Регистрация кассы в налоговой: пошаговая инструкция и список документов

О чем вы узнаете:

• Кому необходима регистрация кассы в налоговой
• Что необходимо сделать до процедуры
• Какие документы понадобятся
• Как выглядит карточка регистрации ККТ
• Регистрация кассы онлайн в налоговой: пошаговая инструкция
• Как зарегистрировать онлайн кассу в отделении налоговой пошагово
• Где найти номер фискального документа
• Перерегистрация ККТ: разные способы
• Штрафы за нарушение правил регистрации и перерегистрации
• Популярные ошибки при регистрации

Процедура регистрации онлайн-кассы не должна пугать предпринимателей. На деле она весьма проста, да и занимает порядка получаса, если проходить ее онлайн. Но, ошибки все же могут быть, не всегда хватает знаний, опыта. Если допустить недочеты, то это повлечет серьезные последствия: выйдет из строя фискальный накопитель, порядок работы кассы будет нарушен. Чтобы этого избежать, следуйте нашей инструкции.

Кому необходима регистрация кассы в налоговой

Онлайн кассы обязали ставить уже практически всех предпринимателей. 

Можно не ставить онлайн-кассы некоторым категориям ИП с работниками на патенте (например, из сферы образования), а также ИП, которые работают сами на себя (оказывают услуги без найма сотрудников). Однако последним придется все же определиться к 2021 году, будут ли они устанавливать онлайн-ККТ или перейдут на налог на профессиональный доход.

Также уже есть наработанные схемы, разрешенные по 54-ФЗ и позволяющие не покупать онлайн-ККТ в 2020 году. Например, через агентский договор или аренду кассовой техники (может быть выгодно для сезонной торговли). 

Попробуйте бесплатную кассовую программу для Windows от Class365, которая совместима со всем популярным оборудованием. Полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает Маркировку товаров, дает возможность вести полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Попробуйте прямо сейчас бесплатную кассовую программу для Windows от Class365 >>

Что необходимо сделать до процедуры

Прежде чем отправиться на регистрацию кассы в налоговой, проведите небольшую подготовку:

1. Найдите в техпаспорте номер кассы и ФН, дабы удостовериться, что оборудование находится в специальном перечне, который утверждает ФНС.
2. Подпишите соглашение с оператором фискальных данных.
3. Получите КЭП. Она необходима, чтобы выполнять манипуляции при регистрации онлайн.

Как получить электронную цифровую подпись читайте тут >>

Какие документы понадобятся

Для регистрации онлайн-кассы потребуется не так много:

• заявление по утвержденному образцу;
• паспорт заявителя;
• техпаспорт ККТ и фискального накопителя;
• соглашение с ОФД;
• печать компании (если таковая имеется).

Скачать бланк заявления на регистрацию онлайн кассы >>

Как выглядит карточка регистрации ККТ

Это форма КНД 1110066. Оформляет ее специалист налоговой инспекции, после чего подписывает руководитель контролирующей инстанции и заверяет печатью.

Скачать образец формы КНД 1110066 >>

Этот документ, предприниматель должен хранить там, где будет располагаться кассовый аппарат. Если карточка будет утеряна или испортиться, можно запросить ее копию в ФНС.

Получить ее можно через ОФД или ЛК на сайте налоговой инспекции. Вместе с ней, также выдается техпаспорт, в котором прописывается индивидуальный номер ККТ. Все подлинники бумаг, которые бизнесмен подавал в ФНС, возвращаются ему же в руки.

Сколько будет стоить онлайн-касса для магазина >>

Регистрация кассы онлайн в налоговой: пошаговая инструкция

Помимо того, что можно пройти процедуру прямо в налоговой, также можно пойти по другому пути — оформиться онлайн, это сэкономит уйму времени. Как мы писали ранее, при ответственном подходе и внимательности, это займет максимум полчаса. Начинаем регистрироваться онлайн.

Шаг 1: Получаем электронную подпись и заключаем договор с ОФД

Чтобы выполнять все шаги по регистрации кассы, прямо из дома, следует обзавестись КЭП, заказать ее всегда можно в специализированном центре. Если вы уже ее обладатель, то двигаемся далее.

