Касса для курьера: почему она нужна и как ее выбрать

О чем вы узнаете:

• Онлайн-касса для курьера
• Как она работает
• Какие изменения произойдут в работе курьерских служб
• Кто и когда должен переходить на онлайн-кассы
• Курьер без онлайн-кассы: так можно
• Что будет, если не использовать онлайн-кассу
• Какие нюансы нужно учитывать при выборе кассы
• Какой адрес писать при регистрации ККТ и в чеке
• Что делать, чтобы касса начала работать
• Что важно при выборе
• Какую модель кассы для курьера выбрать
• Как подключить безналичную оплату
• Примерные затраты

Совсем недавно курьеры получали оплату товара при помощи переносного кассового аппарата. Но после закона об использовании онлайн-касс в 2017 году ситуация изменилась. На рынке буквально сразу появились кассы, способные работать автономно. О них-то мы и расскажем в нашем материале.

Купить онлайн-кассу для
интернет-магазина
Решение под ключ!

• Рассрочка 0%
• Все популярные модели
• Инженерно-техническое сопровождение кассы 24/7
• Доставка DHL за 1 день

Оформи заявку и получи
купон на скидку в 2000 руб!

100%Соответствует 54-ФЗ

Онлайн-касса для курьера

Курьер целый день перемещается между складом и адресатами. Поэтому его касса должна быть легкой и удобной, не должна мешать передвигаться и обязана долго работать без подзарядки. Кроме этого, подобная онлайн-касса должна соответствовать и требованиям закона:  

• технику следует поставить на учет в ФНС;
• она должна соответствовать требованиям 54 ФЗ;
• аппаратура должна иметь фискальный накопитель;
• обязателен выход в интернет, наличие встроенного принтера;
• должен быть мобильный эквайринг, чтобы клиент мог расплатиться картой.

Читайте также: касса для интернет-магазина >>

Как она работает

Схема ее работы довольно проста. Клиент оплачивает покупку/услугу, далее полученная информация передается в налоговую инспекцию через интернет. Но сначала она попадает к оператору фискальных данных. Чеки в зашифрованном виде хранятся на его серверах. По требованию покупателя копия кассового чека может быть отправлена ему по электронной почте или в смс-сообщении.

Стоит отметить, что в самом кассовом аппарате есть небольшое хранилище — фискальный накопитель. Он нужен, чтобы хранить все полученные данные, когда нет интернета. Информация хранится в течение месяца. Это очень важный момент, ведь курьер не всегда находится там, где отличная связь. Главное нужно помнить, что фискальный накопитель следует менять каждые  12, 24 или 36 месяцев.

Простую и доступную кассовую программу, работающую на всем популярном оборудовании, вы можете найти у Класс365. Она полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает номенклатуру в чеке и маркировку товаров с 01.03.2019 г. Программа предлагает полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Среди других полезных функций это горячие клавиши на кассе, печать этикеток, инвентаризация. Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы от Класс365 можно здесь >>

Какие изменения произойдут в работе курьерских служб

Еще до того, как 54‑ФЗ вступил в силу, курьеры могли приехать к адресату с пробитым заранее чеком и выдать товар. Некоторые сотрудники злоупотребляли подобным положением дел, указывали недостоверные цены, завышая их. Клиенты жаловались, переставали пользоваться услугами магазина. Это грозило потерей репутации и прибыли владельцу бизнеса.

Отныне так хитрить курьеры не смогут. Они обязаны за 5 минут после оплаты товара пробить чек нового образца. В чеке должны быть указаны все необходимые реквизиты компании продавца. 

Кто и когда должен переходить на онлайн-кассы

Эти сроки менялись неоднократно, ведь 54-ФЗ редактировался еще на стадии разработки. Когда же он был принят, оказалось, что к переходу не готовы производители кассовых аппаратов, фискальных накопителей, предприниматели. Сегодня уже практически все юрлица и ИП обязаны использовать онлайн-кассу.

