Автоматизация интернет-магазина
Интернет-магазинам

Автоматизация интернет магазина: что нужно автоматизировать и как это делать

23.09.2020
Дарья Перепелкина
212

Каждый владелец интернет-магазина может управлять сайтом практически в одиночку. Достаточно автоматизировать ряд процессов. О том, как правильно это сделать, какие инструменты и когда использовать, читайте далее.

Какие задачи решает автоматизация интернет-магазина

Сегодня большинство людей перешли на онлайн-покупки, что вполне объяснимо: это экономия времени и выбор из большего ассортимента товаров. Чтобы привлечь на сайт как можно больше покупателей, и сделать их постоянными, важно автоматизировать ряд процессов в интернет-магазине.

Пользоваться калькулятором и таблицей Excel можно, если выручка вашего интернет-магазина не превышает 50 000 рублей в месяц. Если же она больше, необходимо автоматизировать бизнес.

О том, как правильно рассчитывать выручку, читайте здесь>>>

Важно понимать, что если вы работаете по старинке, то:

  • у вас нет истории клиентов, даже если они совершили несколько покупок на сайте;
  • вы вынуждены вручную проверять наличие товаров и обновлять прайс-листы;
  • менеджеры по продажам самостоятельно составляют первичную документацию: договоры, счета, счет-фактуры, накладные.

Все вышеперечисленное значительно замедляет и усложняет процесс работы.

Автоматизация интернет-магазина облегчает решение таких проблем, как:

  • ошибки менеджеров при сортировке заказов;
  • несовпадения в складских остатках;
  • повышенная нагрузка на бухгалтерию;
  • сложность в отслеживании спроса на товары;
  • трудности контроля товаров во время доставки;
  • медленная работа сайта из-за выросшего трафика.

Помимо этого, автоматизация ряда процессов принесет пользу в следующих областях: сбор и обработка информации, предотвращение краж в магазинах, получение объективной информации о работе каждого сотрудника, внедрение и качественная работа программ лояльности.

Еще одно из самых важных преимуществ автоматизации: прозрачность информации о работе сотрудников, что позволяет максимально оградить бизнес от влияния человеческого фактора.

При выборе программы для автоматизации интернет-магазина необходимо придерживаться нескольких критериев:

  1. Функциональность, то есть она должна обладать большим функционалом, чтобы с ее помощью отслеживать все бизнес-процессы.
  2. Простая система с интуитивным интерфейсом. Её можно внедрить без серьезных затрат и проблем с обучением персонала.
  3. Доступная цена, ведь не каждая компания при своем становлении может позволить себе большие бюджеты на внедрение программы по автоматизации интернет-магазина.

Всем трем критериям соответствует программа для автоматизации интернет-магазина от Класс365. Она позволяет автоматически выгружать заказы и остатки товаров, имеет интеграции со службами доставки, готовые шаблоны сопроводительных документов, которые заполняются автоматически из данных заказа, и понятный интерфейс, что гарантирует удобную работу с каталогом, информация в который выгружается с учетом модификаций товаров. Оценить весь функционал программы можно прямо сейчас>>>

Какие процессы интернет-магазина требуют автоматизации

Ответ прост: практически все процессы. Безусловно, что-то можно оставить без внимания. Перечислим основные процесс, которые совершенно точно нуждаются в автоматизации.

  1. Парсинг сайтов.  Автоматизация парсинга существенно сэкономит время и трудозатраты. Если открывать каждый нужный сайт вручную, копировать информацию, распределять ее по карточкам товаров – это займет огромное количество времени. Автоматизированный парсинг сам справится с этой задачей. Программа соберет нужные сведения, и к тому же она может самостоятельно обновлять прайсы.
  2. Документооборот. Работа любого магазина – это оформление большого количества бумаг. Каждому этапу продаж соответствует свой набор документов. Как правило, это: договор купли-продажи, счета, накладные, банковские квитанции и т.д. Составлять вручную, конечно, можно, но опять же, это займет много времени, а автоматизация решит эту проблему.

