Участие в тендерах: как подать документы и советы для начинающих

О чем вы узнаете:

• Определение тендера простыми словами
• Какие лица допускаются к участию в тендерах
• Какие бывают тендеры
• Как участвовать в тендерах: алгоритм действий
• Как участвовать в тендерах начинающему
• Где найти опубликованные тендеры
• Что делать, если вы решили отказаться от участия в тендере
• Советы и основные ошибки

Определение тендера простыми словами

Прежде чем дать внегласное определение вышеупомянутому термину, отметим, что на сегодняшний день российское законодательство не дало четкой формулировки понятию “тендер”. 

Определение тендера чаще всего встречается в закупочной сфере. Понятие «tender» при переводе на русский язык означает «предложение». Соответственно, тендером называют торги на конкурсной основе. 

Происходит это по следующему общему сценарию: 

• у каждого тендера есть заказчик, который прописывает определенные условия на приобретение тех или иных товаров и услуг;
• в свою очередь ряд исполнителей-поставщиков, учитывая все выдвинутые условия, предлагают варианты;
• заказчик выбирает самое выгодное предложение и заключает с поставщиком договор на предоставление услуг или приобретение партии товаров.

Программа отчетов и анализа продаж Класс365 быстро сформирует для вас подробные отчеты о рентабельности продаж и их анализ, данные о прибылях и убытках, информацию о движении и остатках товаров. Также она позволяет проводить онлайн-мониторинг работы розничных точек и увидеть текущее состояние по кассам. Ознакомиться более подробно со всеми функциями программы Класс365 можно здесь >>

Какие лица допускаются к участию в тендерах

Согласно 44 и 223 Федеральным Законам РФ к участию в торгах допускаются индивидуальные предприниматели, юридические лица, физические лица.

Ряд ограничений для физических лиц

В некоторых случаях недостаточно собрать полный пакет документов и полностью соответствовать условиям заказчика. Рассмотрим ряд ограничений, при которых физическое лицо не сможет принимать участие в аукционе:

• если речь идет о закупках для субъектов в сфере малого предпринимательства. В данной ситуации смогут претендовать на победу лишь компании и индивидуальные предприниматели;
• требование наличия лицензионных документов с учетом профессиональной сферы деятельности (телевидение или охранная деятельность в частном порядке). В соответствии с действующим законодательством физические лица не имеют права на получение лицензии;
• для участия в аукционе поставщику необходимо являться действующим членом саморегулируемой организации (СРО). Данное условие чаще всего выдвигается при объявлении тендера на строительство (для заключения контракта на сумму свыше 3 миллионов рублей), проектирование и инженерные изыскания. Главная проблема состоит лишь в том, что стать членом саморегулируемой организации могут индивидуальные предприниматели и юридические лица.

Читайте также: порядок регистрации ИП в 2021 году >>

Какие бывают тендеры

В зависимости от организатора

С учетом действующих Федеральных Законов на территории РФ, а именно 44 и 223-ФЗ РФ, тендеры можно разделить на 3 основных типа: 

• государственные;
• корпоративные;
• коммерческие.

Государственные тендеры (44-ФЗ)

Осуществление государственного аукциона проводится на основании 44-ФЗ. Здесь в роли заказчика выступают бюджетные и муниципальные предприятия, государственные учреждения. Для ясности приведем пример: государственной больнице необходимо в определенный срок произвести замену оборудования, учреждение ищет производителя-поставщика, который на выгодных условиях предоставит качественный и приемлемый по цене инвентарь.

В случае объявления торгов на проведение капитального ремонта многоквартирного дома в силу вступает постановление Правительства РФ №615 от 01.07.2016 г. , в котором говорится о правилах привлечения подрядчиков к осуществлению работ по капитальному ремонту.

РТС тендер: аукцион с участием государства (223-ФЗ)

Данный вид торгов могут проводить предприятия, которые частично или полностью являются собственностью государства. К таким предприятиям могут относиться энергетические, нефтяные, газовые компании. В случае проведения торгов в силу вступает 223-ФЗ, а также внутренние положения о закупках предприятия. 