Конечно, не без исключений. Единственная категория, которая может повременить с этой техникой — ИП, оказывающие услуги собственными силами (без использования наемного труда) и индивидуальные предприниматели, продающие товары собственного производства. Им разрешается работать подобным образом до 1 июля текущего года. 

Доступная кассовая программа для онлайн-касс Атол от Класс365 оснащена всеми необходимыми функциями. Она работает с любого устройства (Windows, Android, Эвотор) и быстра в освоении даже не опытными сотрудниками. Программа поддерживает системы ЕГАИС и «Маркировки», полностью соответствует 54-ФЗ. Кроме этого, имеются все фишки кассовой программы для Атол. О них и подробнее обо всех функциях кассовой программы для онлайн-касс Атол от Класс365 можно узнать здесь >>

Курьер без онлайн-кассы: так можно

Некоторые предприниматели идут на хитрость. Их схема проста: они отправляют курьеров к клиенту со смартфоном, который имеет доступ к “облаку”, и подключенным к смартфону мини-принтером. При совершении покупки курьер распечатывает чек, переданный с облачной кассы в виде картинки. Подобная деятельность не соответствует закону, ведь чек клиенту следует распечатывать только на ККТ, которая включена в реестр ФНС. 

Да, курьерам разрешается использовать смартфоны вместо мобильной кассы, но они должны соблюдать правила: в момент оплаты отправлять клиенту на почту или по SMS электронную версию чека. Его будет отправлять онлайн-касса магазина, с которой связаны все смартфоны курьеров. Только в этом случае не будет нарушения закона, и контролирующий орган не сможет предъявить владельцу бизнеса штраф. 

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Этот вопрос самый популярный среди предпринимателей, ведь многие думают, что все ограничится предупреждением. Но это далеко не так, накажут рублем.

Какие нюансы нужно учитывать при выборе кассы

Прежде всего нужно помнить, что онлайн-кассу необходимо зарегистрировать в ФНС и прописать, что она будет использоваться курьером для доставки товаров. Если курьер трудится в организации, предоставляющей услуги (пиццерия, кофейня и т.д.), то адресом установки кассы будет считаться место регистрации юрлица или ИП, или же регистрационный номер автомобиля, на котором будет передвигаться курьер. 

Подойдет ли кнопочная касса

Ее можно использовать, но это не самый предпочтительный вариант. Среди кнопочных касс встречаются компактные и легкие модели, но у них небольшой функционал. К примеру, они не могут полноценно работать с большим количеством номенклатуры.

Если же ваша организация имеет небольшой перечень услуг или товаров, то вы смело можете приобрести кнопочную кассу. Стоит отметить, что банковский терминал также придется взять с собой. Главное, чтобы касса была легкой и компактной, курьеру будет комфортно с ней управляться. 

Облачные кассы 

Они приходят на помощь, когда в компании много курьеров и обеспечить их всех терминалами трудно или невозможно. В таком случае они чаще всего арендуются, а чек покупателю отправляется на e-mail или СМС. Это достаточно удобное решение, но терминал для приема банковских карт все равно придется взять с собой на доставку, если, конечно, клиент не оплатил заказ на сайте.

Сегодня облачные кассы пользуются популярностью среди организаций, где развита курьерская доставка, ведь это довольно удобно и выгодно с экономической точки зрения. 

Кассовая программа для Эвотор от Класс365 предоставляет все возможности большого POS-терминала и систему складского учета в одном приложении. Имеется удобный интерфейс кассы с группами и картинками товаров, модификация товаров, реализован полный функционал для работы с любыми маркируемыми товарами. Также встроена система скидок и лояльности и обработка заказов в Интернет-магазине на терминале Эвотор. Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы для Эвотор от Класс365 можно здесь >>

Какой адрес писать при регистрации ККТ и в чеке

Как мы писали ранее, всегда нужно указывать либо регистрационный номер автомобиля, на котором курьер будет осуществлять свою работу, либо фактический адрес головного офиса. Не забудьте при регистрации (подаче заявления) прописать, что данная касса будет использоваться только для разносной торговли.

