можно больше, а о том, что работать необходимо эффективнее, а планирование позволит вам делать это с комфортом и без переутомлений. Выделите себе время для отдыха, запланировав строгое окончание рабочего дня в определенное время. 

Наведите порядок в электронной почте

Беспорядок в электронных письмах приводит к тому, что мы в поисках нужной информации вынуждены перечитывать каждое письмо по несколько раз. Упорядочите папки и письма, а также настройте фильтры. Поможет создание папок с названиями «Срочные дела», «Идеи для размышлений» и прочие. 

Фильтруйте входящую информацию

Оставляйте только важную и полезную информацию. 

Учитывайте свои биоритмы

Подумайте, в какое время вы наиболее активны и способны на продуктивную работу. Запланируйте максимально важные дела именно на это время. 

Создайте комфортное рабочее место

Подготовьте свое рабочее место так, чтобы не присутствовали отвлекающие детали, такие как скрипящий стул или беспорядок на столе в документах. 

Ограничьте свой перфекционизм

Стремление выполнить все задачи на 100% обречено на провал. Помните, что увлекшись доведением до идеала одного дела можно испортить результат, а также не успеть выполнить никаких из других поставленных задач. 

Контролируйте время

Отслеживайте время работы и отдыха. 

Ставьте дедлайны

Устанавливайте временные рамки для каждой из задач, это позволит рационально использовать ресурсы, а также учиться вовремя останавливаться и переходить к следующему делу. 

Оставляйте запас времени

Закладывайте процент времени на форс-мажорные обстоятельства. 

Заканчивайте задачу раньше срока

Стремление успеть к определенную сроку часто заканчивается опозданием. Старайтесь внутренне поставить себе срок раньше реального, тогда у вас будет шанс закончить до установленной даты или времени или хотя бы вовремя. 

Планируйте время ожидания

Не используйте время впустую. Возможно, пока вы ожидаете автобус или звонок партнера, вы можете выполнить какое-то быстрое дело, например, из категории “важных, но не срочных”.