Как в 2021 году оформлять путевой лист грузового автомобиля + бланк на скачивание

О чем вы узнаете?

• Путевой лист грузового автомобиля: кому и для чего нужен
• Можно ли работать без путевого листа
• Сколько действует путевой лист грузового автомобиля
• Изменения в путевом листе грузового автомобиля 2021 года
• Как заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2021 году
• Форма для заполнения путевого листа
• Бланк и образец путевого листа

Путевой лист грузового автомобиля: кому и для чего нужен

Начнем с того, что все компании, а это могут быть специализированные предприятия или ИП, осуществляющие грузовые перевозки, должны иметь при выезде на рейс подобный документ. Он представляет собой официальную бумагу, на основании которой учитываются все затраты на эксплуатацию в налоговых расходах, также он необходим для учета и контроля работы водителя, для расчета его заработной платы, надбавки за разъездной характер работы, расходы на ГСМ, запчасти, парковку и т.д.

В документе должны быть подробно отражены маршрут, по которому будет совершаться перевозка, состояние автомобиля, результаты медосмотра водителя перед выездом. Напомним, что к грузовым авто относятся транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов. Они делятся на автомобили с прицепом, с полуприцепом, самосвалы, специализированные авто.

Самый популярный вопрос: какие документы должны быть у водителя, кроме путевого листа грузового автомобиля, перед тем, как отправиться в путь? Ответ прост: водительское удостоверение; документы на само транспортное средство; сопроводительные бумаги на товар, который он перевозит; если это особый груз, то специальное разрешение. 

Читайте также: грузоперевозки в 2021 году и какую систему налогообложения выбрать для ИП >>

Кто должен составлять подобный документ

Чаще всего этим вопросом занимаются бухгалтер, диспетчер компании, начальник гаража или другое лицо, которому были переданы данные функции руководителем. В некоторых компаниях это могут быть даже личные секретари начальника. Главное правило: водители к заполнению подобного документа допускаться не должны. Их задача лишь поставить свою подпись, то есть принять машину в работу и сдать ее в конце смены также под расписку.

Иногда путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а сразу на несколько, ведь порой междугородние рейсы длятся весьма долго.

Заполнить любую бумагу быстро и просто поможет программа для составления первичных документов Класс365. Система автоматизации электронного документооборота в одной программе упростит оформление первичных документов, документов для учета склада и продаж. В базе уже есть более 50 готовых шаблонов, а также можно загружать свои. Ознакомиться со всеми возможностями программы Класс365 можно здесь >>

Можно ли работать без путевого листа

Нет, это запрещено законом. Если у водителя грузовика его не окажется, то придется заплатить штраф в размере 500 рублей. Поэтому следует внимательно и ответственно подходить к вопросу своевременного оформления данного документа. Конечно, штраф небольшой, но, кроме него, компания может запятнать свою репутацию и впредь привлечь пристальное внимание контролирующих органов.

Сколько действует путевой лист грузового автомобиля

Все зависит от того, сколько по времени будет длиться рейс и сколько их вообще будет. Более подробно вся информация представлена в таблице ниже.

Также важно отметить, что если во время рейса автомобилем будут пользоваться по очереди несколько водителей, оформлять документ следует отдельно на каждого. Это нужно и на случай внезапной проверки контролирующих органов.

Будет полезно: как интернет-магазину организовать доставку >>

Изменения в путевом листе грузового автомобиля 2021 года

Документ можно составлять в произвольной форме, которая утверждена в компании. Но его придется дополнить, ведь в текущем году появились заметные новшества. Они следующие:

• теперь в документе будет шесть обязательных реквизитов (приказ Минтранса). Это реквизит «Сведения о перевозке», который будет содержать данные о видах сообщения и видах перевозок. К примеру, пригородное, междугороднее или международное; 
• помимо этого, в листе следует указать еще пять реквизитов: номер документа, данные о его сроке действия, о том, кто владеет транспортным средством, информация о водителе. 

А теперь подробнее о новых реквизитах. 

«Сведения о перевозке»

Согласно ФЗ 259, в данном реквизите нужно указать вид сообщения и вид перевозки. Всего их три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Но теперь этого мало и заполнять раздел следует более подробно. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов: 

• стабильная перевозка людей и багажа;
• транспортировка пассажиров и багажа на заказ;
• перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов;
• перевозка для собственных нужд.

«Сведения о транспортном средстве»

В этом разделе обязательно стоит указать марку грузового автомобиля и прицепа, если таковой имеется. Кроме этого, здесь же прописываем данные одометра при выезде на рейс и по возвращении с него. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. 

