Приемка товаров по количеству и качеству: пошаговая инструкция

О чем вы узнаете:

• Кто может принимать товар на склад
• Как подготовиться к приемке-передаче товара
• Что необходимо проверить при приемке товара
• Сроки приема товаров
• Правила приемки товара по качеству, количеству и весу
• Пошаговая инструкция по приему товара на склад 
• Правила приемки товаров на складе от перевозчиков и поставщиков
• Автоматизация приемки товаров в магазине и на складе
• Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы
• Нормативно-правовое регулирование приемки товаров
• Приемка продовольственного товара, что это такое

Приемка товара не такой простой процесс, как может показаться на первый взгляд. Одним из основных моментов является правильное оформление документации. В нашей статье мы расскажем о сроках приемки, как к ней подготовиться предпринимателю, и что делать в случае обнаружения недостачи, излишков или пересортицы.

Кто может принимать товар на склад

Осуществлением приемки товаров на склад, может заниматься только материально-ответственный сотрудник. Задачей которого является проверка соответствия качества, количества и сроков годности.

Количество сотрудников напрямую зависит от объемов поставок, маленьким предприятиям обычно хватает одного человека. 

В ситуациях, когда приемка товара происходит на территории своего склада, обязательно наличие печати компании, которая подтверждает передачу ответственности. Если это происходит на территории поставщика, необходима доверенность и данные паспорта.

Составление договора 

Для того, чтобы избежать возникновения спорных моментов при обнаружении брака, некомплекта и т.д. рекомендуется заключить обоюдный договор с поставщиком. Вы можете использовать уже имеющиеся инструкции для составления своего документа, к ним относятся:

• Акт по форме ТОРГ-1;
• М-7 

Также допускается отказ от их использование и самостоятельное составление договора, в котором необходимо обозначить:

• Сроки выполнения;
• Перечень сопроводительной документации;
• Адрес доставки товаров.

Обязательно указывайте порядок действий, при обнаружении некачественного товара, чтобы избежать судебных разбирательств.

Об особенностях процесса инвентаризации в магазинах, читайте тут >>

Программа для товарного учета
Все операции от приемки до отгрузки в пару кликов

Оформляйте приход, списание, возвраты поставщикам с учетом маркировки, серийных номеров и учетом в ЕГАИС

Попробовать сейчас Узнать подробнее

Как подготовиться к приемке-передаче товара

Приемка товара — процесс, сопровождающийся обязательной фиксацией каждого действия документально или с помощью фото. При этом обязательно присутствие представителя со стороны поставщика и покупателя, также допускается присутствие сторонних экспертов. 

В ситуациях, когда место приемки товаров имеет значительное отдаление, необходимо оформить доверенность в отношении того, кто будет представлять интересы поставщика. Отсутствие такого документа может расцениваться как нарушение условий договора.

Заранее определите порядок действий, если будет повод для предъявления претензий к качеству продукции. В случаях, когда невозможно устранение недостатков, необходим отказ от выполнения договорных обязательств в одностороннем порядке. 

Если у вас появились сомнения в отношении сопроводительных документов или товар не соответствует заявленным характеристикам, необходимо:

• отказаться от приемки и сфотографировать товар, а также сопроводительные документы;
• в накладных сделать отметку об отказе с указанием причины. При этом не подписывайте накладную поставщика. Сделайте фото обеих накладных;
• обеспечьте сохранность товаров в соответствии с п.1 ст.514 ГК РФ.

Руководитель организации после этого должен выпустить приказ о назначении комиссии для повторной приемки.

Процесс приемки-передачи товара регламентируется договором, который заключен между поставщиком и покупателем. Существует ряд обязательных условий:

• взвесить товар, чтобы узнать точный вес;
• пересчитать товар;
• внести сведения о том, что упаковка на таре, без признаков вскрытия и не подвергалась распечатыванию;
• подписать договор о материальной ответственности;
• при обнаружении несоответствий, обязательно составление акта.

График поставок составляется заранее, также допускается открытие коробки для выборочной проверки.

Что необходимо проверить при приемке товара

В соответствии с инструкцией, которая должна быть у ответственного сотрудника, он должен:

• проверить реквизиты поставщика;
• сравнить стоимость;
• пересчитать и осмотреть тару;
• узнать температурный режим, который соблюдался при перевозке скоропортящихся товаров;
• проверить обязательную маркировку;
• провести вскрытие случайных коробок;
• при обнаружении несоответствий обязательно остановить приемку и провести повторный пересчет и взвешивание;
• по завершению приемки товаров, сотрудник должен поставить подпись, печать и дату на всей сопроводительной документации;
• Внести штрихкоды в базу;
• Распределить товары на складе.

