Правила и порядок проведения инвентаризации в магазине

Основания для проведения инвентаризации в магазине

Инвентаризация проводится по приказу руководства на основании нескольких факторов:

• Продажа или передача в аренду магазина – проверка осуществляется с целью показать покупателю или арендатору соответствие фактических ТМЦ с документарными;
• Годовой бухгалтерский отчет – перед составлением отчета обязательно проведение инвентаризации. Составляется отчет не реже, чем раз в 12 месяцев в соответствии с ФЗ №402. Поможет при составлении календарь бухгалтера на 2021 год;
• Смена ответственного за ТМЦ – когда меняется материально ответственное лицо, сотрудник, отвечающий за ТМЦ, должен провести инвентаризацию и передать акт о проверке новому ответственному;
• Кража или порча имущества – в этом случае инвентаризация необходима, чтобы подсчитать убытки;
• Катаклизмы – ревизию нужно сделать, чтобы убедиться в полной сохранности имущества и товаров. Инвентаризацию в этом случае проводят не только, если произошел пожар или наводнение, но и если магазин залили с верхнего этажа;
• Реорганизация или ликвидация ИП или ООО.

Инвентаризация – это длительный процесс, который финансово сказывается на бюджете организации, так как приходится платить сверхурочные сотрудникам, проводящим проверку. Помимо этого, нарушается функциональность магазина. Поэтому руководство самостоятельно решает, как часто проводить плановую инвентаризацию.

Поможет быстро и без ошибок провести инвентаризацию программа Класс365. В ней автоматически создается список с учтенными товарами, добавлять позиции в него можно с помощью сканера штрихкода, а при наличии отклонений прямо из документа инвентаризации переходить к списанию или оприходованию. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

Виды инвентаризации в розничном магазине

Существует 2 вида инвентаризации: проверка имущества организации (основные средства) и товарных запасов.

К основным средствам относится оборудование, находящееся в магазине: холодильники, прилавки. То есть все то, что не относится к товару.

Проверка товарных запасов представляет собой анализ всей продукции, находящейся в магазине.

Стоит отметить, что инвентаризация основных средств проводится значительно реже.

Перед ее проведением ответственным лицам приходит уведомление. Ведомость, в которой указаны все товарно-материальные ценности, нужно оформить в виде таблицы. Также составляется список ответственных лиц. Проводят проверку имущества организации не реже, чем 1 раз в год. Это нужно, чтобы отслеживать износ оборудования и при необходимости своевременно производить замену.

Также инвентаризацию в магазине можно разделить на 3 типа:

• Полная – в данном случае проверяются все ТМЦ организации. Такая проверка отнимает большое количество ресурсов, поэтому проводить ее можно один раз в полгода.
• Локальная — чаще всего проводится на постоянной основе, так как позволяет не закрывать магазин во время рабочего дня. Берется один определенный сегмент и проводится полный аудит данной области. Такая проверка может проводиться каждый месяц – сроки устанавливаются руководством.
• Выборочная – проводится на постоянной основе, каждый день снимается отчет по определенным позициям для сверки остатков с фактическим наличием. Делается это для того, чтобы контролировать возможные убытки, проблемные зоны магазина.

О принципах контроля остатков товаров читайте здесь>>>

Кто проводит инвентаризацию в магазине

Перед тем, как провести инвентаризацию в магазине, создается контролирующий орган – группа лиц, которая следит за ходом проверки. Состоит комиссия минимум из 2-х человек, назначенных приказом по форме ИНВ-22. При выборе членов контролирующего органа нужно придерживаться основных требований:

• Материально-ответственные лица не допускаются в члены комиссии, потому что они могут исказить результаты проверки в своих целях.
• Присутствие в комиссии сотрудника, отвечающего за ТМЦ, обязательно.

Например, если проверяется торговый зал магазина, то в группу контролирующего органа могут быть включены бухгалтер, директор, начальники других звеньев.