Однако может возникнуть потребность в создании не шаблонного внутреннего документа. Это можно сделать только вручную. Если в небольшом интернет-магазине возникает частая потребность в таких документах, то с автоматизацией документооборота лучше подождать.

  1. Контроль над товарооборотом. Для организации системы контроля над товарооборотом необходимо интегрировать интернет-магазин в общую систему автоматизации. Тогда все заказы, поступившие через форму на сайте, по телефону или по электронной почте, будут фиксироваться в базе.

Если говорить простым языком, система автоматизации поможет быстро получать информацию о том, что происходит в компании: статусы заказов и заявок, выбор способа доставки, возможность одновременно обрабатывать несколько заказов сразу, создание отгрузок, «привязка» сотрудников к определенным заказам и многое другое.

  1. Контроль над финансами. Если у вас маленькая компания, то автоматизация не понадобится, вы можете самостоятельно считать все финансы. Если магазин крупный, над финансами понадобится специальное программное обеспечение. Оно позволит автоматизировать подсчет доходов и расходов, исключит ошибки.
  2. Ведение клиентской базы. Довольно часто в интернет-магазинах работы с покупателями практически нет. Заказ поступил, он оплачен, обработан, отправлен клиенту и точка.

Автоматизация же позволит грамотно общаться с покупателем, повышать его лояльность. К примеру, программа позволяет автоматически рассылать смс сообщения по электронной почте, делать обзвон с помощью робота, собирать отзывы от клиентов с последующей обработкой.

  1. Автоматизация работы склада. Эта функция также подходит крупным магазинам. Как правило, они выбирают системы, в которых используются штрих-коды. Если фирма сначала работала только офлайн и использовала автономную систему складского учета, то после перехода в онлайн сегмент эту систему можно объединить с автоматизированной.

Если у фирмы нет точек продаж офлайн и торговля ведется только в Интернете, то ей придется устанавливать систему учета с нуля. Так, все процессы будут под контролем, а учет товаров не вызовет затруднений.

  1. Выгрузка прайс-листов от поставщиков. Если ассортимент совсем небольшой, то можно обновлять цены вручную. Однако тем, у кого ассортимент велик, очень важно установить системы автоматической выгрузки прайсов в каталоги, что сэкономит много времени и исключит ошибки.
  2. Постановка задач сотрудникам и их контроль. Это одна из самых полезных функций. Подчиненных может быть довольно много и даже в разных городах, но при помощи программы автоматизации руководитель может отслеживать все поставленные задачи, проставлять сроки их выполнения, дописывать комментарии и т.д.
  3. Автоматизация расчета стоимости товара и выставления счета. Когда в каталоге несколько тысяч наименований товаров, сложно рассчитывать вручную стоимость каждой позиции. Специальные программы могут это делать автоматически по заданным параметрам. К ним относятся: наценка, первоначальная стоимость и т.д.

В зависимости от специфики и потребностей интернет-магазина в процесс автоматизации выставления счетов можно добавить: включение логотипа в форму, отправка счетов в определенное время, создание актов, накладных, добавление цифровой подписи и многое другое.

  1. Автоматизация выгрузки складских остатков. Зачастую интернет-магазины не имеют собственных складов и отгружают продукцию со складов своих поставщиков. Экономически такой подход очень выгоден, также партнёры могут присылать данные об остатках в разных форматах. Пока информация будет обработана и внесена на сайт вручную, она уже успеет устареть. Автоматизация интернет-магазина позволит избежать таких трудностей и к тому же сэкономит трудозатраты персонала.

