Облачная касса: кому подходит и как подключить

О чем вы узнаете:

• Что такое облачная касса
• Как работает облачная касса
• Кому подходит облачная касса
• Плюсы и минусы облачных касс
• Как подключить облачную кассу
• Итого

Сейчас многие предприниматели ошибочно полагают, что приема платежей через интернет-эквайринг достаточно для соблюдения 54-ФЗ. Однако платежные системы выдают лишь квитанцию об оплате, тогда как закон требует обязательной выдачи фискального чека. Для интернет-бизнеса решением стала облачная касса — специальный вид касс, предназначенный для онлайн-бизнеса.

В этой статье мы подробно разберем: как работает облачная касса, кому она действительно необходима, как избежать штрафов при подключении и на что обратить внимание при выборе решения для своего бизнеса.

Что такое облачная касса

Облачная касса — специальная касса для тех, кто продает товары или услуги дистанционно: через сайт, приложение, соцсети и мессенджеры. Она работает в интернете, но при этом является настоящим физическим устройством — просто находится не в магазине, а в специальном дата-центре. При этом это полноценный кассовый аппарат со всеми необходимыми компонентами — фискальным накопителем, программным обеспечением и возможностью регистрации в налоговой.

В соответствии с 54-ФЗ она классифицируется как «контрольно-кассовая техника, расположенная вне места расчетов».

Отличие облачной кассы от обычной

Главное отличие облачной кассы от обычной кассы — она формирует только электронные чеки.

Когда покупатель оплачивает заказ на вашем сайте или через платежную ссылку в соцсетях или мессенджерах, облачная касса автоматически создает электронный чек и сразу отправляет его в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД), а копию — покупателю на email или телефон. Все происходит без вашего участия, система работает сама.

По закону 54-ФЗ необходимо выдавать чеки не позднее одних рабочих суток, и облачная касса делает это автоматически, избавляя вас от лишней работы и риска штрафов.

Как работает облачная касса

Когда покупатель оплачивает товар или услугу онлайн, запускается полностью автоматизированный процесс фискализации:

• Платежная система (интернет-эквайринг) обрабатывает оплату и переводит деньги на ваш расчетный счет. Одновременно с этим данные о платеже мгновенно передаются на облачную кассу.
• Касса автоматически, без участия человека, формирует фискальный кассовый чек и отправляет его оператору фискальных данных (ОФД).
• ОФД, в свою очередь, передает информацию в налоговую службу, а покупателю направляет электронный чек — на email или в виде SMS-сообщения.

Все данные о продажах надежно сохраняются в фискальном накопителе кассы, что гарантирует их сохранность и прозрачность для налоговых органов. Весь процесс строго соответствует требованиям закона 54-ФЗ и происходит без вашего участия — не нужен ни кассир, ни ручное открытие/закрытие смены, облачная касса делает все сама.

Контроль за работой кассы осуществляется через личный кабинет на компьютере или мобильное приложение. В любое время вы можете:

• Проверить статус чека.
• Просмотреть историю продаж.
• Сформировать отчеты за любой период.
• Оценить выручку и средний чек.

При этом сама касса физически остается в дата-центре — вам не нужно беспокоиться о ее сохранности, обновлениях или техническом обслуживании. Это идеальное решение для современного бизнеса, позволяющее полностью соответствовать закону без лишних затрат времени и ресурсов.

Кому подходит облачная касса

Согласно 54-ФЗ, облачная касса требуется всем ИП и ООО, которые работают с физическими лицами и принимают оплату удаленно:

• в интернет-магазине;
• на сайте услуг;
• в магазине ВКонтакте;
• в соцсетях и мессенджерах (например, через платежную ссылку);
• в автоматах самообслуживания;
• в мобильных приложениях.

Это могут быть интернет-магазины одежды, продажа онлайн-курсов и вебинаров, сайт юридических услуг и другие цифровые продукты.

Кому не подходит облачная касса

1. Самозанятым и ИП на НПД
   По закону они не обязаны применять ККТ, если работают без наемных сотрудников.
2. Офлайн-торговле
   Если у вас розничный магазин, кафе, ресторан, салон красоты или другая стационарная точка, где требуется выдача бумажных чеков, облачная касса не подойдет. В таких ситуациях необходимо использовать обычную онлайн-кассу (ККТ), зарегистрированную по адресу места торговли.
3. Если вы одновременно ведете и офлайн-, и онлайн-продажи (например, имеете розничный магазин и интернет-магазин), одной облачной кассы будет недостаточно. По закону 54-ФЗ в рознице должна стоять стационарная касса, зарегистрированная по месту приема оплаты и с возможностью печати бумажного чека. Поэтому использование одной облачной кассы для офлайн-точки и интернет-магазина — нарушение законодательства.