Что делать, чтобы касса начала работать

Если вы думаете, что, купив кассу, нужно просто ее зарядить и отправить курьера на работу, вы глубоко заблуждаетесь. Процедура сложнее. Расскажем об этапах, которые вам предстоит выполнить. 

Ставим технику на учет в налоговой

Сегодня, чтобы зарегистрировать кассу, т.е. внести устройство в реестр ФНС, не нужно тратить много времени, как это было раньше при оформлении классических кассовых аппаратов. Теперь это можно сделать не выходя из дома, через личный кабинет на сайте ФНС. Но сначала нужно завести.

Если он уже имеется, то заходим в него, находим раздел регистрации контрольно-кассовой техники и, следуя указаниям меню, регистрируем свой кассовый аппарат. Процедура бесплатная. В итоге кассе будет присвоен индивидуальный номер.

Есть одно “но”. Для регистрации онлайн нужно иметь усиленную электронную квалифицированную подпись. Стоит она около 1500 рублей.

Второй способ — на личном приеме в налоговой. Конечно, это займет немало времени из-за очередей. Также нужно собрать пакет документов: свидетельство ИП или юридического лица, ИНН, паспорт, а также пакет документации на онлайн-кассу. В данном случае платить тоже ни за что не нужно. 

Как правильно выбрать ОФД

Ключевой момент в этом вопросе — оператор должен быть внесен в реестр ФНС. Проверить это можно просто: на сайте налоговой есть список сертифицированных ОФД, останется только найти выбранную вами компанию. Всегда следует обращать внимание, какие услуги может предоставить оператор. Например, это получение электронной подписи, подключение электронной системы документооборота и т.д.

Узнавайте, что и сколько стоит, бывают случаи, когда компания определенный перечень услуг включает в пакет обслуживания, а все остальное, но нужное, придется оплачивать отдельно. Важно и то, есть ли у ОФД круглосуточная поддержка и личный кабинет. 

Процедура оформления договора не вызовет трудностей. Нужно зарегистрироваться на сайте ОФД, после чего система предложит ввести данные об организации и о кассовом аппарате в соответствующие окна меню. После этого будет сформирован счет, который нужно будет оплатить. Как правило, сумма за год обслуживания составляет от 3 000 рублей и выше.

Когда будет приближаться срок окончания работы, владельцу бизнеса придет уведомление на электронную почту, и он сможет пополнить баланс удобным ему способом: наличными или переводом. 

Узнать подробнее, как подключить кассу, можно здесь >>

Программа для учета заявок с сайта от Класс365 сделает все за вас. Сбор заявок с сайта осуществляется за счет автоматической проверки электронной почты, которая настроена на прием заявок. Учет и обработка заявок настроены максимально просто и понятно для работы в программе. Также для работы с документами (КП, счета, договора и т.д.) в программу уже загружены стандартные шаблоны, которые можно отредактировать или загрузить собственные. Ознакомиться со всеми функциями программы для учета заявок с сайта от Класс365 можно здесь >>

Что важно при выборе

При покупке мобильной  кассы для курьеров специалисты советуют обратить внимание на следующие параметры.

Компактность. Касса должна быть легкой, мобильной, удобной, идеальный вариант — если она помещается в руке. Так сотруднику будет удобно работать в течение всей смены. Кроме этого, у курьера часто заняты руки, и он может уронить кассу. Поэтому выбирать стоит аппарат с ударопрочным корпусом и водостойкий.

Время автономной работы. Розеток у курьера под рукой практически никогда не бывает, а сидеть в офисе и ждать, когда касса зарядится — не дело. Поэтому важно, чтобы техника имела хороший аккумулятор и могла работать минимум 6-7 часов без подзарядки. 