Все вышеперечисленные процессы вы можете автоматизировать с программой для интернет-магазинов от Класс365. Ее широкий функционал позволяет автоматически выгружать и быстро обрабатывать заказы, выписывать сопроводительные документы из заказа, выгружать данные о товарах в каталог с учетом их модификаций, работать с курьерами и формировать списки на доставку, оповещать покупателей о статусе заказа и многое другое. Попробуйте все возможности программы автоматизации от Класс365 прямо сейчас>>>

Инструменты автоматизации работы интернет-магазина

Автоматизация интернет-магазина невозможна без использования ряда инструментов. Расскажем о каждом подробнее.

  1. Автоматическая воронка продаж. Она показывает, сколько человек посетило ваш интернет-магазин и сколько из них конвертировалось в покупателей.

В стандартной воронке продаж принятие решения зависит только от посетителя сайта, то есть если его что-то не устроило, то он уйдет. Этому может помешать только опытный менеджер по продажам, отследив контакты и снова предложив товар по более выгодным условиям.

Принцип работы автоматизированной воронки немного другой. Уже из названия понятно, что все процессы автоматизированы. Человек зашел на сайт, просмотрел каталог и покинул магазин ничего не заказав. Все действия пользователя отслеживаются системой. Она подыскивает релевантные ответные действия.  Примерно через две минуты после захода на сайт появляется всплывающее окно с предложением скидки на любой планшет. Пользователь заинтересуется предложением и выделит этот интернет-магазин среди других. Далее «воронка» через месяц отправит клиенту письмо, что на данный товар появилась скидка.

Одно только внедрение автоматической воронки продаж включает в себя множество этапов:

  1. Важно проанализировать цены, чтобы они не были неоправданно завышены, уделить внимание юзабилити сайта, дизайну, тому как настроены фильтры.  Если что-то не так, то недочеты необходимо исправить, иначе воронка не будет работать правильно.
  2. Далее нужно составить карту сценариев. Проще говоря, прописать все шаги клиента и придумать ответные. Например, человек изучает раздел «вентиляторы», тут же ему сайт должен предложить скидку на товар или аналогичный дешевле/дороже.
  3. После приходит время продуктовой матрицы, которая является элементом воронки, отвечающим за перемещение пользователей по этапам. Первый этап — лид-магнит. Его цель – пробудить интерес пользователя. Он может в обмен на контактные данные предлагать скидку или подарок. Дальше идет трипваер (недорогой товар), затем основной продукт и замыкает цепочку максимизатор прибыли.
  4. Создание контента для рассылок, всплывающих окон и т. п. Он должен быть уникальным, креативным и лаконичным.
  5. АВ-тестирование. На этом этапе создаётся несколько вариантов какого-то элемента, например всплывающего окна. Все варианты по очереди запускаются в работу. Затем оценивается, какой был наиболее эффективен. Именно он и будет использоваться в дальнейшей работе.

Подробная инструкция построения и расширения воронки продаж дана тут>>>

  1. CRM-система. Это отличный инструмент автоматизации интернет-магазина, уже проверенный на практике многими компаниями. Он будет делать то, что выполняют 10-20 человек, а именно:
  • автоматически создавать карточки клиентов с подробной информацией: ФИО, контактные данные, что купил и т. п.;
  • вести историю покупок каждого клиента;
  • проставлять статус заказа: оплачен, отгружен, передан клиенту;
  • автоматически применять программу лояльности;
  • делать рассылки по электронной почте или СМС;
  • ставить задачи менеджерам и контролировать их работу;
  • формировать отчеты по различным направлениям деятельности компании.

Автоматизация интернет-магазина чаще всего связана с установкой CRM-системы. Это программа, которая использует облачные технологии, поэтому доступ к ней возможен из любой точки планеты, в которой есть интернет.

  1. Чат-боты. Если раньше с клиентами в интернете общались живые люди и ответы их были однотипными, это натолкнуло на мысль, что реальных людей можно заменить ботами. Работать они будут эффективнее и быстрее.