Заходим на nalog.ru, выбираем раздел «Учёт» ➡ « Регистрация кассы». Здесь останавливаемся и вносим следующие данные: актуальный адрес, где будет стоять техника, ее назначение, модель/номер кассы и ФН.

Далее определяемся с оператором фискальных данных, с которым предприниматель хотел бы заключить договор. Изучите всех и отметьте того, кто более вам подходит.

Внимательно проверьте все ли данные указаны верно, после чего подтвердите запрос своей КЭП и направьте заявление на рассмотрение в ФНС. Процесс заканчивается, когда заявке будет присвоен регистрационный номер. 

Шаг 2: Подаем заявление в ФН

Создание ЛК. Начнем с того, что следует обзавестись личным кабинетом. Для этого достаточно пройти простую регистрацию. Сайт дает подсказки и трудностей этот процесс не вызовет. После чего, в кабинете находим раздел «Учет контрольно-кассовой техники➡ «Зарегистрировать ККТ».

Прописываем общие параметры. Если все сделано правильно, система предложит вам самостоятельно отметить все параметры. Указываем следующее: месторасположение кассы, ее модель, название магазина.

Как автоматизировать магазин >>

Не стоит забывать, что нужно заполнить и раздел «Заводской номер ККТ», его вы легко сможете найти в техпаспорте оборудования. Тоже самое следует проделать и с фискальным накопителем.

Особые параметры. Здесь все просто, ставим галочки в тех разделах, которые применимы к вашей работе. Например, если ваша касса будет работать без доступа во всемирную сеть, то следует проставить отметку в строке «автономная работа», проставить галочку следует и если касса будет поддерживать ЕГАИС.

Определяемся с ОФД. Соглашение уже есть (об этом шаге мы писали ранее). В связи с этим, стоит лишь выбрать его из перечня, кликнуть «Подписать и отправить». Сформированный документ самостоятельно отправится на проверку.

Онлайн-касса Class365 соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС. Чтобы начать работу достаточно компьютера и фискального регистратора. Наши специалисты оперативно доставят и настроят оборудование, обучат работе в программе за 1 час. Попробуйте все возможности онлайн-кассы от Class365 бесплатно >>

Шаг 3. Проводим фискализацию

В процессе процедуры, в кассовый аппарат вносятся параметры регистрации, далее распечатывается специальный отчет, который после передается в налоговую.

Какие же данные следует указать?

• Регистрационный номер оборудования;
• ИНН компании;
• Данные об ОФД.

Для внесения параметров примените утилиту фискализации. Она уже заложена в программном обеспечении кассы.

Важно! Не допускать ошибок при внесении этих данных, если даже одна цифра будет неверна, то ФН станет не рабочим. Применять его запрещено, а исправить недочеты уже нельзя.

Далее необходимо, чтобы ККТ напечатала отчет о регистрации, в нем то и отобразятся все параметры. Выводим их в окно «Отчет о регистрации ККТ» в своем кабинете, находящемся на сайте налоговой.

 Шаг 4. Вводим данные на сайте ОФД

Мы на финишной прямой. Теперь стоит лишь зайти в свой ЛК, на сайте оператора фискальных данных и оформить свою кассу.

Чтобы это сделать, еще раз вводим информацию из отчета о регистрации. Сделано! Оборудование готово к эксплуатации.

Шаг 5. Завершаем процесс регистрации

Осталось всего пару шагов. Возвращаемся в личный кабинет на сайте налоговой и кликаем на вкладку «Завершение». В появившемся окне, из тестового чека вписываем его номер, дату, после отжимаем «Подписать и отправить». Госпошлина за данную процедуру не уплачивается.

Как зарегистрировать онлайн кассу в отделении налоговой пошагово

Решили пройти всю процедуру регистрации самостоятельно, непосредственно ФНС? В этом случае, сделать нужно следующее:

Шаг 1. Вручную или при помощи ПК заполнить заявление, которое предоставит вам специалист. Сделать это нужно в нескольких экземплярах. Отнеситесь к процессу максимально внимательно, чтобы не допустить ошибок. Для каждой кассы должно быть отдельное заявление.

Скачать шаблон заявления на регистрацию онлайн-кассы >> 

Шаг 2. После того, как бумаги будут заполнены, а необходимые документы собраны, глава компании самостоятельно (или этом может сделать представитель по доверенности) передает их в ФНС.

