Как вести учет в магазине розничной торговли

О чем вы узнаете:

• Почему важно правильно организовать учет товаров в магазине
• Как правильно организовать учет
• С чего лучше начать вести учет товаров
• Что входит в понятие “учет” при управлении магазином
• Автоматизированный учет товаров в онлайн-программе Класс365

В хорошем магазине, будь он большой или маленький, все аспекты тщательно продуманы: от дизайна магазина до учета товара; от управлении персоналом до оптимизации запасов и работы со всех цепочкой поставок товара. В статье поговорим, как вести учет товара в магазине и о возможностях стандартной товароучетной программы, о которых вы даже не подозревали.

Почему важно правильно организовать учет товаров в магазине

Сегодня многие задаются вопросом о том, почему учет товаров вести так проблематично? Для того, чтобы понять все тонкости, необходимо более детально углубиться в проблему.

Итак, учет товаров в магазине ранее велся вручную, нанятыми на предприятие специалистами. Но, человеческий фактор — это наличие ошибок, в силу большого объема данных, больших перечней товаров с указанием количества, стоимости, размеров и других данных о товаре. Потому, именно человек является главной причиной проблематичного ведения учета товаров.

Еще 10 лет назад требование — вести учет товара в розничном магазине — подходило только крупным торговым сетям. Сейчас малый бизнес может конкурировать с гигантами индустрии ритейла, если соблюдает грамотную ассортиментную политику:

• проводит инвентаризацию;
• не гнушается еженедельным анализом продаж;
• мониторит тренды;
• наблюдает за поведением лояльных покупателей и людей с большим размером чеков.

Все это возможно с товароучетной программой, которая подключена к онлайн-кассе (аппарат, согласно закону, должен быть практически у каждого предпринимателя из сферы торговли).

Задачи современной товароучетной программы намного шире, чем просто бухгалтерский учет. Рассмотрим два примера.

Предприниматель Евгения, небольшой продовольственный магазин в спальном районе.

Установила товароучетную программу, когда пришлось переформатировать торговый зал из прилавочного типа в магазин самообслуживания. Она приобрела два компьютера, сканеры штриховых кодов, установила товароучетную программу.

После двух месяцев работы вырос оборот, но сложностей не возникло, так как:

• она видела, когда ходовые продукты заканчиваются, и могла вовремя сделать заказ у поставщика (закупку на оптовой базе);
• продавцы видели цену товара в программе, и не ошибались при обслуживании большого потока покупателей, который образовывался с 19 до 20 часов;
•  программа наглядно показывала самые маржинальные товары, и решено было сделать упор на них.

Предприниматель Дмитрий, розничный магазин.

Установил товароучетную программу, когда перестал разбираться в собственных записях в таблице в Excel. Преимущества учета товара в магазине с помощью специального ПО ощутил сразу:

• более удобный поиск по номерам и характеристикам;
• возможность настройки “неснижаемого” остатка, когда программа предупреждает о достижении лимита по самым ходовым автозапчастям.

Кроме того, через несколько лет с помощью товароучетной программы стало возможным быстро настроить интернет-продажи.

Если вы уже задумались об использовании товароучетной программы, присмотритесь к Класс365. Вы будете всегда в курсе взаиморасчетов с поставщиками, сможете контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь напомнит о важных событиях. Попробуйте полный функционал программы для магазинов Класс365 прямо сейчас >>

Как правильно организовать учет

Для того, чтобы правильно организовать учет товара в магазине, необходимо обладать определенными навыками, владеть специфической информацией, а также знать определенные тонкости, например из каких этапов состоит ведение учета, какие задействованы процессы и т.д.

Так, учет товаров в магазине состоит из следующих этапов: поступление, перемещение и продажа.

Процессы ведения учета товаров в розничном магазине направлены на решение следующих задач:

• приход товара и его оприходование материально-ответственными лицами;
• сохранность товара;
• реализация товара;
• анализ прибыли от реализации товара (подробнее о факторном анализе прибыли);
• предотвращение убыточных результатов предприятия;
• выявление внутренних ресурсов предприятия.

Принципы управления розничной торговлей основаны на правилах ведения бухучета, которые связанны с товарно-материальными операциями и установленными законодательством нормативными актами.

Принципы строятся на:

• оценке товара при оприходовании;
• оценке товара при реализации (методы себестоимости, средней стоимости, ФИФО, ЛИФО);
• отображении в бухучете в процессе приобретения товаров;
• определении прибыли от реализации товаров для налогообложения.

Стоит обратить внимание и на то, что в розничной торговле существует ряд отчетных документов: договор купли-продажи, доверенность на получение материальных ценностей, счет-фактура, товарная накладная и налоговый документ подготовка которых требует времени и определенных навыков.

Существенную роль в процессе учета товаров в магазине, для полноценного их контроля и регулировки, играет инвентаризация. Как правило, об инвентаризации не сообщается заранее, и проводится она при закрытом магазине.

Перед инвентаризацией товаров комиссия опломбирует подсобные помещения и другие места хранения товаров, снимает денежные средства в кассе, получает последние кассовые и товарные отчеты. Товары вносятся в описи с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и другого. После, одна опись передается в бухгалтерию, вторая остается у материально-ответственного лица.

