Как пользоваться онлайн-кассой
Онлайн-касса

Как работать на кассе: пошаговая инструкция

29.10.2020
Дарья Перепелкина
337

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Сегодня в соответствии с ФЗ № 54 онлайн-кассу необходимо использовать в каждом магазине у дома, супермаркете, ресторане, салоне красоты и т.д. Но купить ее – это только полдела, нужно также быстро научиться тому, как работать на кассе правильно. Кассир, владелец бизнеса, должны знать порядок использования этого устройства, в том числе и различные нововведения, касающиеся ККТ.

Алгоритм работы на онлайн-кассе

На самом деле он весьма прост и займет максимум минуту. Схема следующая:

  1. Покупатель оплачивает товар/услугу наличными или картой;
  2. Продавец принимает деньги и фиксирует это в кассовой программе;
  3. Данные о совершенной покупке получает встроенный в ККТ фискальный накопитель;
  4. Он шифрует полученные данные, сохраняет их и перенаправляет оператору ФД;
  5. Далее ОФД анализирует полученные сведения, проверяет их и передает в налоговую инспекцию;
  6. После одобрения операции печатается чек.
  7. Если перед расчетом покупатель просит отправить ему чек на «электронку» или по смс, то вместе с выдачей бумажного чека кассир отправляет его копию клиенту в электронном формате.

Все эти шаги очень просто выполнять, если установить на смарт-терминал, планшет или компьютер кассовую программу Класс365. Она имеет простой и интуитивно понятный интерфейс и горячие клавиши. Она позволяет принимать комбинированную оплату, формировать чеки на предоплату и аванс, делать коррекцию чека и возврат, продавать товары с маркировкой, отслеживать прибыль в режиме онлайн и еще многое другое. Оценить весь функционал кассовой программы Класс365 можно прямо сейчас>>

Как научиться работать на кассе

Начнем с азов. Перед тем, как приступить к работе с кассой, стоит внимательно прочесть к ней инструкцию. Многие кассиры знают лишь определённую схему действий, а ведь если прочитать памятку, можно узнать о многих интересных функциях. Также это позволит понять и запомнить самые «ходовые» комбинации клавиш и правила создания чеков.

Отличный вариант обучения работе на онлайн-кассе – составить для сотрудников небольшую подсказку, как действовать в той или иной ситуации. Перечислим основные:

  1. В торговой точке резко отключили свет во время того, как клиент расплачивался или, к примеру, в конце смены в кассе был обнаружен излишек. В этом случае продавец должен сформировать чек коррекции. Если сотрудник понимает, о чем речь и знает, как это сделать – отлично! Нет – придется учить.

Подробная инструкция оформления чека коррекции с перечнем распространенных ошибок>>

  1. Покупатель хочет вернуть товар или кассир указал неверную сумму в чеке и заметил это до ухода покупателя. Здесь нужно оформлять чек на возврат. В первом случае нужно также получить от клиента заявление. Новый чек пробивается на кассе с теми же реквизитами, но с признаком расчета «возврат прихода».

Чтобы до минимума сократить количество ошибок кассиров, установите кассовую программу Класс365. Во-первых, она имеет понятный интерфейс, горячие клавиши, функционал поиска и редактирования чеков, а во-вторых, позволяет в режиме онлайн контролировать работу кассиров и устанавливать запрет на выдачу денег из кассы «в минус». Попробовать все возможности кассовой программы можно прямо сейчас>>

  1. Клиент отдал только часть денег за товар. Тогда кассир не может сформировать стандартный чек на оплату. В разделе «признак расчета» он должен указать значение «аванс/предоплата».

Функции директора магазина при работе с кассой

Не только у кассира есть ряд обязанностей в этом вопросе, но и у руководства. Перечислим основные:

  1. Перед началом рабочего дня выдать кассирам купюры, чековую ленту и другие расходные материалы;
  2. Убедиться в том, что касса работает;
  3. Сверить размер выручки за день с суммой выручки, прописанной в кассовой книге.

