Учет склада: как организовать и автоматизировать

О чем вы узнаете:

• Что такое складской учет
• Операции складского учета
• Документооборот склада
• Как вести складской учет
• Итого

Учет склада это инструмент, который показывает все, что скрыто не только в помещениях для хранения товара, но и в бизнес-процессах компании. Практика показывает, что грамотно организованный учет склада уже через 3 месяца позволяет увеличить прибыль на 30-50%. Склад таит в себе множество секретов, и только грамотный учет может показать «где деньги лежат».

Как организовать и автоматизировать учет любого склада расскажем в статье. 

Что такое складской учет

Складской учет это система сбора и обработки данных по товарам или сырью, а также бесперебойный процесс отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей в компании. Документооборот склада полностью отражает учет складских операций, а также количество и стоимость товаров. Учет склада позволяет грамотно управлять запасами и использовать склад не только как хранилище, но и как инструмент для контроля и развития.

Точный учет наличия, расположения и количества товаров, а также любых их перемещений, включая возвраты, повышает эффективность бизнеса за счет оптимизации затрат и ресурсов. Главное, чтобы учет складских операций был своевременным, ведь именно от того как скоро операция отразится в документообороте зависит многое.

Объясним на примере. На склад розничного магазина пришел товар. Пока кладовщик заполнял документы и думал куда именно пристроить его или и вовсе – ушел на перерыв, менеджеры не видели, что товар появился в наличии и не оформляли заказы/продажи. Нет документа – нет товара, продажа не состоялась, хотя могла бы. Как скоро товар увидит персонал зависит только от расторопности и настроения кладовщика. 

Возможна и обратная ситуация. На складе закончился ходовой товар, однако отгрузку или продажу не сразу отразил документооборот склада. Менеджеры продолжили оформлять заказы в уверенности, что отправить их получится вовремя, но товара не оказалось – заказы не отправляются или задерживаются, а клиенты недовольны. Разумеется примеры применимы и к опту, в оптовом бизнесе учет склада спасает от тех же проблем, но в больших масштабах. 

Операции складского учета

Основные операции складского учета регистрируют:

• поступление сырья или товаров;
• хранение, в том числе и адресное;
• перемещения товара внутри склада/складов компании;
• отгрузка ТМЦ контрагентам (продажа/отправка заказа в рознице/онлайн-торговле);
• инвентаризация;
• списание ТМЦ в случаях порчи, утери, кражи или пересортицы.

Учет складских операций это зацикленный процесс организации и ведения всех приведенных выше процессов, которые сопровождают каждый шаг сырья или товара документами. Именно документооборот склада показывает реальное положение дел и позволяет принимать грамотные решения.

Документооборот склада

Учет товаров на складе документы сопровождают при каждом передвижении. Все основные операции складского учета сопровождаются накладными и актами, что позволяет точно знать текущее количество и местоположение товаров, а также планировать закупки и отгрузки опираясь на текущую ситуацию на складе – без накопления неликвида и дефицита ходового товара. Так сокращаются потери, осуществляется доскональный контроль, а оборотные средства компании не замораживаются. Документооборот склада может быть как бумажным, так и электронным. 

Бумажный документооборот подразумевает оформление документов на бумаге, а хранится и обрабатывается информация об операциях склада в журналах (в том числе и электронных) или карточках. Бумажный документооборот может быть нужен при взаимодействии с контрагентами, не использующими электронный документооборот, или при необходимости подписания физических документов. Полностью бумажный документооборот допустим, но достаточно трудозатратен и несет риски утери или уничтожения. 

Электронный документооборот (ЭДО) ведется в специализированных программах. ЭДО колоссально ускоряет операции склада, практически исключает ошибки из-за человеческого фактора, снижает трудозатраты на рутинные операции, упрощает обработку данных и хранит их без риска утери или уничтожения.

Смешанный бумажный и электронный документооборот склада допускается в компаниях, где на ЭДО переведены не все операции, или же в случаях, когда контрагент не работает с ЭДО. При выборе смешанного документооборота компания может адаптироваться к требованиям контрагентов вне зависимости от того, как они ведут документацию. 

Важно следить и за изменениями в Налоговом кодексе, именно он регламентирует перечень групп товаров, а также видов бизнеса для которых ЭДО обязателен. В 2025 году ЭДО обязателен для всех, кто реализует маркированную продукцию, при этом список групп маркируемых товаров увеличивается. 

Как вести складской учет

Для того, чтобы организовать учет на складе необходимо подготовиться:

1. назначить материально-ответственное лицо, в его ответственности будут находиться товарно-материальные ценности, ему же придется отвечать за выявленные расхождения;
2. подготовить склад, при необходимости оснастить его стеллажами и полками и разделить на зоны;
3. определиться с формой документооборота и тем, какой вид складского учета будет вести компания – номенклатурный, партионный или сортовой;
4. принять регламент документов, которые будут отражать основные операции складского учета (накладные, акты, карточки).

После того как подготовительные работы выполнены, запускается непрерывный цикл фиксации в документах каждого шага товара – от приемки до отгрузки. Учет складских операций допустимо вести вручную, но чтобы превратить его в отлаженную систему нужно знать как автоматизировать складской учет. 

Если выбор сделан в пользу автоматизации, складской учет документооборот склада отражает с невероятной точностью, ведь его ведет не человек, а программа. Автоматизация складского учета подразумевает, что всю рутину на себя берет специализированное программное обеспечение. Работник склада только выбирает тип документа, что экономит уйму рабочего времени и повышает эффективность персонала, документы заполняются информацией напрямую из карточек контрагентов. Можно начать с бесплатной программы с базовым функционалом, а по мере масштабирования и необходимости уже приобрести расширенную версию.

Отдельное преимущество, которое дает автоматизация процессов на складе это надежное хранение данных на облачных серверах предоставленных разработчиком ПО для склада. Каждый шаг товара внутри компании осуществляет конкретный сотрудник, это также отражается в программе и в случае форс-мажора не составит труда найти того, кто допустил ошибку или пытался провести некую махинацию.

Автоматизация процессов на складе вводится за несколько простых шагов:

• закупить оборудование для автоматизации склада – терминалы сбора данных, 2D-сканеры штрихкодов. С ним инвентаризация будет проходить в разы быстрее и точнее, а владелец может проводить сверку удаленно;
• определиться какая программа для автоматизации склада закроет потребности компании, а также позволит масштабироваться в рамках выбранного ПО;
• настроить ПО под потребности компании;
• обучить персонал работе в складской программе;
• импортировать базу товаров и провести инвентаризацию для сверки остатков.

Программа для автоматизации склада это не просто автоматическое заполнение документов по шаблонам. Современное ПО это инструмент для качественного анализа. Спрос на определенные товарные группы, товары, которые годами не продаются и лежат мертвым грузом, товарный остаток, настройка неснижаемого остатка и резервирование товаров – все это предоставляет автоматизация учета товаров на складе. 

Итого

Организовать учет на складе это первостепенная задача для компании, которая хочет знать что происходит на складе, не мучиться от недостач и пересортицы, а развивать бизнес на основе качественной аналитики спроса и других важных показателей. Эффективно вести учет склада позволяет современное программное обеспечение, которое окупается спустя несколько месяцев после внедрения, а после выстраивает бизнес-процессы и позволяет получать больше прибыли и меньше проблем, с которыми вероятнее всего столкнется склад, где учету уделяется мало внимания.