По окончании инвентаризации составляется предварительный результат путем сопоставления остатка товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При больших расхождениях комиссия берет письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбирует магазин и передает информацию руководству торгового предприятия.

Ускорить процесс поможет программа для автоматизация работы магазина. Например товароучетный сервис Класс365— позволит сократить время простоя магазина из-за полной ревизии, за счет автоматизации процессов и понятного интерфейса. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Класс прямо сейчас >>

С чего лучше начать вести учет товаров

Как вести учет товаров, зависит от типа магазина розничной торговли и количества товаров на полках:

• магазин с 5-10 артикулами товаров может себе позволить обойтись кассовой программой для учета продаж;
• магазин с более обширным ассортиментом эффективнее будет работать, есть использовать полноценную товароучетную программу.

Далее следует:

• назначить материально ответственных лиц (они будут отчитываться за недостачи);
• контролировать товарооборот в полуавтоматическом режиме (загрузка данных о приемке товаров через накладные, выборочная проверка позиций через сканеры штриховых кодов, использование сканеров штрихкодов при реализации товаров);
• учитывать движение товаров не только штуках, но и в деньгах (для понимании размера дохода, наценки, прибыли). 

Что входит в понятие “учет” при управлении магазином

Предприниматель обязан постоянно фокусировать свое внимание на:

• финансовом аспекте (обнаруживать несоответствия и поддерживать с помощью выявления маржинальных товаров постоянную прибыль, т.е. бухгалтерский учет);
• соблюдении продавцами всех внутренних требований (очень важно, чтобы одни сотрудники подписывали отчеты других и чтобы у каждого из кассиров была своя отдельная учетка в программе);
• управлении запасами.

Основная задача — сбалансировать предложение товаров в соответствии со спросом при постоянном цикле продаж, пополнения запасов. Если продукт не продается или не приносит достаточно прибыли, его заменяют другим. Если товар очень хорошо реализуется, магазин должен увеличить его запасы.

Это только звучит просто, ведь спрос постоянно меняется — на него влияет сезонность, мода, цены на товары-заменители, эпидемиологическая обстановка в регионе и т.д.

Другая проблема может возникнуть в цепочке поставок, которая затруднит получение заказанных товаров. Например, сдвиг спроса, например, когда появился новый продукт, сделавший старый товар менее популярным, может застать магазин врасплох — на полках останется много старого товара, а на складах у оптовиков не окажется нового.

Что необходимо контролировать при управлении запасами товаров

• Заказ товара: продавец заказывает товар для своего магазина у поставщиков, стараясь предугадать требования покупателей. Чтобы быть эффективными и экономичными, они не хотят заказывать слишком много. В автоматизированной системе прогнозируются потребности в запасах, поэтому расчет, когда необходимо пополнить запасы, происходит автоматически. Причем, в товароучетной программе Класс365, можно настроить расчет заказа продуктов по размерам, цветам и т.д. Попробуйте прямо сейчас начать вести учет с Класс365 >>
• Прием запасов: сотрудники магазина получают отгрузки от поставщиков и дистрибьюторов. Они тщательно отслеживают и записывают все, следят, чтобы на товар были все документы, а сама продукция находилась в хорошем состоянии.
  Как правильно управлять запасами, читайте тут >>
• Использование системы инвентаризации. Можно придерживаться одной их схем:

             — подсчет остатка при каждой продаже без использования физического труда в принципе;
             — только ручная инвентаризация;
             — комбинированный метод, когда физический подсчет обеспечивает перекрестную проверку компьютеризированной системы.

Подробнее о том, как проводить инвентаризацию в магазине, читайте тут >>

1. Ценообразование: магазины устанавливают цены и либо наклеивают их физически на продукте, либо назначают цену в компьютере с помощью штрих-кода продукта. Иногда сочетают оба способа. Снижение цен зависит от спроса и предложения, сезона, рекламных акций и других факторов.
2. Обработка товаров: это включает в себя складирование на полках и стеллажах, перемещение товаров от склада в торговый зал и доставку товаров.

Автоматизированный учет товаров в онлайн-программе Класс365

Учет товаров предполагает рутинную работу с большим количеством данных, документов, номенклатурой товаров. Чтобы избежать ошибок, которые могут допускаться сотрудниками и минимизировать временные затраты рекомендуется использовать онлайн-программу Класс365 для автоматизации бизнеса.

Работая с веб-системой, вы можете быть на 100% уверены, что в учетных документах нет ошибок, а ваши сотрудники провели все необходимые мероприятия по учету точно в срок.

Актуальные формы всех необходимых учетных документов, а также функция авто подстановки данных позволит вашим сотрудникам сэкономить время и посвятить его освоению новых знаний или поиску новых решений для вашего бизнеса.

Кроме того, вы сможете искоренить хищения и несанкционированные скидки, так как система четко фиксирует каждую торговую операцию.

В программе вы сможете вести полноценный торговый и складской учет, контролировать финансы, работу с клиентами, обработку и расчеты в интернет-магазине, что позволит вам контролировать все направления бизнеса в одной программе и не устанавливать дополнительных приложений.

Программа не потребует внедрения затрат и обучения персонала. Все что необходимо для работы — это регистрация на сайте и всего несколько минут на знакомство с интерфейсом системы.

Начните работу с Класс365 абсолютно бесплатно уже сегодня!