Подробнее о правилах взаимодействия руководителя с подчиненными читайте здесь>>

Обязанности кассира при использовании онлайн-кассы

Перед тем, как притупить к работе, кассиру необходимо выполнить ряд действий:

  1. проверить работает ли оборудование,
  2. сверить время и дату,
  3. убедиться, что кассовая смена была закрыта,
  4. открыть новую смену на ККТ.

Довольно много обязанностей у него и на протяжении дня:

  1. Кассир обязан быстро, но при этом внимательно обслуживать покупателей, выдавать сдачу, обеспечивать сохранность карт при оплате, оперативно принимать решения при возврате покупки потребителем, сдавать инкассацию.
  2. Важно и то, чтобы продавец всегда присматривал за кассовым аппаратом, к нему нельзя подпускать посторонних, нельзя оставлять ККТ без присмотра.
  3. Работник должен понимать, как вести себя в экстренной ситуации, когда, например, произошло отключение света, касса вышла из строя и т.д.
  4. Продавец не должен вскрывать корпус кассового аппарата, обрабатывать его агрессивными моющими средствами. Все это необходимо, чтобы уберечь оборудование от поломок.

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца

Если вы только делаете первые шаги в этой профессии, или может быть забыли некоторые нюансы, расскажем, как же стать на «ты» с этим устройством.

Открываем смену

  1. Включаем оборудование. Проверьте, чтобы касса была подключена к сети. На некоторых кассовых аппаратах после этого необходимо выполнить следующую последовательность действий: нажимаем тумблер, поворачиваем переключатель или ставим ключ в «Режим». На аппарате должны появиться цифры и другие знаки.
  2. Проверяем работоспособность. Это значит, что нужно убедиться, правдива ли информация, которая показывается на дисплее, это дата, время и печать нулевого чека. Отжимаем клавишу «Наличные» пока на табло нули. Цель – убедиться в том, что касса правильно печатает.
  3. Авторизуемся. Если не выполнить это действие, то работать попросту будет невозможно. Процесс этот зависит от модели кассы. Во всех они разные, где-то введение логина/пароля, где-то необходима специальная карта.

Итак, вы убедились, что устройство исправно, можно начинать обслуживать клиентов: проводить продажу/возврат товара/получать аванс и т.д.

Теперь подробнее расскажем о том, как это делать правильно.

Проводим расчеты с клиентами

При стандартном приеме оплаты схема работы следующая:

  1. Сумму покупки вводим вручную или при помощи считывателя штрих-кода.
  2. Нажимаем «Оплата»/«Наличные». После этого, откроется отсек кассы, где хранятся денежные средства.
  3. Получив деньги за покупку, мы кладем их как раз в этот отсек, оттуда же выдаем сдачу.
  4. Если клиент выбирает безналичный расчет, то терминал выдаст 2 чека: один отдается покупателю, второй остается в магазине.

Если клиент вернул товар, следует в строке «признак расчета» указать «возврат прихода», а не «приход». Так, процедура будет грамотно оформлена и можно будет вернуть покупателю его деньги.

Если был безналичный расчет, то процесс не изменится. Единственное, сумма поступит на карту покупателя в течение 10 дней. Но стоит помнить, что он прежде должен написать заявление от руки, где подробно описать, почему товар будет возвращен, поставить дату и подпись.

При получении аванса также необходим чек. После того, как продавец получил от покупателя денежные средства, чек должен выбиваться с пометкой «Приход». Если известно, что за продукт, то можно выбрать «Предоплата».

И пару слов о чеке коррекции. Оформлять его нужно в двух ситуациях: при оплошности кассира, если, к примеру, он указал ошибочную сумму, и при сбое в работе кассового аппарата. Необходим он не покупателю, а ОФД и ФНС.

Скачать
кассовую программу
бесплатно!

