Методы оценки персонала: пошаговая инструкция оценки персонала

О чем вы узнаете:

• Зачем и когда нужно оценивать персонал 
• Как оценивают персонал
• Какие есть критерии оценки персонала
• Методы оценки персонала
• Пошаговая инструкция оценки персонала
• Кто проводит оценку
• Подводные камни оценки персонала

Качественная работа организации напрямую зависит от работы персонала. Для того, чтобы обеспечить компанию прибылью и развитием, следует обеспечить хорошее выполнение сотрудниками своих трудовых задач. Для того, чтобы проанализировать, насколько хорошо работает штат, применяется оценка персонала. Как и кто это должен делать, вы узнаете из этой статьи. 

Зачем и когда нужно оценивать персонал

Ведение бизнеса включает в себя не только организацию работы, успешные продажи, учет расходов и доходов, но также и оценку эффективности работы персонала и компании в целом. 

При анализе общей работы организации руководство может получить данные о правильности или ошибочности выбранного пути развития. Если же рассматривать только оценку результатов деятельности сотрудников, то целью этого процесса может являться, например, определение необходимости смены кадров или рокировка работников между должностями (при наличии их согласия и соответствия трудовому кодексу).

В случае рокировки, подразумевается не только повышение (иногда с предварительным обучением) увеличение зарплаты и прочее, но и перемещение специалистов на другие должности по горизонтали с целью получения максимальной эффективности работы конкретного сотрудника. 

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Попробовать все функции  программы Класс365 прямо сейчас >>

Для того, чтобы осуществить такую кадровую перестановку используется оценка персонала, их аттестация, что позволяет выявить работников, психологические или профессиональные качества которых не соответствуют занимаемой должности. После такого анализа сотруднику может быть предложена другая вакансия, однако, чаще предлагается расторжение трудового договора. 

Также цели при проведении анализа эффективности работы сотрудников можно разделить на три категории: 

• Мотивационная. В данном случае целью является побуждение персонала улучшить результаты своей трудовой деятельности, то есть когда сотрудники знают, эффективно ли они работают, они начинают осознавать свой потенциал;
• Административная. Цель в данном случае — это определить место сотрудника в компании, например, решить вопрос с нахождением его на текущей должности, расторгнуть договор, предложить занять другую вакансию, изменить условия труда, например, увеличить зарплату;
• Информационная. Целью является получение данных о работниках, чтобы в будущем проанализировать полученную информацию и понять, насколько верно был избран путь развития компании и метод руководства. 

Большое значение имеет объективность оценки. Если сотрудники заметят нарушения в анализе или намеренное занижение или завышение данных, а также грубые ошибки в оценке, это может существенно снизить их мотивацию. Если же они, напротив, будут уверены, что их оценивают честно — это даст дополнительный стимул развиваться и приносить высокие результаты организации, в которой они работают. 

Если речь идет о сотрудниках, работающих в сфере продаж, то такой анализ поможет оценить амбиции персонала и понять, кто нацелен на высокие продажи, а кто просто «просиживает» рабочее время. 

Итак, подведем итог, какие же задачи стоят в случае оценки и контроля работы сотрудников?

• Возможность разработать актуальные для коллектива программы повышения квалификации персонала, что поможет сократить затраты на обучение;
• Оценить текущие профессиональные качества и потенциал каждого из работников, что поможет определить траекторию его дальнейшего роста в компании и снизить риск назначения на руководящий пост того человека, который не подходит для управленческой должности;
• Поможет составить бюджет на обучение сотрудников;
• Даст возможность организовать взаимодействие между руководством и штатом подчиненных, наладить обратную связь, поможет улучшить общий эмоциональный климат в организации;
• Мотивирует сотрудников, дает уверенность в объективной оценке их труда. 

В каких случаях проводится оценка персонала?  Возможны три ситуации, когда проводят такие работы, о которых мы поговорим подробнее чуть позже.

• Разовая оценка. Она проводится в том случае, когда перед руководством стоит вопрос, требующий взвешенного решения;
• Плановая оценка. Крупные компании, а также госорганизации часто проводят такие мероприятия, иногда это регулируется на уровне законодательства;
• В случае реорганизации. Если компания находится в кризисе, например, прибыль упала до критических показателей, то для спасения бизнеса необходимы изменения. В этом случае такая оценка поможет проанализировать текущее положение дел и найти наиболее эффективные методы реорганизации. При такой проверке могут оценивать как группы сотрудников, так и выборочных работников. 