Сроки приема товаров

Сроки определяются от даты доставки товаров на склад заказчика и зависят от того, какая категория продукции доставляется. Законом установлено:

• Если заказчик и поставщик расположены в одном городе, экспедиция должна быть завершена в срок до 10 дней, за исключением скоропортящихся продуктов, которые не могут быть доставлены позднее чем через 24 часа;
• Если доставка товаров осуществляется из другого города, срок не может превышать 20 дней.

В ситуациях, когда доставка осуществляется в место с тяжелыми климатическими или дорожными условиями, сроки отличаются:

• продукты питания в срок до 40 дней;
• хозтовары и галантерея до 2 месяцев.

Правила приемки товара по качеству, количеству и весу

В соответствии с инструкцией №П-6 приемка товара по количеству и весу может быть осуществлена на территории:

• склада поставщика при самовывозе;
• склада покупателя при оформлении доставки поставщиком;
• разгрузки или вскрытия грузовой машины при выдаче товаров перевозчиком.

Проверка по количеству проводится в два этапа:

1. Предварительная проверка, включающая в себя проверку массы нетто и товарных мест в соответствии с сопроводительными документами. В ситуациях, когда продукция не имеет тары проверяется масса брутто и количество товарных единиц. Обязательно подлежит проверке упаковка при ее наличии, а также пломбы и маркировка. При обнаружении признаков вскрытия и нарушения пломб, вы можете отказаться от приемки товаров;
2. Окончательная проверка осуществляется одновременно с распаковкой, сверяется вес и количество товарных единиц.

Также инструкция определяет сроки осуществления приемки:

• Если тара отсутствует или была повреждена, приемка должна быть осуществлена не позже установленной для разгрузки даты;
• Если тара сохранена, приемка по весу брутто и количеству товарных мест, должна быть осуществлена в срок, установленный для товаров с отсутствующей тарой. Приемка товара по количеству единиц и весу нетто осуществляется сразу после вскрытия, не позднее 10 дней с момента получения товара. Для скоропортящихся продуктов этот срок ограничен сутками.

Приемка товара по качеству осуществляется путем проверки соответствия поступившего товара и данных сертификата, технического паспорта, накладной и счет-фактуры. Также обязателен визуальный осмотр скоропортящихся продуктов и комплектации товаров.

Пошаговая инструкция по приему товара на склад

На территории РФ отсутствует закон, регламентирующий приемку товаров. На сегодняшний день за основу берутся два постановления Госарбитраж СССР, в которых есть инструкция по приемке, но юридической силы они не имеют:

• №П-6;
• №П-7.

Шаг 1. Заключение договора поставки 

Договор поставки является гарантом выполнения обязательств сторонами. В нем указываются:

• обязанности сторон;
• сроки и объемы поставок;
• срок проведения приемки;
• требования к маркировке упаковки;
• перечень сопроводительных документов;
• допускается ли отличие стоимости и объемов поставки;
• способы решения спорных моментов.

Автоматизировать работу с поставщиками можно в программе Класс365. В сервисе вы можете работать с документами, выгружать накладные, вести учет товаров, проводить оприходование, списание, перемещение, инвентаризацию и многое другое.   Попробовать все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Шаг 2. Заказ товара

Условия оформления заказа также описываются в договоре. В большинстве случаев указывается способ заказа:

• Звонок;
• Письмо;
• Поставщик самостоятельно приезжает за заказом.

После этого поставщик обязуется собрать товар, подготовить сопроводительную документацию и сообщить о дате доставки.

Чтобы избежать ситуаций, когда заказ оформлен несвоевременно, вы можете использовать товароучетные программы, которые помогут следить за остатками.

Шаг 3. Оплата и поставка

В договоре необходимо указать условия оплаты заказанной продукции. Большинство поставщиков работает по 100% предоплате. Иногда, при длительном сотрудничестве может быть открыта так называемая «кредитная линия», когда поставщик осуществляет доставку, например, каждые два дня, а покупатель платит один раз в конце месяца.

Чтобы избежать ситуаций, когда товар привезли, а принять его некому — стоит указать в договоре условие о предварительном звонке, например, за 30 минут.

Также стоит организовать зону приемки таким образом, чтобы для каждой категории товаров была выделена определенная зона.

Если приемкой занимается новый сотрудник, руководитель может создать пошаговую инструкцию, которая поможет не допустить ошибок. В дальнейшем все действия будут выполняться автоматически.