Достоинства чат-ботов: могут отвечать сразу нескольким людям, могут обучаться в процессе работы, быстро отвечают клиентам, что повышает лояльность. Чаще всего чат-боты используются в smm-маркетинге, email-маркетинге, мессенджерах.

  1. Автоматические электронные рассылки. Это весьма полезный инструмент, ведь с его помощью можно даже возвращать ушедших клиентов. Система напомнит им, что они хотели купить тот или иной товар и предложит приличную скидку.

Она отправляет письма по электронной почте и смс-сообщения зарегистрированным пользователям. Послания распределяются по сегментам ЦА, то есть каждый получает релевантного содержания письмо. Это могут быть коммерческие предложения, промокоды, рассылки и т.д.

  1. Системы сквозной аналитики. Она наглядно демонстрирует эффективность инструментов продвижения вашего ресурса: собирает данные со всех каналов рекламы и показывает, какие из них работают лучше, а какие – хуже. Это позволяет вкладывать деньги в то, что действительно дает лиды.
  2. Коллтрекинг. Этот инструмент позволяет отслеживать по телефонным звонкам, откуда приходят клиенты. Он отслеживает, поступившие звонки и связывает их с конкретной рекламной площадкой. Так, вы всегда сможете оценить ее эффективность и по надобности, например, отказаться от контекстной рекламы и поднажать на соцсети.
  3. Товароучетные программы. Это незаменимый помощник, который контролирует количество товаров на складе, заказы переданные в службу доставки, продукцию, заказанную у поставщиков.

Например, в вашем ассортименте есть ходовой товар, который постоянно закачивается. Менеджеры попросту не могут отследить то, что пора его заказывать снова. Система же автоматически делает заказы поставщикам, поэтому на складе всегда и всего в достатке. Встроенная аналитика позволяет заказывать больше ходовых позиций и меньше тех, что не пользуются большим спросом.

Эти и другие возможности вы можете получить с программой для автоматизации работы интернет-магазина от Класс365. Ее широкий функционал позволяет и карточки клиентов создавать, и работу менеджеров контролировать, и рассылки делать, и в режиме реального времени контролировать спрос на товары и их остатки на складе. Попробовать все возможности программы можно прямо сейчас>>>

Этапы автоматизации интернет-магазина

Итак, мы разобрали, что такое автоматизация, для чего она нужна, какими инструментами можно автоматизировать процессы. Теперь стоит подробно разобрать, как же грамотно внедрить автоматизацию.

Это скрупулезный процесс, который состоит из следующих этапов:

  1. Определить цели. Помните, что они должны быть конкретными и достижимыми. Например: сокращение издержек и повышение прибыли. Если вы хотите улучшить все процессы сразу, то, скорее всего, что-то упустите. Попробуйте автоматизировать процессы поэтапно, начиная с самых важных.
  2. Выделить ресурсы. Необходимо назначить сотрудников, которые будут отвечать за данный процесс, проходить специальное обучение. Также немаловажно выделить средства на покупку программного обеспечения. Здесь стоит придерживаться принципа «золотой середины». Переплачивать не стоит, но и чрезмерно экономить тоже.
  3. Сформировать команду. Для проведения всех работ по автоматизации интернет-магазина можно использовать: собственных сотрудников, нанятых, приглашенных специалистов или отдать этот вопрос на аутсорсинг.

Если вы предпочитаете доверять своим подчинённым, то назначайте человека, который разбирается в процессе и способен нести ответственность за работу своих коллег. Если приглашается специалист со стороны, то, как правило, он берет часть функций на себя, а остальные передает сотрудника компании, при этом на начальном этапе полностью контролирует их действия, указывает на ошибки.  Самый простой вариант – автоматизация интернет-магазина под ключ. Все работы выполняются нанятой командой.

