Книга учета доходов и расходов. КУДИР

О чем вы узнаете:

• Принцип КУДиР: нужно ли ее вести в 2021 году
• Примеры заполнения книги учета доходов и расходов для ИП
• Изменения в КУДИР с 2021 года
• Форма (бланк) КУДиР в 2021 году 
• Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы»
• Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы минус расходы»
• Как заполнить книгу учета доходов для ИП на патенте
• Нужно ли КУДиР заверять или регистрировать у налоговиков?
• Заверение КУДиР
• Как правильно прошить КУДиР
• Как вести КУДиР в электронном виде

Учет выручки и затрат ведется в специальном документе — КУДиР.  Заполняют его предприниматели и фирмы. В правительстве все обещают КУДиР отменить для спецрежимников, но в 2021 году обязательство по ведению остается. В статье расскажем про суть книги учета доходов и расходов и правила ее заполнения для УСН и патента.

Принцип КУДиР: нужно ли ее вести в 2021 году

Книга учета доходов и расходов — это сшитые листы, в которых отражаются поступления и затраты. В КУДиР записывают:

• свои доходы  — предприниматели на патенте;
• доходы и расходы — ИП и ООО на УСН, ОСНО.

Также обязан использовать бизнес на ЕНВД книгу учета доходов и расходов. Однако с 2021 года этот “вмененка” отменена, поэтому в этой статье специфике ведения КУДиР при ЕНВД мы не уделим внимания.

КУДиР может вестись как в бумажном, так и в электронном виде — все зависит от пожеланий предпринимателя. Обычно ИП в сфере торговли использует программы учета для ведения этой книги, либо Эксель.

Принципы ведения КУДиР:

• открывается при первом полученном доходе (или сделанном расходе) в году и заканчивается 31 декабря: в следующем году ее начинают заново;
• порядок по хронологии;
• доход и расход учитывается на основании документа;
• можно вести как в бумажном, так и цифровом виде, но все равно в конце года надо распечатать и подписать;
• если ИП или ООО просто числится и не ведет деятельность, нужно завести КУДиР с пустой таблицей и нулевом показателем;
• книга учета не отдается в ФНС, но показывается при проверках (плановых и внеплановых).

Примеры заполнения книги учета доходов и расходов для ИП

На картинках ниже вы видите примеры заполнения страниц книги учета — титульной и отчетной.

Пример заполнения титульника КУДиР:

Пример заполнения книги учета доходов и расходов для ИП (Раздел I):

Из примера видно, что вести этот документ довольно-таки просто — главное вовремя фиксировать все документы, чтобы они были записаны в хронологическом порядке.

Изменения в КУДИР с 2021 года

Изменится ли правило ведения КУДиР в 2021 году? Этот вопрос задают ИП на УСН, которые ожидают отмены декларации и книги учета доходов и расходов с конца 2019 года.

Напомним, что с момента перевода спецрежимников на онлайн-кассы в правительстве муссировалась идея автоматического ведения отчетности для ИП на УСН “Доходы” по онлайн-чекам. Такой законопроект даже рассматривался в начале 2020 года, однако из-за пандемии итоговый вердикт было решено перенести на неопределенный срок.

То есть в 2021 году эту книгу придется вести всем: и “патентникам”, и “упрощенцам”, и предпринимателям на основной системе налогообложения (для расчета НДФЛ).

Пока можно облегчить работу, пользуясь автоматизированной программой ведения КУДиР. Электронный вид, редактирование записей, доступ из любой точки. Подробнее здесь >>

Форма (бланк) КУДиР в 2021 году

В 2021 году форма КУДиР не изменится. Также, как и в прошлом, КУДиР для ИП на патенте и УСН необходимо заполнять, ориентируясь на приказ 135Н от 22 октября 2021 года “Об утверждении форм…”. 

Скачать бланк в Excel КУДиР 2021 >>

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы»

Титульный лист

Стандартный титульный лист заполняется такой информацией:

• год (2020);
• дата начала ведения;
• ФИО предпринимателя или название фирмы;
• ИНН;
• вид УСН – “доходы”;
• адрес, по которому оформлен ИП (ООО);
• номер банковского счета.

Раздел I. Доходы и расходы

Этот раздел заполняют, если были доходы в налоговый период. При нулевой декларации Раздел I не заполняют.

Если работа велась, доходы получали, то необходимо в КУДиР прописать суммы средств, которые поступили в кассу и номера подтверждающих документов. Штрафов нет, если в цифрах и идентификации документов нет проблем.

На каждый доход заполняется своя строчка КУДиР. 

