Онлайн-касса для интернет-магазина: 54-ФЗ и правила работы в 2023 году

О чем вы узнаете:

• • Требования 54-ФЗ к интернет-магазинам
  • Какие онлайн-кассы подходят для интернет-магазинов
  • Отличие облачной кассы от физической
  • Как подключить облачную кассу
  • Правила выдачи чеков интернет-магазинами
  • Инструкция по подключению кассы к интернет-магазину
  • Как принимать платежи из розницы и интернет-магазина
  • Касса для курьеров 
  • Штрафы за нарушение требований 54-ФЗ
  • Итоги

Все предприниматели, которые оказывают онлайн-услуги или занимаются продажами в интернете, должны использовать онлайн-кассу. Мы расскажем, в чем особенности онлайн-кассы для интернет-магазина и как выбрать подходящую модель. 

Требования 54-ФЗ к интернет-магазинам

Федеральный закон №54, прежде всего, обязывает предпринимателей использовать кассовые аппараты, которые при помощи интернета передают данные оператору фискальных данных, откуда они поступают в налоговую. Такая система помогает делать бизнес прозрачным для государства и сокращать количество проверок.

Согласно закону, индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в режиме онлайн, обязаны:

• приобрести онлайн-кассу с ФН, соответствующую требованиям законодательства и находящуюся в реестре контрольно-кассовой техники;
• заключить договор с оператором фискальных данных для передачи информации о работе онлайн-кассы в налоговую;
• зарегистрировать ККТ в ФНС в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;
• выдавать (направлять) покупателям кассовые чеки в электронном виде после совершения оплаты товаров или услуг на сайте;
• осуществлять замену фискального накопителя по истечении его срока действия или по причине заполнения памяти.
• исключать возможность несанкционированного доступа третьих лиц к контрольно-кассовой технике.

Какие онлайн-кассы подходят для интернет-магазинов

Для работы интернет-магазина подходят самые разные кассы, как облачные, так и физические. Всё зависит от способа оплаты, который применяется в интернет-магазине: только онлайн-платежи на сайте или также расчет в ПВЗ или курьеру при доставке. Сегодня у предпринимателей есть выбор между:

• смарт-терминалами;
• автономными кассами;
• фискальными регистраторами;
• облачными кассами. 

Отличие облачной кассы от физической

Первые 3 пункта выше больше подходят для работы в рознице, а облачная создана для приема и фискализации онлайн-платежей — это одна из ее особенностей. 

Следующее отличие: в рознице клиенты получают бумажные чеки, за онлайн-покупки отправляются электронные. 

Облачную кассу, как правило, берут в аренду, когда физические терминалы покупают (фискальный накопитель надо докупать для любого вида касс по требованию ФНС). Оформляя ККТ в аренду, компания арендодатель помещает устройство в дата-центр. Также предприниматель избавляется от необходимости обслуживать и следить за работоспособностью кассы. Все вопросы по техническому обслуживанию и коммуникацию с банком берет на себя компания. 

Аренда кассы — это удобство и экономия времени, средств для предпринимателя. Многие компании, например, Бизнес.Ру Онлайн-Чеки, предоставляют вместе с арендой:

• подбор интернет-эквайринга;
• установку платежного модуля;
• удаленную регистрацию ККТ в ФНС;
• бесплатное заключение договора ОФД;
• бесплатный тестовый платеж;
• базовую или приоритетную тех. поддержку. 

Читать подробнее про облачную кассу для интернет-магазина>>>

Как подключить облачную кассу

Подключением и настройкой приема онлайн-оплаты занимается компания-арендодатель. Поэтому предпринимателю потребуется:

1. Оставить заявку на сайте Бизнес.Ру Онлайн-Чеки.
2. Выбрать тариф аренды облачной кассы вместе с личным менеджером.
3. Дождаться подключения кассы в течение 24 часов.
4. Начать принимать платежи от клиентов!

Арендуйте облачную кассу
от 1500 ₽/мес

Правила выдачи чеков интернет-магазинами

Здесь все довольно просто. Если покупатель оплачивает покупки онлайн на сайте и не взаимодействует с продавцом напрямую, то можно ограничиться электронным чеком. Касса его формирует, отправляет ОФД, а тот, в свою очередь, передает чек покупателю на электронную почту или номер телефона.

Если человек рассчитывается в пункте выдачи или через курьера интернет-магазина, то покупателю выдается бумажный чек.

