Онлайн-касса: как вести учет кассовых операций при ее применении

О чем вы узнаете:

• Оформление документов по онлайн-кассе
• Учет поступления наличной выручки
• Учет возврата денег покупателю за товар
• Учет иных расчетов с клиентом
• О бухгалтерском учете при переходе на онлайн-кассы
• Наказание за нарушение правил учета

После того, как были введены онлайн-кассы, изменились некоторые моменты касательно оформления кассовых документов. Какие-то из них были упразднены или перешли в онлайн-формат, другие были добавлены. Как же теперь вести учет денежных средств в кассе и на что обратить внимание, чтобы не нарушить закон, мы расскажем в нашей статье. 

Оформление документов по онлайн-кассе

После введения онлайн-касс бухгалтерский учет выручки был упрощен. Это новшество отменило обязательное составление первичных документов, а также тех бумаг, которые касались прихода денежных средств от клиентов. Для облегчения понимания мы разделили документы на отмененные, новые и те, которые остались без изменений. 

Отмененные

 Были упразднены следующие отчеты:

• КМ 1 — «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ 2 — «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при отправке или сдаче ККМ в ремонт и при ее возврате в компанию»;
• КМ 3 — «Акт о возврате денег покупателям по кассовым чекам, которые не были использованы»;
• КМ 4 — «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ 5 — «Журнал регистрации показаний, суммирующих денежные и контрольные счетчики ККМ, которые работают без участия кассира-операциониста»;
• КМ 6 — «Отчет-справка кассира-операциониста»;
• КМ 7 — «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке компании»; 
• КМ 8 — «Журнал учета вызовов техспециалистов и регистрации выполненных работ»;
• КМ 9 — «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Отмена связана с тем, что теперь все данные по этим документам доступны автоматически на сайте налоговой службы. Сотрудники ФНС могут просматривать всю информацию об операциях по онлайн-кассам.

Кроме того, эта информация может быть использована и самой организацией или индивидуальным предпринимателем для того, чтобы проанализировать работу бизнес-процессов. 

Банк и Касса в программе от Класс365 оформляет всего в несколько кликов основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера. Каждый документ строится автоматически по проведённым сделкам. Также система позволяет отслеживать денежные отношения между контрагентами и собственными организациями в режиме реального времени. Вы всегда видите общее состояние дел компании – баланс счетов, продажи и взаиморасчёт. Попробуйте онлайн-кассу Класс365 с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас >>

Новые

Помимо того, что указанные выше отчеты, были упразднены, появились два новых вида чека, распечатываемые онлайн-кассой. 

1. Чек коррекции формируется, если есть выручка, которая не была учтена, а также если у онлайн-кассы случился сбой и товар не пробился. 

Такой чек можно распечатать во время рабочей смены в любой ее период. Данные, содержащиеся в этом чеке, включают только приход и расход. 

Приход используется для отображения денег покупателя. Расход — при оплате предприятием каких-то услуг или товаров физлицам, например, если закупались продукты на продажу у фермера.

2. Чек с признаком возврата прихода формируется при необходимости осуществить возврат денег клиенту через наличные или банковский счет. Делать это следует даже в том случае, если денежные средства не проходили до этого по кассе. Например, если курьерская служба передала товар покупателю, а после этого клиент передумал и приехал в магазин для того, чтобы осуществить возврат. 

Какие еще новые документы необходимо формировать через онлайн-кассы? Для организаций это фискальные документы, такие как отчеты о регистрации, изменении параметров, открытии и закрытии смены, закрытии ФН, а также чеки коррекции, кассовые чеки и подтверждение оператора. Ранее, в старых кассах, при закрытии смены формировался Z-отчет. 

Индивидуальным предпринимателям формировать такие отчеты необязательно. Но выручку учитывать все же нужно с помощью КУДиР (книги учета доходов и расходов). В случае проверки сотрудники ИФНС могут проверить корректность заполнения данной книги. 

Подробнее о КУДиР читайте тут >>

Оставшиеся без изменений

Оформление кассовых операций осталось прежним, то есть тем, который был утвержден еще в 2014 году. Согласно этим правилам, оформлять операции необходимо приходным и расходным кассовыми ордерами, которые вносятся в форму КО-4 (кассовая книга). Ведение таких данных — обязанность всех компаний, работающих с наличными денежными средствами на любой системе налогообложения, включая те организации, которые используют инкассацию для передачи денег в банк. 

Важно! При применении касс нового образца, покупатель может запросить электронный чек, который направляется ему на электронную почту или на смартфон через SMS-сообщение. 

Кроме того, бланки строгой отчетности теперь можно выпускать только через специальную систему, которая работает автоматически, либо использовать отправку на электронную почту в цифровом формате. Печатать бланки на бумаге больше нет необходимости. 

Также, если налоговики запрашивают какую-либо информацию, передавать ее нужно онлайн через личный кабинет кассового аппарата на официальном сайте налоговой службы. 

Учет поступления наличной выручки

Та выручка, которая была принята в онлайн-кассу в виде наличных денежных средств, должна отражаться у налогоплательщика по операционной кассе, что должно быть зафиксировано следующими проводками: 

• если была осуществлена розничная продажа, при которой не ведется аналитика по клиентам, то Дт 50 Кт 90.1;
• если клиентами являются юридические лица или индивидуальные предприниматели, то есть учет по аналитике значим, то Дт 50 Кт 62, Дт 62 Кт 90.1;
• если же оплата происходила с помощью банковской карты, то проводки Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62. 