Подробнее о том, как руководитель должен взаимодействовать с подчиненными, читайте здесь>>>

  1. Составить описание бизнес-процессов. Если в фирме нет порядка и структуры, то автоматизация это не исправит, а только усугубит, поэтому перед ее внедрением нужно произвести анализ бизнес-процессов. Проходит эта процедура в три этапа:
  • Инициация.  Все процессы описываются без прикрас, чтобы увидеть слабые места компании.
  • Оптимизация. На этом этапе проводится улучшение имеющихся бизнес-процессов. Для этого можно использовать отзывы клиентов или послушать мнение сотрудников компании.
  • Автоматизация. Цель конечного этапа – ликвидировать рутину и убрать у сотрудников лишний функционал.
  1. Подобрать необходимые инструменты. У каждой компании они могут быть свои, но чаще всего, это: товароучетная программа, которая контролирует остатки товаров и позволяет формировать заказы поставщикам с учетом продаж; CRM-система, которая грамотно управляет клиентской базой, следит за выполнением задач сотрудников и т.д.; еmail- и СМС-рассылки, с помощью которых можно информировать клиентов о скидках, акциях, поздравлять с праздниками.
  2. Реализовать план автоматизации на практике. На этом этапе нужно воплотить в жизнь все, что ранее было подготовлено. Если вы решили проводить автоматизацию своими силами, значит нужно определить круг ответственных сотрудников и назначить руководителя проекта. Если в интернет-магазине большой штат персонала, то можно организовать проектный офис, который будет заниматься исключительно этим вопросом.
  3. Оптимизировать систему. Если результаты автоматизации оказались такими, как ожидалось, и даже лучше, то ничего менять не нужно. Если плохие – не стоит расстраиваться, значит есть куда расти. Главное – не опускать руки, вы двигаетесь в правильном направлении, просто необходимо запастись терпением.

Существует немало ошибок, которые возникают при внедрении автоматизации интернет-магазина. Вот они:

  • руководство никак не контролирует процесс. Обязательно стоит интересовать успехами, получать отзывы от сотрудников, в свободное время изучать программу и пользоваться ей, ведь она способна сэкономить время и тщательно следить за исполнением сотрудников их задач.
  • был выбран некачественный подрядчик. Прочитайте отзывы в интернете об исполнителе, сегодня они есть в открытом доступе, постарайтесь узнать какой программой пользуются конкуренты и их отзывы.
  • руководство интернет-магазина не понимает цели и задачи автоматизации. Для начала разберитесь, какие цели вы преследуете, если они действительно реальные, то смело приступайте к автоматизации.

Яндекс.Касса для интернет магазина: все, что нужно знать предпринимателю >>

Помните, что основная цель автоматизации интернет-магазина – исключение рутинных процессов и повышение прибыли. Она будет эффективна только в том случае, если до ее внедрения внутренняя деятельность компании была структурированной, отлаженной и понятной.

Автоматизируй магазин
и запусти продажи
в одной программе!
  • Кассовая программа
  • Складской учет
  • Готовая Система лояльности
  • Готовый Интернет-магазин в подарок!
Начать работу Консультация специалиста
по внедрению в подарок!
  • Покажем как всё работает, ответим на
    любые вопросы!
  • Поможем: настроить кассу и заполнить
    остатки за 1 день!
  • Подключим готовый интернет-магазин в
    подарок!
  • Расскажем о вас всему миру, в разделе
    Кейсы на нашем сайте!

23.09.2020
Дарья Перепелкина
212

Похожие материалы
Интернет-магазинам
Дропшиппинг поставщики для интернет-магазина: схема работы и обзор лучших в России

Сегодня интернет-магазины появляются с завидным постоянством. И это легко объяснимо: можно сэкономить на аренде помещения, штате сотрудников и т.д. Но потратить...
15.09.2020
Дарья Перепелкина
161
Директору магазина
Карта МИР для пособий: как оформить работникам

О чем вы узнаете: Обязательный переход на карту МИР: постановление, требования и разъяснения Какие пособия на карту МИР нужно переводить работодателям ...
23.09.2020
Дарья Перепелкина
224