В таком случае есть два решения:

1. Приобрести две отдельные кассы: облачную кассу для онлайн-платежей и стационарную кассу для офлайн-точки. То есть потребуется приобрести две кассы, два фискальных накопителя, две лицензии ОФД, и два раза пройти регистрацию ККТ в ФНС. Стоимость решения начинается от 80 000 ₽.

2. Приобрести одну стационарную кассу и установить специальный сервис Онлайн-Чеки, который позволит фискализировать через одну кассу платежи с интернет-магазина и с розницы. Так покупатели на розничной точке смогут получить бумажные чеки, а онлайн-покупатели — электронные. Решение полностью соответствует 54-ФЗ. Стоимость решения всего от 30 000 ₽.

Плюсы и минусы облачных касс

Преимущества:

• Автоматически формирует и отправляет чеки покупателям.
• Не требует ручного пробития чеков кассиром.
• Самостоятельно передает данные в налоговую.
• Не нужно покупать физический кассовый аппарат.
• Касса размещается в дата-центре провайдера.
• Провайдер берет на себя обслуживание и обновления.
• Одна касса обрабатывает заказы с сайта, соцсетей и приложений.
• Легко и быстро подключается к сайтам, интернет-эквайрингам.

Недостатки:

• Не выдает бумажные чеки — нужна отдельная ККТ для стационарных точек.
• Ежемесячная оплата аренды (обычно 500–2 000 ₽/месяц).
• При потере интернета возможны задержки с отправкой чеков.
• Требует интеграции с сайтом и платежными системами.

Облачная касса — оптимальное решение для интернет-магазинов и дистанционных продаж, но не подходит для традиционной розницы. Она избавляет от затрат на оборудование и упрощает учет, однако требует стабильного интернета.

Специалисты компании Класс365 берут на себя все заботы по облачной кассе и формированию чека: от регистрации ККТ в ФНС и до последующего обслуживания всей цепочки формирования электронного чека. Вам не нужно самим ни в чем разбираться. Стоимость облачной кассы начинается от 800 ₽/месяц.

Как подключить облачную кассу

Шаг 1. Выбор провайдера облачной кассы

• Сравните стоимость решений, наполнение тарифов.
• Учитывайте есть ли интеграции с вашими системами.
• Обратите внимание на поддержку, как быстро компания будет решать возникшие проблемы.
• Проверьте, входит ли в решение фискальный накопитель или его необходимо приобрести самостоятельно.

Шаг 2. Заключение договора с ОФД

После выбора облачной кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Многие провайдеры касс включают этот сервис в свой пакет — уточните при оформлении. Если ОФД не предусмотрен, выберите оператора из реестра ФНС и заключите договор отдельно. Для этого понадобятся реквизиты бизнеса и данные кассы.

Шаг 3. Регистрация в ФНС

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в личном кабинете ФНС:

• Подайте заявление о регистрации ККТ.
• Укажите тип кассы: «расположенная вне места расчетов».
• Введите реквизиты договора с ОФД.
• Дождитесь присвоения регистрационного номера (обычно 1 рабочий день).

Шаг 4. Настройка интеграции

Подключите облачную кассу к сайту, приложению или CRM. Также потребуется настроить интеграцию с интернет-эквайрингом. Это можно сделать через готовые модули у провайдера, а если таких нет — через API.

Шаг 5. Тестовый режим

• Проведите пробные платежи.
• Проверьте формирование и отправку чеков.
• Убедитесь в корректной передаче данных ОФД.

Рекомендуем выбирать провайдера облачных касс, который предоставляет полный комплект услуг: подбор облачной кассы, заключение договора с ОФД, регистрацию в ФНС, подключение всех интеграций, проведение тестовых платежей и обеспечение дальнейшей поддержки. Один из таких провайдеров — Класс365.

Итого

Главное: просто принять оплату от клиента через эквайринг — недостаточно. По закону 54-ФЗ вы обязаны сформировать и отправить фискальный чек. При онлайн-продажах этот чек может быть электронным. Для формирования онлайн-чека по закону необходима облачная касса, которая:

• автоматически создает электронные чеки для каждого платежа;
• мгновенно отправляет их в налоговую и покупателю;
• работает 24/7 без вашего участия.

Это не просто удобно — это требование закона для любого интернет-магазина, сервиса с онлайн-оплатой или курьерской доставки.