Обходной лист при увольнении: образец и как заполнять

О чем вы узнаете:

• Кому и зачем нужен обходной лист при увольнении
• Обязательно ли использовать обходной лист
• Кто должен заверить документ
• За какой срок нужно собрать все подписи
• Заполнение обходного листа: образец
• Как утвердить бланк для сбора подписей
• Как заполнить обходной лист при увольнении
• Что делать, если обнаружилась недостача у увольняющегося сотрудника

Немногие компании обязуют сотрудников при увольнении подписывать обходной лист. Чаще всего такое правило работает на крупных предприятиях. В народе его еще называют “бегунок”, потому что человеку необходимо обойти все прописанные в документе структурные подразделения и получить подпись их руководителей. Из нашей статьи вы узнаете, как заполнять обходной лист и насколько он обязателен.

Кому и зачем нужен обходной лист при увольнении

Объяснить всё довольно просто: чтобы сотрудник отчитался, что у него не осталось никаких материальных ценностей, важных бумаг, паролей, которые принадлежат уже его бывшему работодателю. Также этот документ подтверждает, что все, сданное человеком, было в надлежащем состоянии, например, оргтехника.

Обходной лист включает в себя перечень основных отделов предприятия. Это отдел кадров, бухгалтерия, административно-хозяйственное подразделение, отдел, в котором непосредственно работал сотрудник. Если все в порядке, то проблем не возникнет, и начальники поставят свои подписи, подтверждая, что вопросов к увольняющемуся у них нет.

Стоит отметить, что стандартного бланка обходного листа нет. В любой компании он может быть свой. Главное помнить, что он должен включать в себя название предприятия, дату его составления, данные сотрудника, который увольняется, список отделов, подписи руководителей, которые он должен получить. Оформить подобный лист можно на обычном белом листе бумаги или же фирменном бланке предприятия, строгих правил в этом вопросе нет. 

Составляется лист в одном экземпляре и хранится в архиве предприятия. Сотрудник может попросить себе копию обходного листа. Если в будущем бывший работодатель предъявит какие-либо материальные претензии, человек сможет доказать, что он все сдал и даже получил подписи.

Заполнить любую бумагу быстро и просто поможет программа для составления первичных документов Класс365. Система автоматизации электронного документооборота в одной программе упростит оформление первичных документов, документов для учета склада и продаж. В базе уже есть более 50 готовых шаблонов, а также можно загружать свои. Ознакомиться со всеми возможностями программы Класс365 можно здесь >>

Обязательно ли использовать обходной лист

Нет, совсем не обязательно. Каждая компания решает этот вопрос для себя самостоятельно. Если работодатель хочет быть уверен в том, что его уже бывший сотрудник не унес чего-нибудь ценного с собой, то лучше попросить его заполнить обходной лист. Если нет, то можно разойтись и без него.

Как правило, крупные предприятия всегда используют подобный документ, ведь они располагают большим объемом ценной информации и дорогостоящей техникой. Если вы решили использовать лист, то лучше закрепить это правило в локальном нормативном акте, например, в ПВТР или положении о персонале, чтобы в перспективе ни один сотрудник не мог отказаться от данной процедуры.

Читайте также: как правильно провести ревизию в магазине и посчитать итоги >>

Что делать, если работник все же отказывается

Если обязанность оформлять подобный документ не прописана в нормативном акте предприятия, то заставить сотрудника заполнить его попросту нельзя. Бывают ситуации, когда работодатель даже идет на шантаж, мол, если ты не заполнишь обходной лист, то личные документы мы тебе не выдадим. Это совершенно незаконно, и человек может смело обратиться в трудовую инспекцию с просьбой решить данный вопрос. Если контролирующий орган выявит нарушение, то компания получит административное наказание или даже денежное взыскание.

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать обо всех функциях программы Класс365 более подробно можно здесь >>

Кто должен заверить документ

Это прямое руководство работника, представителя отдела кадров, бухгалтерии, IT  подразделения, охраны труда, службы безопасности и даже библиотеки, если она есть на производстве. Пока все эти люди не распишутся в листе, человек не сможет получить на руки трудовую, медицинскую книжку, заработную плату. Поэтому если такое правило на предприятии есть, работнику выгодно быстрее пройти всех специалистов.