Отметка о медосмотре и техконтроле

Ужесточили правила и в этом разделе. Теперь за то, в каком состоянии автомобиль, должно отвечать должностное лицо. Оно обязано проверять техническую исправность. Если нареканий нет, то следует поставить отметку, что выпуск на рейс разрешен. Если нет, оперативно решать этот вопрос, например, заменить автомобиль. 

Появились нововведения и в медосмотре водителя. Проверять человека, который работает на грузовом автомобиле, следует как до рейса, так и после него. Делать соответствующие отметки нужно путевом листе. 

Электронная форма журнала регистрации

Вести ее можно будет как в письменной форме, так и в электронной. Если компания выбирает второй вариант, то нужно заверять документ квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге. А при первом варианте нужно помнить, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

В рабочее время для создания поручений работникам и отслеживания статуса работ рекомендуем использовать программу для постановки задач, например, Класс365. Создавайте задачи, назначайте исполнителей, выставляйте сроки для эффективности общей работы. Теперь вы всегда сможете проследить список дел своих подчинённых и при необходимости скорректировать его. Ознакомиться более подробно с широким функционалом программы Класс365 можно здесь >>

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2021 году

Итак, чтобы не запутаться, следуйте нашей инструкции. 

Наименование документа и номер

Здесь прописываем тип транспортного средства, его марку, номер записывают в хронологическом порядке в соответствии с принятой системой нумерации. Ошибок быть не должно, а все данные в случае проверки контролирующими органами должны совпадать. 

Срок действия 

Это раздел включает в себя дату (число, месяц, год), в течение которой разрешается использовать данный документ. Оформить отныне его можно не только на один день, но и на многодневные рейсы.

Собственник ТС

Здесь все зависит от того, кто собственник транспортного средства. Если это организация, то указать стоит наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если это ИП, то подробные данные: ФИО, адрес человека, основной регистрационный номер предпринимателя, контактные данные. 

Информация об автомобиле

В обязательном порядке нужно отразить здесь тип автомобиля, его марку, есть ли прицеп, полуприцеп, государственный регистрационный номер, сведения одометра, сведения о проведенном техосмотре транспортного средства, дату и время выпуска автомобиля на рейс. 

Сведения о водителе

Здесь пишется ФИО человека, дата и время проведенного медосмотра. Второй осмотр после проведения рейса отражают, если такая обязательность есть в законодательстве. Довольно часто она возникает ситуация, когда произошло какое-либо ЧП по вине водителя (к примеру, он был в состоянии алкогольного опьянения) и владельцу бизнеса необходимо это доказать для взыскания денежной компенсации. 

Информация о перевозке

В сведениях о перевозке записывают информацию о видах сообщения и видах перевозок. Заполнять раздел следует подробно, как мы писали ранее. 

Дополнительные реквизиты

Они относятся к необязательным. Они могут включать расход горюче-смазочных материалов, маршрут движения автомобиля, перерасход топлива и т.д. Это позволяет контролировать компании расход бензина, ведь не секрет, что многие водители грешат их “мифическим” перерасходом. 

Автоматизируйте торговлю и склад в удобной программе Класс365, чтобы быстрее и проще решать бизнес-задачи. В одном сервисе вы сможете формировать коммерческие предложения, вести учет товаров, услуг и полноценный складкой учет , работать со счетами, контролировать доходы и расходы, отслеживать статус заказов и многое другое. Имеется и интеграция с интернет-магазином. Ознакомиться с полным списком возможностей сервиса Класс365 можно здесь >>

Форма для заполнения путевого листа грузового автомобиля

Как мы писали ранее, стандартного бланка в этом вопросе нет. Каждая компания разрабатывает свой, главное, чтобы он содержал все необходимые по закону реквизиты. Можно также использовать ранее утвержденные Госкомстатом унифицированные формы № 4-С и 4-П. По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. Проще говоря, если даже авто будет без пассажиров, документ должен быть оформлен. 

Также читайте: выбор лучшего способа организации доставки в 2021 году >>

Бланк и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля в 2021 году

Далее вы можете на примерах разобраться, как заполнять подобный документ. 

Заполненный вариант

Пустой бланк для скачивания форма 4-П >>

Пустой бланк для скачивания форма 4-П >>

Заполненный образец для скачивания >>

Итак, теперь можно с уверенностью сказать одно: заполнять путевой лист грузового автомобиля несложно и довольно быстро, даже принимая во внимания все нововведения 2021 года. В этом вопросе главное помнить, что оформление подобного документа — это прежде всего безопасность ваших сотрудников, которые отправляются на рейс, ведь в путевом листе отображаются все данные технического осмотра автомобиля, медосмотр водителя. Также, своевременно оформляя документ, вы легко сможете избежать штрафов от контролирующих органов.