Инвентаризация розничного магазина проводится двумя способами:

1. Своими силами – этот способ позволит сэкономить время и деньги. За проведение проверки сторонней организации придется заплатить, в среднем цена за услугу начинается от 40 000 рублей. Еще один плюс проверки своими силами – сотрудники магазина знают расположение полок, местонахождение товаров и легко ориентируются в торговой точке. Помимо этого, самостоятельная инвентаризация позволяет выбрать удачное время для проверки. Например, нерабочее время магазина.

Однако у этого варианта есть и минусы: если сотрудники знают о возможной недостаче, то попытаются ее скрыть; персонал может воспринимать ревизию как формальность и относиться к ее проведению безответственно; не у всех сотрудников достаточно компетенции для проведения инвентаризации, ведь необходимо не только производить подсчет, но и уметь пользоваться соответствующим программным обеспечением.

2. Инвентаризация силами сторонней организации имеет следующие преимущества: комиссия, проводящая проверку, не заинтересована в искажении результатов; все действия сопровождаются верно оформленными документами; проверка проводится быстро, потому что специалисты имеют большой опыт проведения инвентаризации.

Главный минус этого варианта – дороговизна. Магазин потерпит убытки не только по причине оплаты за проведение инвентаризации, но и из-за закрытия торговой точки на время проверки, так как сторонняя организация требует полное закрытие магазина. Если в ассортименте магазина представлен специфический продукт, с которым работают не все проверяющие компании, то услуги будут стоить еще дороже.

Сроки проведения инвентаризации

Частично мы этот вопрос затронули ранее, но давайте остановимся на нем более подробно.

Инвентаризацию рекомендовано проводить в продовольственных магазинах не реже, чем раз в месяц. Однако есть ряд требований, при которых ее проведение необходимо выполнить незамедлительно, вне зависимости от того, как давно она производилась:

• произошло ЧП (пожар, наводнение и т.д.);
• приближается сдача годовой бухгалтерской отчетности;
• вступает в обязанности новый сотрудник ответственный за ТМЦ;
• зарегистрировано мошенничество, кража или порча имущества магазина;
• проводятся глобальные изменения: реструктуризация организации, продажа магазина и пр.

В остальных случаях инвентаризация проводится на усмотрение руководства. Рекомендуемая частота проверки склада и торгового зала магазина – один раз в месяц, что позволяет контролировать работу сотрудников и товар на качество.

Проводя инвентаризацию на регулярной основе, вы сможете видеть качество работы сотрудников, выявить наиболее популярные продукты и корректировать остатки на складах при закупке.

Правила проведения инвентаризации в магазине

Чтобы выполнить все четко, быстро и сократить погрешности в подсчетах, следует пользоваться следующими правилами:

• Каждую полку должны проверять минимум 2 сотрудника;
• Подсчет производится слева направо и сверху вниз;
• Продукция, подлежащая взвешиванию, считается только один раз;
• После того, как два сотрудника произвели подсчет и внесли полученные данные в бухгалтерский реестр, необходимо их сверить, и, если они не сходятся, то проводится повторный пересчет стеллажа до тех пор, пока данные не будут одинаковыми;
• Если инвентаризация проводится в супермаркете, то необходимо пройденные стеллажи отмечать на плане магазина, чтобы ничего не пропустить.

Если вы проводите выборочную или локальную проверку, придерживайтесь таких же правил, чтобы уменьшить затрачиваемое время и быть уверенным в верности расчетов.

Какие документы оформлять при проведении инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо подготовить сопроводительные документы, которые потребуются для отчетности:

• Приказ от руководства (форма ИНВ-22) – он оповещает сотрудников о приближающейся проверке;
• Товарно-материальная опись (форма ИНВ-3) – на ее основании будет осуществляться сверка с фактическим наличием;
• Акты: инвентаризации ТМЦ принятых на хранение (форма ИНВ-5), списанных (форма ИНВ-16) и находящихся в пути (форма ИНВ-6);
• Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) – потребуется, если будут установлены расхождения фактические с документальными;
• Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26) – в нее вносят окончательные данные;
• Приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Со стороны магазина также подготавливаются все имеющиеся документы о движении товара, приходно-кассовые ордера, документ о списании ТМЦ. Чем лучше магазин документально подготовится к проверке, тем качественнее она будет проведена.