Коммерческие аукционы (135-ФЗ)

Тендеры такого типа могут объявляться любой некоммерческой организацией. Закупки в данном случае регулируются с учетом положений кампании, гражданского кодекса и 135-ФЗ, который гласит о защите конкуренции. 

По характеру проведения

Данную подгруппу аукционов делят на 2 категории: 

• конкурентные торги;
• неконкурентные торги.

Конкурентные 

Для проведения конкурентных торгов подходит ряд мероприятий:

• конкурс (формат также может разниться от закрытого конкурса с ограниченным количеством участников до открытого конкурса). Самый оптимальный вариант для проведения конкурса — в качестве главного предмета тендера является объект высокой технической сложности;
• аукцион — формируется в случае, когда цена является основополагающим критерием торгов. В условиях конкуренции любой из участников может вносить определенные поправки в свою ценовую политику, полагаясь на данные о ценах других участников. Аукцион можно провести как в очном, так и в электронном формате;
• осуществление запроса котировок — оперативный тендер. Оперативность обусловлена небольшой суммой самих торгов;
• осуществление запроса предложений — тип аукциона, где подробному рассмотрению подвергается не только финансовая составляющая, но и соответствие требованиям квалификации;
• переговоры на конкурентной основе — такой тип аукциона называют свободным за счет того, что осуществление окончательного выбора предоставляется организатору-заказчику.

Неконкурентные

Неконкурентным аукционом называется осуществление закупок непосредственно у одного исполнителя-поставщика. Данный тип закупок действует на основе статьи № 93 ФЗ-44.

Полностью автоматизировать процесс ведения Книги Учета Доходов и Расходов в электронном виде позволит сервис Класс365. КУДиР заполняется автоматически за счет учтенных в системе первичных документов по доходам и расходам (включая зарплаты сотрудников, страховые взносы и чеки). Сформировать книгу можно в любой момент с любого устройства. Ознакомиться более подробно с полным списком возможностей программы Класс365 можно здесь >>

По количеству этапов

Торги бывают одноэтапные и двухэтапные. Рассмотрим основные отличия.

В одноэтапных торгах заказчик осуществляет подведение итогов, руководствуясь лишь заявленными предложениями. В рассмотрение не берется возможность встречи с участниками торгов, то есть исполнителями.

В другом случае определение исполнителя, с кем будет заключен договор, осуществляется в два этапа. На первом этапе заказчик из всех заявок исполнителей выбирает наиболее интересные и рентабельные предложения, тем самым формируя группу финалистов для второго уровня.

На втором этапе лидеры при необходимости дорабатывают предложения и уже из небольшой группы исполнителей заказчик формирует итоговый результат с окончательным триумфатором тендера. 

Как участвовать в тендерах: алгоритм действий

Итак, для того, чтобы принять участие в торгах по государственным закупкам, необходимо:

1. Осуществить регистрацию на одной из интернет-площадок. Рекомендуем заблаговременно обзавестись электронной подписью для оперативного заключения сделок и подписания договорной документации;
2. Тщательно проанализировать все представленные на портале заказы. Для ускорения процесса настройте в фильтрах необходимую сферу профессиональной деятельности и ваш регион;
3. После того, как все-таки вами были найдены необходимые торги, досконально изучить всю прилагающуюся к ним документацию. Ознакомьтесь с перечнем условий и типом услуг, которые запрашивает заказчик, обратите внимание на техническое задание к тендеру;
4. Если все выдвинутые условия вам подходят, формируйте и направляйте заявку на участие в тендере. В определенных случаях для участия организатор запрашивает пакет документов от исполнителя — стандартная процедура. Перечень необходимой документации может варьироваться в зависимости от типа торгов и требований заказчика;
5. Старайтесь избегать участия в тендерах, которые проводятся на основе осуществления запроса котировок, а также предложений. В таком случае договор будет заключен с тем исполнителем, который первоначально выставит самую низкую цену на свои услуги.
   Участвуйте в торгах. При условии, что торги проводятся в виде аукциона, регулярно отслеживайте ценовую политику конкурентов и, исходя из полученных данных, формируйте свой прайс;
6. Если вы победили, обязательно пройдите процедуру согласования контрактной документации с заказчиком;
7. Подпишите контрактную документацию.