Кроме оценки лиц, с которыми уже заключен трудовой договор, применяется также оценка потенциальных работников во время прохождения собеседования. Как правило, первый этап проводит HR-менеджер. Проверить достоверность полученных от соискателя данных не всегда возможно, поэтому в этом случае информация носит скорее ознакомительный характер. 

Специальные программы, такие как Класс365, упростят сбор аналитики и отчетности продаж в компании. Встроенная система отчетов отображает эффективность всех бизнес-процессов и формирует отчет о рентабельности продаж, прибылях и убытках, движении товара и его остатках, а также предоставляет онлайн-монитор работы розничных точек и контроль остатка и движения денежных средств. Попробовать все функции  программы Класс365 прямо сейчас >>

Как можно оценивать

Можно выделить несколько видов оценки, опираясь на различные критерии. 

По занятости

Первый критерий, по которому оценка персонала подразделяется на несколько видов — это занятость. 

Оценка текущего персонала

Чтобы проанализировать эффективность работы сотрудников, с которыми у организации заключены трудовые договора, проводится аттестация. Проще говоря, целью такой оценки является получение ответов на два вопроса. Первый из них — «Выгодно ли компании сотрудничество с данным работником?» Второй вопрос — «Превышает ли прибыль, которую приносит данный сотрудник, траты на него, например, на выплату ему заработной платы и уплату взносов в фонды?» 

Ответы на эти вопросы рассматриваются, в зависимости от ситуации, в долгосрочной или краткосрочной перспективе. Такой анализ очень помогает принять решение, когда требуется сократить штат, либо если компания запускает новое направление и стоит вопрос о назначении кого-то из сотрудников на руководящий пост или найме на эту позицию нового сотрудника.  

Оценка при трудоустройстве

Данный вид оценки несколько отличается от оценки уже работающего персонала. Если во втором случае можно объективно оценить показатели, например, прибыль, которую организация получила вследствие сотрудничества с этим человеком, то оценка соискателей происходит только с его собственных слов о себе, а также со слов тех, кто может дать какие-либо рекомендации.

Часто используется запрос на прошлое место работы. Однако, помимо того, что соискатель может преувеличить свои положительные качества и умолчать о недостатках, также встречаются и ложные отзывы на качество его работы.

Например, соискатель может указать телефон знакомого, сообщив при этом в резюме, что по данному номеру можно связаться с его бывшим руководителем. 

Одним словом, анализ соискателей это, своего рода, лотерея. Профессиональные HR-менеджеры могут определить психологический портрет потенциального сотрудника, но это не дает гарантий. В связи с этим, рекомендуется составить четкий список критериев для поиска кандидата. 

По регулярности

Оценка персонала делится на два основных вида относительно частоты их проведения. Это может быть как разовый анализ, так и тот, который проводится регулярно, то есть плановый. 

Плановая

В данном случае оценка проводится по заранее известному графику, например, раз в год или в несколько лет. 

Используется такое мероприятие с целью оценить текущее положение дел в компании относительно персонала и его работы, составить план развития, скорректировать существующую стратегию управления.

Также такая оценка помогает понять, как распределять в будущем сотрудников по имеющимся должностям и подготовить план их продвижения по карьерной лестнице. 

Для сотрудников такая оценка также может быть полезна. С помощью анализа своих знаний и соответствия занимаемой должности на данный момент они смогут осознать свои пробелы, наметить план развития, понять, какие вопросы стоит изучить и как подготовиться к работе, чтобы полностью соответствовать своей должности и, возможно, получить повышение в будущем. То есть такая аттестация может дать персоналу мотивацию.

Разовая

В том случае, если перед руководством стоит какая-либо важная управленческая задача, например, компания находится в кризисной ситуации и требуется сокращение штата сотрудников, может потребоваться срочная разовая оценка текущего положения дел в кадрах. 

После проведения такого анализа есть  возможность оценить, какие из сотрудников приносят компании прибыль, а какие — убыток,. 

Недостатком такой оценки является их статичность, то есть невозможность увидеть положение дел в динамике.  

Например, у какого-то из работников может быть хороший результат, но при этом, если посмотреть в динамике, то будет очевидно, что он давно не развивается и его потенциал не используется, то есть он не получил никаких новых навыков и не улучшил свои показатели за последние несколько лет. 

При этом у другого сотрудника может быть результат ниже, но при этом он может сильно увеличиться за последнее время, то есть это может говорить о том, что в дальнейшем он может принести больше пользы компании, чем первый рассматриваемый специалист. 

По способу

Также методы оценки можно разделить на несколько типов по тому, как именно они проводятся, то есть каким способом. Проводить ее могут вручную, а также с применением специализированных программ и сервисов. 