Если покупатель вносит на сайте аванс за товар, то чека будет два: электронный и бумажный. Сначала необходимо отправить электронный чек о приеме аванса, а затем, после получения оставшейся суммы, выдать бумажный вместе с товаром.

Инструкция по подключению кассы к интернет-магазину

Этапы подключения ККТ к сайту:

1. Покупка  кассового аппарата с ФН или аренда облачной кассы. Накопитель выбирается в зависимости от режима налогообложения.

2. Заключение договора с ОФД. Как мы писали ранее, это необходимо для передачи всей информации в налоговую.

3. Получение ЭЦП. Электронная цифровая подпись понадобится для регистрации в ФНС. Кроме этого признак проставляется на каждом фискальном документе. Получить ее можно в центрах из реестра Минкомсвязи.

4. Регистрация в налоговой. Вы можете заполнить заявление и лично отнести его в налоговую инспекцию или пройти регистрацию в личном кабинете на сайте ФНС.

5. Подключение кассы к сайту. Сперва необходимо заключить договор с сервисом по приему интернет-платежей. К примеру, это может быть эквайринг Сбербанка. Когда Вам будет предоставлен личный кабинет от эквайринга, то выбираете способ оплаты для вашего сайта. Если сайт на CMS, то выбираете нужный для этого плагин. Теперь нужно настроить на кассе выход в Интернет. Подключаете ее к вашему роутеру и запрашиваете у провайдера внешний IP-адрес. Когда он будет получен, на роутере настраиваете переадресацию портов.  Далее, настраиваем связь между ККТ и интернет-эквайрингом.

Как принимать платежи из розницы и интернет-магазина

Для тех, кто работает в рознице и решил расширить каналы продаж, выйдя в онлайн, есть решение. Сервис «Онлайн-Чеки» позволяет использовать физическую кассу для приема онлайн-оплат. Это программное обеспечение устанавливают на терминал. Оно соответствует 54-ФЗ и позволяет фискализировать чеки из онлайн и офлайн. 

Сервис «Онлайн-Чеки» устанавливается на все кассы популярных производителей: Эвотор, Штрих-М, Атол, Дримкас и тд. 

Касса для курьеров 

Облачная касса может фискализировать платежи, когда оплата получена во время курьерской доставки. 

Для этого предприниматели могут установить специальное мобильное приложение «Мобильный кассир». Оно позволяет использовать телефон в качестве кассы. Такое решение подходит для курьеров, торговли на выезде и тех, кто оказывает услуги вне офиса. 

Принимать платежи таким способом можно через: 

• QR-код;
• платежную ссылку;
• наличные;
• банковскую карту. 

В Бизнес.Ру Онлайн-Чеки можно подключить приложение бесплатно, если арендовать кассу по тарифу «Оптимальный» или «Оптимальный+». 

Мобильный кассир —
касса в вашем смартфоне

Приложение «Мобильный кассир» сделает из вашего телефона мобильную кассу

Штрафы за нарушение требований 54-ФЗ

Своевременно установить и пользоваться онлайн-кассой необходимо еще и потому, что за ее отсутствие придется платить немалые штрафы. За нарушение законодательства в сфере применения ККТ предусмотрены следующие виды наказания:

• вынесение предупреждения;
• дисквалификация (для должностного лица);
• денежный штраф;
• приостановление деятельности (максимальный срок – 90 суток).

Отметим, что предупреждения выносятся весьма редко, а вот денежные штрафы – с завидным постоянством. Сумма варьируется от 1500 руб. до 1 000 000 руб.

Крайне редко контролирующий орган может приостановить деятельность. Это происходит, когда сумма выручки, полученная в период нарушения, составляет более 1 миллиона рублей.

Денежные штрафы накладываются:

• Если онлайн-касса отсутствует;
• Если выявлены многочисленные нарушения порядка использования онлайн-касс;
• Если покупателям не отправляются электронные чеки;
• Если по запросу налоговой не предоставляется информация, документы.

Итог

Таким образом, для интернет-магазина есть отдельно разработанное решение — аренда облачной кассы. Все обслуживание берет на себя компания-арендодатель. Для тех, кто уже работает в рознице и пользуется кассой, есть другое решение — сервис «Онлайн-Чеки». Он позволяет использовать физическую кассу на розницу и онлайн-продажи. Для работы курьеров разработано удобное мобильное приложение «Мобильный кассир». Оно позволяет использовать телефон как кассу на выезде.