Попробуйте кассовую программу от Класс365, с которой вы сможете увеличить скорость продаж и отправлять электронные копии чеков вашим покупателям на e-mail или sms-сообщением. Удаленно контролировать открытие и закрытие кассовых смен и формировать отчеты по продажам. Попробуйте онлайн-кассу от Класс365 прямо сейчас >>

Учет возврата денег покупателю за товар

Возврат товара и, соответственно, возврат денежных средств клиенту может случиться при разных условиях. Продажа и возврат денег может произойти в течение одного либо нескольких налоговых периодов. Если это был один период, то используются сторнирующие проводки. Если же это были разные периоды, то необходимо будет отразить возврат через внереализационные доходы-расходы. 

Стоит помнить, что, согласно закону № 54-ФЗ, а именно пп. 1 и пп. 4 ст. 4.1, п. 3 ст 4.3 и п. 1 ст. 4.7, возврат отражается отдельно от поступления оплаты за товар, даже если это произошло в один день. Необходимо отдельно оформить, а также хранить и передавать в налоговую инспекцию все сформированные ККТ документы. 

Сторнирующие проводки при этом следующие: 

• прием товара от клиента — Дт 41 Кт 76 (62);
• возврат денежных средств — Дт 76 (62) Кт 50 (51);
• выручка скорректирована — Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;
• скорректировано списание стоимости проданного товара — Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно. 

Если же в рознице производится учет по стоимости продажи, то в случае возврата появляется проводка по восстановлению суммы наценки — Дт 90.2 Кт 42. 

Теперь рассмотрим ситуацию, когда  налоговые периоды у продажи и возврата денег разные. В этом случае в последних 3 проводках используются субсчета счета 91 вместо субсчетов 90. 

Стоит обратить внимание на корректировку НДС от реализации, если этот налог используется продавцом. Закон требует производить вычет на сумму данного налога, которая соответствует сумме возвращенных денежных средств. В книгу покупок вносятся реквизиты расходного кассового ордера, оформленного на выдачу денег клиенту, либо реквизиты корректировочного счета-фактуры. 

Чтобы произвести вычет правильно, необходимо указать сумму НДС на счете 19. Для этого можно использовать Дт 90.3 Кт 19 сторно. 

Этот способ может быть использован вместо двух проводок, то есть проводок Дт 90.3 Кт 68 сторно по корректировке НДС от выручки, а также Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно по начислению суммы налога к вычету. 

Чтобы отразить на счете 19 сумму на дату начисления используется проводка Дт 68 Кт 19. 

Учет иных расчетов с клиентом

Представляем перечень прочих расчетов наличными с клиентами посредством онлайн-кассы. К ним относятся:

• передача выигрыша победителю;
• расчеты по агентскому договору;
• расчеты за товар, принятый на комиссию;
• выплаты населению за вторсырье, которое закупает организация.

Такие расходы фиксируются проводкой Дт 76 (60) Кт 50 (51). 

Выбор нужного номера счета дебета зависит от того, что записано в учетной политике в качестве конкретной выплаты. Для кредита указывается счет 51 если деньги перечисляются на банковскую карту. 

Это означает, что в случае возврата денег, выданных клиенту, необходима обратная проводка. Если расчет производится через банковскую карту выбирается счет 57 — Дт 50 (57) Кт 76 (60). 

Простую и доступную кассовую программу, работающую на всем популярном оборудовании, вы можете найти у Класс365. Она полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает номенклатуру в чеке и маркировку товаров с 01.03.2019 г. Программа предлагает полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Попробуйте онлайн-кассу от Класс365 прямо сейчас >>

О бухгалтерском учете при переходе на онлайн-кассы

Онлайн-кассы сейчас применяются как индивидуальными предпринимателями, так и организациями. Но, если ИП не ведут бухучет, то юрлица обязаны это делать. Для них важно знать, как поставить онлайн-кассу на учет. 

Это можно сделать в качестве основного средства, а также в составе МПЗ, то есть материально-производственных запасов. 

Как правило, используют второй вариант в связи с тем, что цена такой аппаратуры меньше 40 тысяч рублей. 

Проводки используются следующие: 

• траты на приобретение онлайн-кассы — Дт 10, Кт 60;
• НДС по приобретенной кассе — Дт 19, Кт 60;
• зачет НДС — Дт 68, Кт 19;
• ввод ККТ в эксплуатацию — Дт 44, Кт 10.  

Если же стоимость кассового аппарата, а также дополнительных трат для ее полноценной работы составляют более  40 000 рублей, то возможен первый вариант, то есть постановка ее на учет в качестве основного средства. 

При этом используются следующие проводки: 

• траты на покупку онлайн-кассы — Дт 08, Кт 60;
• НДС по приобретенной технике — Дт 19, Кт 60;
• зачет НДС — Дт 68, Кт 19;
• ввод ККТ в эксплуатацию — Дт 01, Кт 08. 

Наказание за нарушение правил учета

В случае нарушения правил использования ККТ может последовать штраф от налоговой инспекции. Также взыскания существуют и за нарушения, связанные с правилами учета кассовых операций в бухгалтерском учете.

Данные штрафы регулируются КоАП. Например, грубые нарушения учета могут вызвать штраф для должностных лиц от 5000 до 10000 рублей, а в случае повторных нарушений — отстранение на срок до 2 лет или штраф до 20000 рублей, о чем сказано в ст. 15.11. 

К грубым нарушениям относятся:

• был создан отчет, не основанный на регистрах учета;
• в регистры учета были внесены некорректные данные, что снизило налоги более чем на 10%;
• в регистрах учета хозяйственной деятельности была отражена несуществующая деятельность;
• были преднамеренно указаны в отчетах неверные данные, причем они были завышены или занижены более чем на 10%. 

Также штрафы предусмотрены и за бездействие, то есть те ситуации, когда компанией, занимающейся торговой деятельностью, не были составлены регистры учета, а также если у нее отсутствуют первичные документы.