Ручная

В том случае, когда выбирается ручной метод проведения оценки, это подразумевает личное взаимодействие проверяемого с проверяющим. Например, это может проходить в форме беседы, устных или письменных вопросов (анкетирование), которые в дальнейшем проверяются специалистами. 

Такой метод оценки имеет свои недостатки. Например, могут быть допущены ошибки из-за невнимательности. Также играет роль человеческий фактор, то есть есть риск отсутствия объективности и влияние личных предпочтений или неприязни. 

Особенно такие недостатки проявляются, если оценку проводит сотрудник компании, даже если он является руководителем. Для таких целей лучше привлекать сторонних специалистов, которые будут более объективны в своем мнении. 

Автоматизированная

Когда для проверки и оценки сотрудников используется автоматизированный способ, это производится с помощью тестирования, результаты которого проверяются автоматически. Также можно применять электронные эмуляторы ситуаций. 

Плюсы такой проверки — это объективность, то есть исключается человеческий фактор и искажение данных. Тем не менее, некоторые показатели изменить автоматически трудно или невозможно. 

Для отслеживания продаж отлично подойдет CRM-система от Класс365 — это полноценная программа для работы с лидами и сделками, клиентами, поставщиками и другими контрагентами. Сегодня это один из немногих сервисов для бизнеса, позволяющий работать со складом, CRM, кассой, закупками и аналитикой в рамках одной программы, без необходимости привлечения IT-специалистов и покупки серверного оборудования. Попробовать все функции  программы Класс365 прямо сейчас >>

Какие есть критерии оценки персонала

С помощью критериев оценки можно понять, удовлетворена ли организация работой сотрудников. Критерии можно разделить на четыре категории: 

• Деловые — такие как организованность, наличие инициативы, ответственность;
• Профессиональные — сюда относятся качества работника как специалиста в своей сфере работы, его знания, опыт, навыки, умения;
• Морально-психологические — то, насколько устойчивой психикой обладает сотрудник, насколько он честен, объективен в самооценке, адекватно ли воспринимает критику;
• Специфические — прочие критерии, которые не подходят под первые три категории. К ним можно отнести, например, личные качества, авторитет сотрудника, медицинские характеристики, то есть его здоровье, харизму. 

При проведении аттестации сотрудников важно придерживаться некоторых условий оценки. Сюда можно отнести несколько правил: 

• Оценка должна быть объективна. Влияние человеческого фактора должно быть сведено к минимуму, чтобы обеспечить наиболее реальный результат. 
• Процесс проведения оценки не должен мешать работе и доставлять сотрудникам неудобств. 
• Аттестация должна быть достоверна и надежна. 
• Результаты должны быть доступны как руководителю и специалистам, проводящим анализ полученных данных, а также самим сотрудникам, которых оценивали. 
• Вниманием должны быть удостоены не только профессиональные качества работников, но также и взаимодействие между сотрудниками, а также их неформальные отношения. 

Если оценка будет проведена качественно, то результаты позволят повлиять на эффективность работы организации в целом. 

Методы оценки персонала

Существуют различные методы, с помощью которых можно оценивать сотрудников, то есть выставлять «оценки». 

Количественные методы

К этой категории можно отнести те методы, которые позволяют произвести подсчеты чего-либо. Такие методы наиболее точно отражают информацию. 

Балльная оценка

В этом случае при прохождении аттестации сотрудник получает некоторое количество баллов за выполнение каждого из заданий, после чего полученные результаты складываются для получения общего итога. Применять этот способ можно в рамках различных временных периодов, например, года работы, квартала или месяца. 

Балльно-рейтинговая оценка

Метод выставления баллов можно модернизировать и составить по итогам рейтинг среди анкетируемых сотрудников. С помощью такого списка можно отсеять сотрудников, получивших низкие результаты, например, если требуется сокращение штата. 

Также можно выделить простую классификацию и оценку KPI. 

В первом случае составляется рейтинг сотрудников согласно какому-то показателю, где в начале списка стоит лучший сотрудник, а в конце — худший. Такой метод можно использовать для поиска решения какого-то конкретного запроса. 

Как правило, это используется в совокупности с другими способами оценки. 

Например, можно проранжировать менеджеров по продажам, учитывая количество продаж, совершенных ими за месяц или сумму, на которую были заключены сделки. 

Второй метод — KPI, применяется в оценке чаще всего. Заключается он в составлении списка задач для сотрудника в начале отчетного периода, например, месяца, а по его завершении оценивается, насколько процентов задачи были выполнены. От результатов выполнения этого плана зависит заработная плата сотрудника. 