Возможность подключения по Wi-fi, 3G. Кассовый аппарат должен передавать фискальные данные в режиме онлайн, поэтому важно, чтобы он мог подключиться к интернету. Так что для бесперебойной связи на выезде пригодится сим-карта с поддержкой 3G или подключение к сети по беспроводному каналу.

Удобный интерфейс. Это тоже ключевой момент. Если у вас новый курьер, он может потратить немало времени на изучение техники, запутается, совершит ошибки и т.д. А если аппарат имеет простой и понятный интерфейс, то на его изучение уйдет не больше получаса. Хотя эта проблема почти не актуальна сегодня, ведь все современные модели смарт-терминалов сделаны на базе планшетов, просты в освоении, имеют понятное меню и встроенные товароучетные программы.

Программа учета для службы доставки товаров от Класс365 это автоматизация службы доставки в одной удобной программе. Все необходимые решения уже есть: кассовая программа для любых устройств, мобильное приложение для курьеров, CRM-система для учета заказов и задач сотрудникам, складской учет и первичные документы, интеграция с интернет-магазином, отчетность и аналитика с любого устройства. Ознакомиться подробнее о работе программы учета для службы доставки товаров от Класс365 можно здесь >>

Какую модель кассы для курьера выбрать

Многие предприниматели, особенно начинающие, теряются в выборе. На рынке касс для курьеров много, все они имеют примерно одинаковые цены и функционал. Представим самые востребованные сегодня модели. Цены на них варьируются от 6 000 до 15 000 рублей. 

1. ШТРИХ-НАНО-Ф.  Большое преимущество данной модели в том, что она может работать без подзарядки 14 часов. При этом она легкая и удобная, ее вес всего 50 грамм. Управление ШТРИХ-НАНО-Ф происходит со смартфона;
   
2. Атол 15Ф. Эта касса чуть тяжелее предыдущей, она весит 150 грамм. Если пробивать чек каждые 15 минут, заряда устройства хватит на 12 часов. Конструкция техники простая: заправка кассовой ленты или замена аккумулятора не требует сложных действий и разбора корпуса;
   
3. Эвотор 5i. Она принимает все виды банковских карт, Alipay, Apple Pay, Samsung Pay, Google Pay. Держит заряд больше 12 часов и быстро печатает чеки. 

Как подключить безналичную оплату

Можно выбрать из нескольких вариантов: подключить банковский терминал к кассе или выбрать онлайн-кассу со встроенным эквайрингом. 

Поставить пин-пад

Для того, чтобы клиент мог оплачивать товары/услуги банковскими картами, используют специальный терминал, также его называют пин-пад. Пользоваться им просто: покупатель прикладывает карту и вводит пин-код. 

Касса со встроенным эквайрингом

Это альтернатива пин-пад. К таковым относятся смарт-терминалы Эвотор 5i. MSPos-Е-Ф, aQsi 5, Litebox 5. Все они содержат в себе комбинированный способ оплаты, то есть клиент может  платить как наличными, так и банковской картой.  

Финальный шаг: настроить эквайринг

Здесь также можно выбрать из нескольких вариантов: оформить выгодный тариф и заключить договор в банке при личном визите или настроить все удаленно. Если вам подходит второй вариант, то лучше всего выбрать специальную платформу, например, Эвотор.PAY, которая помогает бизнесу подключить торговый эквайринг без визита в банк. Достаточно загрузить в личный кабинет ваши реквизиты, лицензии и доверенности. 

Это важно: новые фискальные накопители и переход на ФН 1.2 с 2021 года >>

Примерные затраты

И теперь определимся с затратами, которые понадобятся для покупки, регистрации онлайн-кассы для курьера. Подробно все траты отражены в таблице ниже.

Как видите, нет ничего сложного в том, чтобы приобрести и зарегистрировать кассу для курьеров. Учитывайте нюансы, о которых мы писали при выборе ККТ, и тогда ваш курьер будет работать оперативно и эффективно.