Ревизия в магазине: как правильно провести и посчитать итоги

Владелец магазина должен контролировать остатки товаров у себя на складе, периодические проводя ревизии. В статье мы расскажем как часто и по какие правилам ее лучше проводить.

Зачем нужна ревизия

Главная причина проведения ревизии — деньги. Да, именно они. Если в магазине ее не проводить, есть вероятность, что мы не увидим какой товар пользуется популярностью, чего не хватает, что остается в излишке и может быть не востребовано до истечения срока годности.

Поэтому ревизия должна проводиться на постоянной основе. Как правило, один раз в месяц, но в зависимости от размеров организации, количество проверок в год может меняться.

Также необходимость проведения ревизии в продуктовых магазинах прописана в законодательстве РФ.

Это достаточно трудоемкое и долговременное занятие, ускорить которое поможет программа для автоматизация работы магазина. Например товароучетный сервис Class365 — позволит сократить время простоя магазина из-за полной ревизии, за счет автоматизации процессов и понятного интерфейса. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Class365 прямо сейчас >>

Способы проведения ревизии в магазине

На текущий момент представлено несколько способов проведения ревизии. В зависимости от графика работы и сменности, организация подбирает для себя оптимальный метод. Рассмотрим их ниже:

• Полная проверка с закрытием магазина в рабочее время (например, когда магазин круглосуточный). Если магазин работает по определенному графику, то ревизию откладывают на выходной день или проводят в ночное время, чтобы не потерять в финансах;
• Выборочная ревизия магазина продуктов. Может проходить как проверка отдельного вида товаров (например, только молоко), товарной группы или секции магазина. 

Каждая организация самостоятельно выбирает, какой вид ревизии использовать в магазине. Но не забывайте, что любой из этих методов в себе несет и плюсы и минусы.

Закрытие магазина обязательно повлечет за собой издержки. При выходе на ревизию в нерабочие часы, сотрудникам необходимо будет оплатить это время, при одновременной работе магазина и проверке остатков, могут получиться ошибочные итоги.

Особенности процесса инвентаризации в магазинах >>

Основания для проведения ревизии

Основные пункты прописаны в законодательстве РФ:

• При выкупе, продаже или аренде имущества;
• При смене ответственных лиц за материальные ценности;
• В случае установления факта мошенничества (хищение или порча имущества);
• В случае составления годового бухгалтерского отчета;
• Полное закрытие организации — ликвидация.

Во всех вышеперечисленных случаях проведение ревизии является обязательным. Но не забывайте, что проводя проверки ежемесячно, вы перестраховываетесь от пересортицы, отслеживая качественное и количественное движение товаров.

О том, как контролировать остатки на складе, читайте тут >>

Кто занимается проверкой

Проведением ревизии занимаются специально отобранные люди, указанные в приказе директора организации. Их называют комиссией. Состоять комиссия должна не менее чем из 3 человек.

От размеров магазина зависит также и какие специалисты будут участвовать в ревизии. Это могут  быть и бухгалтер и технолог, обязательно сотрудники, которые являются материально ответственными лицами.

Организаторам ревизии нужно тщательно распределять обязанности при выполнении проверки, дабы обеспечить максимальный контроль и правильность результатов.

Документальное оформление ревизии

По факту назначения ревизии в магазине составляется приказ, где прописывается состав комиссии поименно и сроки. Его вполне достаточно для начала проверки. Также подготавливается ведомость с остатками товаров.

Скачать бланк приказа о проведении ревизии >>

Также подготавливается ведомость с остатками товаров. Бухгалтерия формирует эту инвентаризационную опись в начале того дня, когда проводится ревизия, чтобы цифры по остаткам были максимально точными.

Скачать образец инвентаризационной описи  >>

После завершения ревизии, комиссия составляет сличительную ведомость . 

Скачать сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей >>

Как считать ревизию в магазине: современные методы

Сегодня проводить ревизию можно не считая каждый товар по полкам, нужно лишь наличие штрих-кода на упаковках и терминал для сбора данных. 

Работа осуществляется по следующему принципу:

1. Сотрудники, при получении товара, маркируют его специальным штрихкодом.
2. На складах и кассах устанавливаются терминалы сбора данных, в которые уже встроены сканеры штрих-кодов.
3. Существующая учетная система объединяется с терминалами.

При такой системе подсчет остатков производится автоматически. Наличие товара проверяется поштучно и достаточно одного человека, который отсканирует все штрих коды. 

Например, сервис Class365 обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием, что значительно расширяет спектр его применения. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Clas365 прямо сейчас >>

Итоги ревизии в продуктовом магазине

После того, как подсчитаны остатки и на складе и в торговом зале, подключается бухгалтерия. При подведении итогов, необходимо учесть:

• первоначальный остаток по учету;
• остаток на текущий момент по документам;
• фактический остаток, после проведения ревизии. 

Чтобы понять текущий остаток (фактический) — необходимо учесть все приходы и расходы, которые произошли в действующий промежуток.

После подведения итогов бухгалтерией станет понятно как обстоят дела в торговой точке. Если по каким-то позициям фактический остаток, меньше чем тот, который был получен после подсчета, значит у вас недостача. Если больше — излишек.

В случае излишка материально ответственные лица ничего не теряют. А если у вас недостача, то в первую очередь спрос с материально ответственных лиц, которые должны возместить ее.

Учет итогов ревизии

После проведения проверки, необходимо скорректировать фактические остатки. Если у вас не было излишка или недостачи, то документы остаются неизменны.

В случае если у вас появились излишки, их необходимо внести в приходный ордер. 

Если недостача выявлена в пределах 1.7-2,3%, то она считается нормальной и называется естественной убылью. Сотрудников в таком случае наказывать не стоит. Если же цифра недостачи больше, то нужно найти ответственных лиц и поделить недостающую сумму между ними, не забыв списать эти товары с баланса. 

При этом, важно не забывать о законе №402-ФЗ, и после завершения всех действий, скорректировать отчет в текущем операционном периоде. 

Мобильное приложение учета
товаров на складе и в магазине