Порядок проведения инвентаризации в магазине

После того, как все документы подготовлены, комиссия следует по определенному сценарию. Как правило он не изменен:

Шаг 1. Подготовка магазина

На этапе подготовки важно, чтобы сотрудники не знали о предстоящей проверке во избежание каких-либо манипуляций с их стороны.

Если назначена частичная инвентаризация, то закрывают только проверяемый отдел и кассу, относящуюся к этому отделу.

Подготовка проводится в присутствии всех членов комиссии, на основании приказа по форме ИНВ-22.

Когда все подготовительные работы закончены, мы переходим к следующему этапу.

Шаг 2. Проведение инвентаризации

После начала подсчета производить операции или перемещать товар строго запрещено.

На этом этапе комиссия не только считает остатки, но и обращает внимание на срок годности, условия хранения и вид товара. Все данные вносятся в опись фактического наличия по форме ИНВ-3. Опись распечатывается в двух экземплярах.

В опись требуется внести весь товар: фасованный, весовой, излишки (если таковые имеются) или любой другой, который не был включен ранее.

После завершения проверки, необходимо убедиться, что все позиции соответствуют количеству артикулов. Если все проведено правильно, каждый товар учтен, то все члены комиссии заверяют акт и передают его в бухгалтерию.

Быстро и без ошибок провести инвентаризацию можно с помощью программы Класс365. Она автоматически создает список с учтенными товарами, позволяет добавлять товары вручную и с помощью сканера штрихкода, переходить к списанию или оприходованию прямо из документа инвентаризации. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

Шаг 3. Сверка результатов

При поступлении актов анализируются остатки, указанные в программном обеспечении и в акте проверки (сличительная ведомость по форме ИНВ-19). Используя специализированные электронные программы, вы можете значительно облегчить работу. Стоит только добавить данные в систему, а программа самостоятельно проведет сверку с предыдущими показателями и предоставляет результат инвентаризации в магазине.

Бухгалтерия проводит сверку фактических остатков с данными учета. Если в магазине нет бухгалтера, то сверку проводит сам руководитель. Если обнаружен испорченный товар или с истекшим сроком годности, то нужно заполнить акт о списании (ТОРГ-16). Составляется он в 3 экземплярах для всех ответственных лиц. Для уцененного товара составляется акт по форме — ТОРГ-15.

Шаг 4. Подведение итогов инвентаризации

После анализа всех данных создается приказ, фиксирующий результаты проведения инвентаризации в магазине. Бухгалтер вносит в программу полученные от комиссии данные, включая недостачу, излишки и пересортицу.

Руководителю предоставляется ведомость результатов проведенной инвентаризации по форме ИНВ-26, на основании которой руководитель имеет законное основание вынести решение о премировании и наказании материально ответственных лиц.

О том, как автоматизировать проведение инвентаризации, читайте здесь>>>

Что делать с недостачей, излишками и браком

После инвентаризации в магазине могут быть выявлены расхождения остатков. Их нужно проанализировать и разобраться с причинами. Одно дело, если это была кража. Другое – в условиях хранения произошла потеря товарного вида (естественная убыль). В этом случае заполняется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

В случае пересортицы также необходимо произвести сверку стоимости и вида товара. Если в результате проверки сумма остается неизменной, данные вносятся в программу.

Все недостачи оформляются как расход, излишек – как приход. Результаты вносятся по факту проверки в ведомость учета по форме ИНВ-26.

Если финансовая разница существенная, то руководитель может удержать средства с материально ответственного лица, но сумма не должна превышать 20% от заработной платы.

Итог

Избежать недостачу и порчу продукции можно регулярно проводя инвентаризацию. А чтобы не тратить на нее много времени, следует пользоваться основными правилами, указанными выше. Если следовать всем пунктам, то существенно сократится время на полную проверку.