Шаг 4. Сопроводительные документы

Каждая поставка в обязательном порядке должна иметь сопроводительную документацию. Обычно используется накладная и счет-фактура. Помимо этого возможно использование:

• Накладная ТОРГ-12. Включает в себя информацию о стоимости и количестве товаров, а также их описание. Является документом подтверждающим факт поставки и приемки товара. На сегодняшний день используется компаниями, которые не успели перейти на универсальный передаточный документ;
• Товарно-транспортная накладная. Используется при доставке заказа на машине. Состоит из двух разделов, в одном указывается описание груза и название контрагента, во другом описывается маршрут и перечень транспортных услуг;
• Счет-фактура. Подтверждает факт оплаты товара покупателем. В нем нет необходимости для магазинов, использующих упрощенную систему налогообложения, но важен для предприятий, уплачивающих НДС. Печать также не ставится, но обязательно наличие личной подписи бухгалтера и руководителя компании. Создается в одном экземпляре для покупателя;
• Универсальный передаточный документ заменяет счет-фактуру и товарную накладную. Также он подходит для сдачи отчетности в налоговую службу. 

Все накладные необходимо составлять в двух экземплярах, по одному для поставщика и покупателя. 

Шаг 5. Приемка товара по качеству и количеству

Ответственный работник должен проверить фактическое состояние и наличие привезенного товара с данными из накладной, обязательно должны совпадать все показатели. Может быть вскрыта каждая коробка для проверки или выбранные случайно, при наличии доверия к поставщику. 

При обнаружении недостачи, из накладной чаще всего вычеркивается строка с отсутствующим товаром и ставится подпись. После этого печатают новую накладную с достоверной информацией, т.к. в суде не будет учитываться документация имеющая правки. 

Законодательно работник обязан составить акт о расхождениях по количеству и качеству, к ним относятся:

• ТОРГ-2;
• ТОРГ-3.

Они могут потребоваться, если обнаружены несовпадения массы или количества продукции, а также если товар пришел бракованный или просроченный.

Если вам нужна безошибочная приемка заказанного товара воспользуйтесь программой для автоматизации от Класс365. Вы или ваша служба закупок сможет своевременно вносить информацию о контрактах на поставку. Сотрудники склада будут проводить приемку по четкому алгоритму, имея все необходимые данные для контроля.

По результатам приемки статус товара в программе меняется автоматически – если все в порядке он поступает в продажу, а если нужны корректировки, их тоже можно запланировать и отследить.   Попробовать все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Шаг 6. Подпись документов ответственным сотрудником

Когда весь товар проверен, накладная подписывается и ставится печать. Сделать это может только материально-ответственный сотрудник, а именно руководитель компании или работник имеющий доверенность.

Если сотрудник не ставит печать, необходимо предоставить поставщику доверенность по форме М-2 и паспортные данные.

Шаг 7. Оприходование товара

Этот шаг необходим для контроля продаж, таким образом происходит фиксация полученной продукции и дальнейшие ее передвижения.

Обычно для этого используется товароучетная программа. После приемки товара, он вносится в базу или просто меняется количество «в наличии». Помимо количества, товароучетная программа хранит в себе информацию о названии, стоимости, размере НДС и т.д. Попробуйте прямо сейчас товароучетную программу от Класс365 >>

При больших объемах поставок, удобнее использовать сканер, который упрощает работу, т.к. необходимость вводить все данные вручную становится неактуальной.

Шаг 8. Розничная цена 

После того, как товар попал в базу, нужно рассчитать розничную стоимость. Для этого вы можете использовать общую наценку для отдельных категорий товаров, например 30% для обуви или указать стоимость для каждого товара индивидуально.

Розничная цена устанавливается в соответствии с решением руководителя компании. Исключением являются товары, для которых установлена максимальная/минимальная розничная цена, например табачные изделия. Магазин имеет право осуществлять продажу товара ниже установленной МРЦ, но не более чем на 25%.

Шаг 9. Ценники на товар

Печать ценников для каждого товара обязательна. В нем должна присутствовать следующая информация:

• наименование;
• сорт (при наличии);
• наличие заменителей жира (для молочной продукции);
• стоимость.

Ценник должен быть расположен возле каждого товара, за исключением одежды, в этом случае ценник располагается на каждой единице товара.

Шаг 10. Выкладка товара

После завершения приемки, сотрудники магазина выделяют часть товаров, которые необходимо выложить в торговом зале. Выкладка осуществляется в соответствии с требованиями магазина или с учетом различных акций. Если новые цены не были загружены в кассы, необходимо перенести замену ценников на конец рабочей смены.