Автоматизируйте торговлю и склад сразу в одной удобной программе Класс365, чтобы быстрее и проще решать бизнес-задачи. В одном сервисе вы сможете формировать коммерческие предложения, вести учет товаров, услуг и полноценный складкой учет , работать со счетами, контролировать доходы и расходы, отслеживать статус заказов и многое другое. Имеется и интеграция с интернет-магазином. Ознакомиться с полным списком возможностей Класс365 можно здесь >>

Осуществление поиска тендера или как участвовать в тендерах начинающему

Когда вы дебютируете в роли участника-исполнителя в тендере, то специалисты рекомендуют в качестве первых шагов использовать платформу с государственными закупками. Поисковые операции торгов осуществляют Единой Информационной Системе (ЕИС), Заказ РФ и прочих онлайн-ресурсах в сети Интернет.

Организаторы в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ для МСП обязательно публикуют тендеры в ЕИС и определяют одну из восьми федеральных электронных платформ, на которой проведут торги: Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг, НЭП, ZakazRF, Lot-online, ТЭК-Торг, ЭТП Газпромбанка. 

Полезно: регистрация ООО и инструкция по открытию предприятия в 2021 году >>

Оформление электронной подписи

Как упоминалось ранее, для участия в тендерах каждому из участников необходимо оформить электронную подпись. Разберемся, какая подпись и в каких условиях необходима исполнителю.

Существует квалифицированная электронная подпись (КЭП) для участия в торгах. Данный тип подписи возможно получить в специализированном аккредитованном удостоверяющем центре. Получение подписи данного образца отлично подойдет для сферы малого и среднего бизнеса, а также для компаний в области предоставления услуг по капитальному ремонту многоквартирных домов.

КЭП первоначально оформляется на директора фирмы, а затем при необходимости формируются специальные доверенности на сотрудников компании.  

Также есть квалифицированная электронная подпись для участия в торгах и коммерческих закупках. Коммерческие закупки проводятся на базе коммерческих электронных площадок. Непосредственно каждая платформа выдвигает индивидуальные требования к электронной подписи, например: платное OID-расширение, обращайте на это внимание.  

Как получить аккредитацию на электронных площадках

Для получения единовременной аккредитации на 8 электронных торговых платформах, необходимо зарегистрировать компанию в Единой Информационной Системе.

Если речь идет о коммерческих аукционах, то подробно ознакомьтесь с правилами самой электронной торговой площадки. В некоторых случаях (если это платная коммерческая платформа) вам могут предложить внести определенную сумму за участие в тендерах, госзакупках и электронных торгах.   

Открытие специального счета и перевод денег

Согласно 223-ФЗ для малого и среднего предпринимательства необходимым условием для участия в государственных закупках и тендерах является финансовое обеспечение заявки. Данная залоговая сумма является подушкой безопасности для организатора тендера на случай отказа победителя от подписания контрактной документации.

Обратите внимание, что при отказе от внесения необходимой суммы обеспечения заявки, ваше участие в тендере будет невозможно. 

Специальный счет необходим участнику для внесения на него той самой суммы для обеспечения заявки. Спецсчет возможно открыть в любом из банковских предприятий из перечня банков из постановления Правительства РФ от 13.07.2018 г. После открытия счета в банковской организации данные автоматически переносятся в личный кабинет электронной торговой площадки, которая направляет запрос в банк для сверки наличия необходимой суммы обеспечения заявки на участие в тендере.  

