Журнал учета путевых листов на 2021 год: как вести и образец на скачивание

О чем вы узнаете:

• Для чего нужен журнал учета путевых листов
• Кто обязан вести журнал регистрации путевых листов
• Нормативные основания ведения журнала регистрации путевых листов
• Как выглядит форма журнала учета путевых листов
• Как заполнять журнал учета путевых листов
• Сколько хранится журнал регистрации путевых листов
• Если допустили ошибку в журнале

Учет путевых листов — неотъемлемая часть работы всех организаций, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров. Для этого используется специальный регистрационный журнал, о котором мы расскажем в статье. Также вы узнаете об ответственности за отсутствие регистрационного журнала и сможете скачать образец журнала учета путевых листов.

Для чего нужен журнал учета путевых листов

Все предприятия, которые имеют на балансе ТС могут учесть расходы на обслуживание данной техники. Но законодательство позволяет это сделать только в том случае, если компания может подтвердить осуществленные расходы документально.

Первичными документами являются путевые листы, которые должны быть оформлены в соответствии со всеми требованиями.

Помимо самих путевок, налоговая служба всегда запрашивает журнал учета путевых листов, куда вносят все сведения о каждой поездке и выданных путевых листах. Этот журнал должны иметь все предприятия, у которых на балансе числится транспортное средство.

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, Класс365  имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Попробовать прямо сейчас программу для работы с персоналом Класс365 >>

Кто обязан вести журнал регистрации путевых листов

Т.к. все организации, которые имеют в собственности автомобили, должны выдавать путевые листы водителям, обязательным является и ведение журнала учета путевых листов. Это позволит избежать таких нарушений, как выдача нового путевого листа, когда водитель еще не сдал предыдущий. Также вы сможете контролировать своевременность выдачи каждой путевки.

Путевой лист в 2021 году: все изменения и образцы на скачивание >>

Кто заполняет журнал

По умолчанию за заполнение регистрационного журнала отвечает руководитель компании. Однако это не значит, что запрещается назначение иного ответственного лица и в большинстве случаев руководители передают эту обязанность одному из своих подчиненных.

Для этого необходимо указать в трудовом договоре эту обязанность или издать приказ на основании которого будет назначен ответственный сотрудник.

Какой транспорт учитывается в журнале

В журнале должны быть учтены:

• Легковые автомобили;
• Грузовые автомобили;
• Автобусы;
• Такси;
• Строительная техника.

Для работы с документами советуем использовать программу для заполнения первичных документов, например, Класс365. Она исключает ошибки и ускоряет выписку, благодаря автоматической подстановке данных и созданию документов на основании предыдущих. В базе уже более 50 документов, а также вы можете добавить свои шаблоны. Попробовать прямо сейчас программу для работы с персоналом Класс365 >>

Нормативные основания ведения журнала регистрации путевых листов

В соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ и приказом Министерства транспорта от 18 сентября 2008 года №152, журнал регистрации путевых листов должны вести все компании, которые имеют в собственности ТС.

Ответственность при отсутствии журнала

Журнал учета путевых листов не является первичной документацией и в целом является внутренним документом компании. Законодательством не предусмотрены штрафы за отсутствие журнала регистрации.

Как выглядит форма журнала учета путевых листов

Все компании имеют право самостоятельно разработать журнал учета путевых листов, если при этом будут указаны все требуемые реквизиты. Основой журнала можно взять журнал по форме №8 о котором мы расскажем далее.

Форма №8 или уникальный журнал

Унифицированной формой журнала учета путевых листов является именно форма №8. Этот документ может являться основой для создания уникального документа. 

Обратите внимание, что в случаях, когда путевой лист испорчен, его необходимо приложить к журналу с пометкой “испорчен”, а его номер указывается в общем хронологическом порядке.

Как и большинство регистрационных журналов, он должен быть прошит, заверен подписью руководителя и печатью компании.

Единственный столбец, который может быть не заполнен — гаражный номер автомобиля, т.к. не все компании его получают.

Скачать типовую форму журнала учета путевых листов вы можете тут >>

Как заполнять журнал учета путевых листов

Т.к. регистрационный журнал должен всегда заполняться правильно, мы подготовили для вас инструкцию:

1. В новом журнале обязательно заполняется обложка, где должны быть указаны:
   • Название предприятия и форма собственности;
   • Код ОКПО;
   • Период ведения журнала. Печать на обложке не нужна;
2. На каждой странице журнала есть таблица в которой 9 столбцов. В них указывают:
   • Номер и дата выдачи путевки;
   • Информация о водителе и его табельный номер;
   • Гаражный номер (при наличии);
   • Пункт назначения (указывается в столбце с названием “примечание”);
   • Каждая запись должна быть подтверждена водителем, составителем документа и бухгалтером.

Программа отчетов и анализа продаж Класс365 быстро сформирует для вас подробные отчеты о рентабельности продаж и их анализ, данные о прибылях и убытках, информацию о движении и остатках товаров. Также она позволяет проводить онлайн-мониторинг работы розничных точек и увидеть текущее состояние по кассам. Попробовать прямо сейчас программу для работы с персоналом Класс365 >>

Сколько хранится журнал регистрации путевых листов

Законодательством не предусмотрены сроки хранения журнала учета путевых листов, но несмотря на это, рекомендуем вам хранить его не менее 5 лет, т.к. первичная документация (путевые листы) хранятся именно столько.

Если допустили ошибку в журнале

В случае, если в журнале учета путевых листов была допущена ошибка, исправить ее можно, но важно сделать это правильно. Это связано с тем, что подчистки и несогласованные правки недопустимы.

Правильным способом исправления ошибки будет — перечеркнуть одной тонкой линией ошибочную запись, важно, чтобы ее можно было прочитать после этого. После этого сверху указывается верная информация и правка заверяется подписью, датой исправления и надписью “исправлено”.