Шаг 3. Далее, сотрудник налоговой, изучив документы, забирает один экземпляр себе, а второй с пометкой о приеме возвращает заявителю. Если заявления заполнены, верно, а документы достоверны, то проблем с регистрацией не возникнут.

Где найти номер фискального документа

Он указан в самом чеке. Говоря простым языком, это его порядковое значение. Как только, процедура фискализации будет завершена, эту информацию нужно прописать на сайте ФНС в разделе «Отчет о регистрации ККТ». Вот подсказка, как это сделать:

Перерегистрация ККТ: разные способы

Сначала разберем вариант «без замены». Оставить работающий накопитель можно, если данные, которые были указаны при регистрации изменились. К примеру: изменился ОФД, месторасположение торговой точки и тд.

Проще говоря, необходимо, чтобы в кассовом оборудовании и в карточке, которую оформляют налоговые инспекторы, была идентичная, актуальная информация.

Для осуществления перерегистрации «без замены» предпринимателю следует направить заявление в налоговую инспекцию, воспользовавшись ЛК. Прописываем в нем новые параметры, заверяем их электронной подписью, ждем, когда специалисты выдадут новый документ.

Важно! Использовать данный метод  невозможно когда меняются ИНН владельца и регистрационный номер ККТ.

Вариант «с заменой». Этот вариант подходит, когда срок службы фискального накопителя подходит к концу или уже истек. Что необходимо сделать в этом случае: в личном кабинете проходим в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», жмем на данные кассы, которую нужно переоформить. Выбираем «перерегистрировать» и приступаем к заполнению заявления. Обязательно пропишите причину — замена ФН.

Штрафы за нарушение правил регистрации и перерегистрации

К этим процессам предпринимателям следует отнестись весьма ответственно, ведь если процедуры будут выполнены не в срок, будут нарушены условия постановки и тд – будут применены штрафы. Да, это небольшие суммы, но платить их не хочется никому. О цифрах:

•       Юридическим лицам придется отдать в случае нарушения до 15 000 руб.;
•       Главам компаний до 5 000 рублей.

Стоит отметить, что даже если недочеты были выявлены, то не всегда необходимо платить штраф. Предприниматель может получить предупреждение, но только если недочет не серьезный. Если магазин работает без зарегистрированного оборудования, то придется заплатить штраф от 3 000 до 6 000 рублей. Фирмам в 10 раз больше. 

Избежать штрафов и предупреждений можно, если руководитель лично оповестит о нарушениях, но при этом он должен сразу же устранить их. Также контролирующий орган идет навстречу, если бизнесмен не в силах вовремя устранить недочеты. К примеру, человек заказал технику вовремя, все оплатил, а производитель задержал доставку оборудования.

Популярные ошибки при регистрации

• Несоответствие показателей кассы с параметрами при регистрации. Подобная нестыковка возникает довольно часто, ведь эти данные не сопоставляются автоматически. Вам необходимо лично зайти в кабинет на nalog.ru и проверить всю информацию.
• Не правильно указан регистрационный номер. Это просто недопустимо! Ведь тогда фискальный накопитель попросту выйдет из строя.
• ОФД указан не верно. Этот недочет появляется, когда на сайте налоговой его меняют, а в самой кассе.
• Владельцы слишком часто выполняют смену фискального накопителя. Делать это можно не более 10 раз, но не все об этом знают.
• Данные о прохождении процедуры необходимо записать ФН за одни день, после того, как предприниматель оформил  заявление.
• Бумаги о регистрации отправить в ФНС бизнесмен должен не позже суток после того, как на руках будет регистрационный номер.

Какой способ регистрации вы бы не выбрали, главное сделать все точно в срок и всегда указывать исключительно достоверные данные. Если вы человек «старой закалки» то вы вполне можете выполнить всю процедуру непосредственно в налоговой, но времени потратить придется прилично. Очереди и человеческий фактор никто не отменял.

Отличный вариант – подружиться с техникой и все оформить через личный кабинет, а наша пошаговая инструкция станет вашим помощником! Тогда процедура точно пройдет быстро и без лишней нервотрепки.