Меняем ленту в аппарате

Заканчивается она с завидным постоянством, поэтому любой кассир должен всегда уметь ее быстро заменить. Понять, что замена вот-вот понадобится, легко – на чеке проявится розовая полоса. Чтобы поменять ленту необходимо сделать следующее:

  1. Открыть блок, где «спрятан» рулон;
  2. Извлечь остатки ленты, подписать ее и отдать главному кассиру;
  3. Получить новую упаковку, внутренней стороной вниз разместить ленту в лоток;
  4. Закрыть крышку и нажать «Вверх». После этой манипуляции появится край ленты, значит все сделано верно.

Закрываем смену

Конец рабочего дня у кассира выдается всегда насыщенным, ведь простой уйти домой нельзя. Необходимо выполнять ряд действий:

  1. Оформить отчет и кассовый ордер. После указания всех данных они передаются старшему кассиру вместе с выручкой за день;
  2. Прописать в кассовой книге данные со встроенных счетчиков;
  3. Посчитать прибыль за день, сравнить ее с количеством денег в кассе;
  4. Обнулить кассу и отключить ее.

С легкостью автоматизировать можно не только работу на кассе, но и ряд других бизнес-процессов. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь>>

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

  • Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
  • Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Что делать в случае сбоя в работе кассы

Происходят непредвиденные обстоятельства (выключение света, неполадки интернета) довольно часто, поэтому нужно быть готовым к ним всегда и знать, как пользоваться онлайн-кассой в этом случае.

Если вы столкнулись с такой ситуацией, то следует помнить, что продолжать торговлю разрешено. Но нужно крайне оперативно предоставить в ФНС объяснительную о сложившейся ситуации.

Расстраиваться не стоит. После того, как появится интернет, касса сразу же отправит все данные оператору ФД.

Если устройство вышло из строя по непонятным для вас причинам, нужно как можно быстрее обратиться в службу технической поддержки компании, у которой вы приобретали кассу.

Популярные ошибки кассиров при работе с ККТ

Работа кассиров весьма ответственна, ведь они имеют дело с денежными средствами. Радует то, что ошибки, которые они могут совершить, легко исправимы. Довольно часто сотруднику необходимо лишь написать объяснительную, реже – дополнить недостачу из своего кошелька.

Перейдем непосредственно к ошибкам:

  1. Клиент оплатил покупку картой, а кассир оформил ее как наличная оплата. Исправить можно, добив чек и написав объяснительную.
  2. Неверно пробит чек. Его нужно забрать его у клиента и напечатать новый. Если клиент уже покинул магазин, то в конце дня сотруднику потребуется оформить чек коррекции.
  3. Выручка не была вовремя сдана. Решить этот вопрос можно сформировав отчет, где отразить, почему произошла такая ситуация, и сдать деньги.
  4. Продавец случайно отключил кассу от сети. Все просто: включаем ее, печатаем нулевой чек.
  5. Лента вставлена неверно. В этом случае нужно открыть отсек, поправить чековую бумагу и продолжить работу.

Мы рассказали вам все о том, как правильно работать с кассой. Главное – будьте внимательны. А полученные из нашей статьи знания позволят избежать многих ошибок, простоя, штрафов и, конечно, негатива от покупателей.

Скачать
кассовую программу
бесплатно!

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

29.10.2020
Дарья Перепелкина
337

Похожие материалы
Директору магазина
Автоматизация торговли: готовые решения по видам деятельности с затратами

О чем вы узнаете: Что дает автоматизация торговли в небольшом розничном магазине Какие бизнес-процессы упрощает автоматизация магазина 5 этапов внедр...
16.10.2020
Дарья Перепелкина
341
Интернет-магазинам
Какая онлайн-касса лучше подходит для интернет-магазина: обзор ККТ и советы по выбору

Торговля семимильными шагами переходит в интернет. Новые онлайн-площадки появляются едва ли не каждый день. Для клиентов интернет-магазины – это удобно и быстро...
24.09.2020
Дарья Перепелкина
254

Подойдет ли мне сервис?