Например, если зарплата менеджера по продажам при 100% выполнении плана — 100 тысяч рублей, а план — 10 продаж, то в случае совершения 7 продаж данный сотрудник получит 70 тысяч рублей. 

Все о KPI магазина: ключевые показатели эффективности тут >>

Качественные методы

Такие методы оценки известны еще под названием «описательные», то есть в этом случае не применяются количественные показатели. 

Матричный метод

Выделяется показатель, являющийся эталоном, после чего с ним производится сравнение качеств работника. Такой эталон должен быть выбран для каждой должности. 

Групповая дискуссия

В ходе беседы, в которой принимают участия работники в рамках одной группы (например, все программисты), сотрудники обсуждают свои результаты работы. Также в дискуссии принимают участие эксперты. 

Анкетирование

Часто применяется при оценке соискателей при приеме на работу. В анкету могут быть включены стандартные вопросы, такие как опыт работы, образование, навыки и прочие. 

Описательный метод

Описание достоинств и недостатков сотрудника в форме повествования. Чаще всего применяется в комплексе с другими методами оценки в качестве дополнения. 

Метод 360

Также известен под названием «360 градусов» для оценки персонала. Способ является нестандартным. Оценка сотрудника производится руководителем, коллегами, клиентами работника, кроме того сотрудник дает самостоятельную оценку своей работы. 

Для работы с оборотом средств в организации советуем использовать автоматизированную КУДиР от Класс365. Программа для ведения КУДиР в электронном виде заполняется автоматически за счет учтенных в системе первичных документов по доходам и расходам (включая зарплаты сотрудников, страховые взносы и чеки). Сервис полностью соответствует закону и сэкономит ваше время. Попробовать все функции программы Класс365 прямо сейчас >>

Пошаговая инструкция оценка персонала

Как же применить все представленные выше сведения на практике? С чего начать проведение оценки персонала? 

Шаг 1. Разработка программы

Для начала необходимо понять, с чем будет сравниваться результат сотрудника, то есть, чему должна соответствовать его работа в компании. Для этого часто используются должностные инструкции. 

Затем выделяются методы оценки работника, например, будет это количественный или качественный способ. С помощью выбранного метода можно будет оценить, насколько данный работник подходит компании, качественно ли он выполняет свои трудовые обязанности. 

Сотрудник должен быть в курсе своих обязанностей, а также быть ознакомлен с показателями по своим функциям. 

Шаг 2. Процесс оценки персонала

Далее производится оценка работы сотрудников одним из описанных выше способом. 

Шаг 3. Формирование итогов и принятие решений

После того, как оценка была проведена, то есть были беседы с сотрудниками или заполнение ими тестов, наступает момент анализа полученных данных. 

Если был выбран количественный метод, например, KPI, то оценивается процент выполнения плана сотрудников. Если был выбран балльно-рейтинговый метод, то составляется список сотрудников от лучших к худшим согласно набранным ими баллам и т.д.

Далее производится сравнение качества работы сотрудника с требованиями компании. 

По итогам полученных данных может быть принято решение о дальнейшей работе и условиях работы сотрудника в данной организации. 

До сотрудников обязательно необходимо донести информацию по полученным данным, провести беседы, в ходе которых выявляются и обсуждаются слабые места работника и намечается дальнейший план действий. 

Кто проводит оценку

Оценка может быть проведена с помощью привлечения специалистов из четырех различных категорий. 

• Это могут быть линейные руководители, то есть начальники отделов, департаментов, подразделений. То есть к оценке привлекаются непосредственные руководители оцениваемых сотрудников;
• HR-сотрудники, в задачи и обязанности которых входит непосредственно работа с персоналом;
• Коллеги сотрудников, среди которых проводятся опросы;
• Сторонние специалисты, например, сотрудники служб, профессионально занимающиеся управлением персоналом. 

Подводные камни оценки персонала

При оценке работы персонала могут возникнуть некоторые проблемы. Например, может быть выбран неверный метод, который не позволит всесторонне проанализировать качество работы.

Также встречается влияние человеческого фактора, то есть субъективная оценка. Другая частая проблема — это непонимание сотрудников целей его оценки.

Аттестация должна служить мотивацией для работника, то есть давать понять дальнейшее направление действий не только руководителям, но и непосредственно персоналу.

Ну и, конечно, после проведения оценки не должно следовать бездействие, оценка должна быть направлена на дальнейшее развитие и улучшение качества работы.