За какой срок нужно собрать все подписи

Определенного временного отрезка нет. Но, как правило, сотрудники собирают все подписи и сдают заполненный документ не позднее дня, когда трудовые отношения считаются расторгнутыми. Повторимся, это в интересах самого работника. 

Заполнение обходного листа: образец

С точки зрения стандартного делопроизводства, документ имеет вполне обычную структуру:

1. Сначала указываем полное название предприятия. Далее название документа; 
2. После нужно прописать ФИО сотрудника, который увольняется, и саму дату его ухода из компании; 
3. Далее в бланке указываются все структурные подразделения, которые должен обойти работник. Напротив каждого из них соответствующий руководитель должен поставить свою подпись с расшифровкой;
4. В завершении ставится подпись руководителя компании, и затем бланк передается на подпись увольняющемуся, чтобы он удостоверил факт того, что получил на руки свою трудовую книжку;
5. В конце ставится дата.

Заполненный образец на скачивание >>

Пустой бланк на скачивание >>

Как утвердить бланк для сбора подписей

То, какие реквизиты будут в бланке, решает исключительно руководитель компании. Свое решение он должен зафиксировать в распорядительном документе, заверенном его подписью. Единая типовая форма такого приказа законодательно не определена, поэтому приказ издается за подписью руководителя в произвольной форме. Чтобы обходной лист был правильным, советуем в нем прописать: 

• подробную информацию о работодателе: название, ИНН, КПП и ОКПО;
• название документа;
• номер приказа и дату его издания;
• цель использования обходного листа;
• текст решения работодателя, например: утвердить бланк листа для сбора подписей; 
• должность руководителя, его подпись; 
• ФИО и подписи лиц, которые ознакомились с данным приказом.

Собрать быстро и просто аналитику продаж поможет специальная программа Класс365. Система отчетов отображает эффективность всех бизнес-процессов и может сформировать данные о рентабельности продаж, прибылях и убытках, движении и остатках товара, а также предоставляет анализ продаж. Более подробно о возможностях программы Класс365 для вашего бизнеса вы можете узнать здесь >>

Как заполнить обходной лист при увольнении

Как только сотрудник получит на руки обходной лист, ему следует сдать все  материально-технические ценности, которыми он пользовался в ходе работы, документы, предоставить все пароли, которыми он располагает, контактами клиентов (если таковые имеются). Далее нужно обойти все структурные подразделения, которые указаны в листе, получить подписи их руководителей.

После выполнения всех этих действий, нужно обходной лист вместе с заявлением об увольнении отдать руководителю компании, который также должен поставить на нем свою подпись. Далее работник сможет на руки получить все причитающиеся ему документы, денежные выплаты, куда входят выходное пособие и другие дополнительные выплаты, оговоренные с руководителем.

Узнайте актуальный список документов при увольнении и какой штраф за невыдачу >>

Что делать, если обнаружилась недостача у увольняющегося сотрудника

Да, бывают и такие ситуации. Для работодателя это хорошо, он сможет потребовать вернуть все необходимое от работника, а вот ему придется объясниться и возместить недостачу. Также руководитель может потребовать написать объяснительную и назначить дисциплинарное взыскание (с внесением соответствующей записи в трудовую книжку).

Если стороны в этой ситуации смогут договориться, то чаще всего все решается мирно. В противном случае дело может дойти до суда. Но в этой ситуации закон почти всегда встает на сторону работодателя, ведь он будет считаться потерпевшей стороной. Именно поэтому к заполнению обходного листа следует относиться внимательно обеим сторонам.

Внедрять обходной лист в своей компании или нет — решать только владельцу бизнеса. Но лучше, конечно, чтобы он был. Сотрудников много, не упомнишь, у кого, какой объем работы, сколько техники он использовал и какие документы у него на руках. Обходной лист позволит разобраться во всем этом вместе с представителями других отделов и в случае чего требовать от увольняющегося компенсации.

Это интересно: всё об увольнении по соглашению сторон >>