Правила приемки товаров на складе от перевозчиков и поставщиков

Приемка товара от перевозчиков, также как и от поставщиков, должна быть осуществлена с соблюдением договорных условий. Заранее стоит определить место, время и способ передачи продукции.

Важно осуществлять контроль фактических сроков отправки товара и его пересечение известных вам пунктов, включая таможню и границу.

Перед началом фактической приемки, важно убедиться в сохранности товара. Проверьте наличие и целостность пломб, если они должны быть. После этого оцените состояние транспортного средства, наличие повреждений на таре или маркировке грузов. Обязательно проверьте идентичность данных из транспортной маркировки и сопроводительных документов.

Важно проверить условия перевозки товаров:

• правильность укладки;
• температурный режим;
• наличие льда, если он должен быть.

Автоматизация приемки товаров в магазине и на складе

Чтобы упростить приемки товаров и снизить вероятность совершения ошибок, вы можете автоматизировать часть задач.

Виртуальный документооборот

Большой процент приемки товаров организован так, что все делается собственными силами и обнаружение ошибок в накладных встречаются часто. После передачи документов в бухгалтерию, поставщику сообщают о наличии несоответствий и он в свою очередь отправляет документы с исправлениями. В ситуациях, когда возник спорный вопрос, переговоры могут занимать немало времени.

Для упрощения процесса, руководство магазина и склада принимают решение об организации электронного документооборота. Таким образом будет гораздо проще исправить ошибки и решить спорные моменты. 

При больших объемах поставок допускается заключение особых договоров, где будет пункт с указанием максимального порога расхождении, например 4%. 

Программное обеспечение 

Использование программного обеспечения также упрощает приемку товаров. Для этого вы можете выбрать подходящую товароучетную программу. При сканировании товаров на приемке, они будут автоматически вноситься в систему. Помимо этого вы сможете выгрузить накладную. 

Для небольших магазинов идеальным решением будет сервис учета и работы с документами Класс365 . При поступлении товаров, приемщику необходимо просканировать продукцию, которую только что привез водитель, а затем выгрузить накладную. Если есть расхождения, сервис Класс365 это покажет.

Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы

Наиболее распространенная ошибка при получении товара – недостача. Причинами могут быть:

• допущена ошибка в момент загрузки транспортного средства на складе поставщика;
• транспортировка была осуществлена с нарушениями, что стало причиной негодности части товара;
• допущена ошибка в момент оприходование.

В этом случае заполняемся акт ТОРГ-2 для товаров российского производства или ТОРГ-3 для товаров зарубежного производства.

Если в момент приемки обнаружен излишек, вы можете:

• оформить возврат лишних товаров;
• полностью принять поставку;
• продать излишек самостоятельно, при этом выставив счет оптовику, т.к. вы понесете расходы на поиск покупателя и отгрузку товара;
• полностью отказаться от приемки, если это допускается договором.

В случае обнаружения пересортицы, вы имеете право отказаться от товара, принять его полностью или частично. Обязательно оформление акта по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, а также составление претензии поставщику.

Нормативно-правовое регулирование приемки товаров

Приемка товаров регулируется на основании заключенного договора. Нередко компании ссылаются на нормативно-правовой кодекс, который основан на двух постановлениях Госарбитража СССР №П-6 и №П-7 в 1960-х годах. В случае возникновения спорных моментов, предприятия могут ссылаться на эти инструкции. Если в договоре не было этого указанно, все вопросы решаются путем переговоров. 

Покупатель должен опираться на нормативный регламент приемки товаров в соответствии с п.1 ст.513 ГК РФ. 

Приемка продовольственного товара

Приемка продовольственных товаров имеет некоторые особенности. Рассмотрим их более подробно. 

К продовольственным товарам можно отнести:

• продукты без обработки, с частичной или полной переработкой;
• детское питание;
• диетическое питание;
• питьевая вода в бутылках;
• алкогольные и безалкогольные напитки;
• БАДы и пищевые добавки;
• жевательные резинки.

Помимо стандартных проверок, важно провести оценку дополнительных параметров:

• Хлебобулочные изделия: вес, количество тары, выдержка после выпечки, наличие отметок о качестве;
• Кондитерские изделия: дата и час изготовления, внешний вид и запах;
• Молочная продукция: дата и время производства, сроки для реализации;
• Сыр: данные на ярлыке должны совпадать с маркировкой сырной головки;
• Мясная продукция: дата и время изготовления, подпись ветврача на штампе.