Чтобы принять участие в коммерческих аукционах, необходимые денежные средства переводят на счет торговой платформы с использованием реквизитов до подачи заявки. 

При формировании заявки внимательно изучите условия к составу документа. которые выдвигает заказчик тендера. 

Алгоритм подготовки и подачи заявки

Аукционы проводятся в электронном и бумажном формате. Фактически все аукционы по 44-ФЗ и закупки среди малого и среднего предпринимательства (223-ФЗ) проводятся в электронном формате.

При условии проведения закупок в бумажном формате заявка составляется на бумажном носителе и направляется по почте либо передается заказчику в личном порядке. 

Чтобы подать заявку на участие в электронных торгах достаточно сформировать ее на электронной торговой площадке.  

Проведение процедуры торгов

Процедура торгов возможна только в случае проведения аукциона. Тогда все участники в определенное время подключаются в зал для проведения аукциона на базе электронной торговой площадки и выдвигают определенную цену.

Определенного временного промежутка на проведение торгов не существует. Победителем назначается тот исполнитель, который выставил наименьшую цену сделки. 

Если вы участвуете в торгах через запрос котировок или предложений, то изменить цену в процессе тендера невозможно. В документации прописывается окончательная сумма, за которую вы готовы выполнить условия заказчика.

Когда заключается контракт

По результатам проверки всех поданных заявок заказчик вывешивает протокол с итогами, в котором прописан победитель.

В случае победы вы подписываете договор в срок, который прописан в условиях закупки. 

Важно! Если вы не внесете финансовое обеспечение заявки своевременно, то ваша победа будет аннулирована, вы будете внесены в реестр недобросовестных поставщиков и, как следствие, не сможете принимать участие в тендерах на протяжении 2 лет.

Автоматизируйте складской учет и программу управления складом в удобной программе Класс365. В одной программе с любого устройства вы можете работать с товаром, возвращать и резервировать товар в два клика, проводить инвентаризацию, переводить внутренние заказы напрямую к поставщику и многое другое. Более подробно о возможностях программы Класс365 вы можете узнать здесь >>

Где возможно найти опубликованные тендеры

Перечень электронных ресурсов, на которых заказчики выставляют предложения об участии в тендерах:

• ЕИС (akupki.gov.ru);
• федеральные ЭТП;
• коммерческие ЭТП.

Узнайте, как открыть расчетный счет для ИП: пошаговая инструкция и обзор предложений банков >>

Что делать, если вы решили отказаться от участия в тендере

Случаются ситуации, когда поставщику необходимо отозвать заявку на участие в торгах. Если решение принято до начала торгов, пакет ваших документов не вскрыт, то сформируйте и отправьте уведомление об отзыве заявки на участие оператору ЭТП.

Если вы подавали заявку на участие в торгах в режиме реального времени, сформируйте письмо в произвольной форме с отказом от участия на имя организатора тендера. 

Советы и основные ошибки

Одной из распространенных ошибок начинающих участников является подкрепление слишком большого пакета документации, сверх тех, что были указаны в требованиях.

Совет: изучайте внимательно перечень необходимой документации и прилагайте к заявке только то, что просит организатор. В противном случае велик риск того, что большое количество ненужных документов сочтут за вашу невнимательность к изучению требований.

Многие в спешке погружаются в изучение технического задания и как итог: уходят в минус или просто остаются без прибыли в нуле, так как условия оказываются невыгодными.

Совет: внимательно изучайте документы по закупке, в частности, техническое задание. В случае победы вы будете обязаны выполнить условия контракта, даже если он будет абсолютно невыгодным;

Многие предприниматели забывают включить в стоимость НДС.

Совет: если не брать в расчет НДС, то вы заплатите примерно 5 часть от всей стоимости контракта в общую систему налогообложения;

Часто просрочивают крайний срок подачи заявки на участие.

Совет: подавайте заявку за несколько дней до крайних сроков.