Разрешается объединить доходы за день и выписать выручку с кассы на основании Z-отчета.

При УСН “доходы” разделы III и IV пропускают. Далее сразу заполняют IV и V части.

Раздел IV. Расходы, уменьшающие налог

Для ИП на УСН “доходы” в этом разделе записывают взносы в ПФР, так как по законодательству они могут уменьшать налог.

Если же отчетность нулевая, то этот и следующий раздел также оставляют пустыми.

Взносы, которые вы запишете в КУДиР уже должны быть заплачены.

Если вдруг у вас налог, который вы не хотите уменьшать на сумму взносов (условные 200 рублей), то можно этот раздел не заполнять.

Цифры в таблицу заносятся только в те колонки, которые относятся к вашим взносам (т.е. если нет взносов на добровольное мед страхование, то их не указывают).

Раздел V. Торговый сбор, уменьшающий налог

В этой таблице указывается только та сумма сбора, на которую можно уменьшить налог УСН.

Заполняется каждая строчка таблицы, сумма уплаченного сбора указывается до копеек.

 КУДиР 2021 УСН: скачать бланк Excel >>

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы минус расходы»

КУДиР предприниматели на этой системы налогообложения заполняют более внимательно, особенно строчки расходов. Налоговая при проверке будет требовать доказательств — не только первичные документы, но и другую подтверждающую информацию.

Раздел I. Доходы и расходы

Доходы можно отразить в таблице, сославшись на Z-отчет кассы (выручка за день). Расходы записываются отдельно.

Например, обязательно нужно выписывать номера товарных чеков при наличных расходах. 

Если речь идет о расходах на зарплату, то в прописывается суть операции “перечислена зарплата”, а подтверждающий документ — первичный документ по перечислению зарплаты.

Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы

Если в этом году были затраты на создание или приобретение основных средств, то их надо указывать в этом разделе. Общая сумма расходов уменьшает налог.

Раздел III. Убытки прошлых периодов, уменьшающие налоговую базу

Если у вас были убытки в прошлые годы, можно на них уменьшить налоговую базу УСН “Доходы минус расходы”.

Раздел IV и V в этом варианте КУДиР не заполняются.

Удобнее проводить расчеты в специально созданных для бизнеса программах. Например, Класс365 создана как раз для таких целей и оснащена автоматизированной КУДиР. Оцените все преимущества >>

Как заполнить книгу учета доходов для ИП на патенте

Предприниматели на патенте заполняют только КУДиР с доходами. Однако размер выручки фактически не влияет на величину патента — ИП на патентной системе платят условные 6% с условного дохода.

Но КУДиР все равно нужна — по этому документу нужно следить, как соблюдается доходный лимит. Ведь патент ограничен по размеру доходов — его можно использовать при выручке до 60 млн.

Алгоритм заполнения КУДиР для ИП на патенте выглядит так:

• заполнение титульного листа (дата начала ведения, ФИО, регион работы, ИНН);
• заполнение раздела “Доходы” — таблицы из четырех граф.

В этой таблице записывается:

• номер дохода по порядку (от более раннего к более позднему); 
• дата и номер документа, который подтверждает получение денег;
• описание документа;
• сумма выручки по документу (руб.).

Книга учета доходов на патенте, пример заполнения: скачать >> 

Нужно ли КУДиР заверять или регистрировать у налоговиков?

Нет, нести без требования в ФНС ее не нужно, однако важно, чтобы она была на месте, если к ИП или в офис ООО нагрянула налоговая инспекция.

Если КУДиР не окажется на месте, вас оштрафуют. Например, для предпринимателя он составит от 10 000 до 30 000 рублей.

Заверение КУДиР

Уже более семи лет (с 2013 году) заверять КУДиР в налоговой не требуется — достаточно книгу распечатать в конце года, пронумеровать все листы и подписать их. Если речь об ООО, то скрепленный документ надо проштамповать печатью компании.

Как правильно прошить КУДиР

Кто прошивает КУДиР? Как правило, в компании этим занимается сотрудник бухгалтерии (а подписывает главбух), у ИП — сам предприниматель.

Как это сделать? С помощью шила, нитки, клея и небольшого листка бумаги.

1. Распечатайте КУДиР таким образом, чтобы был большой отступ по левому краю;
2. Пронумеруйте и подпишите все страницы;
3. Проколите шилом две дырочки либо посередине, либо в верхнем левом углу;
4. Просуньте нитку в дырочки, свяжите концы с изнаночной стороны;
5. Заклейте дырочки маленьким листом бумаги так, чтобы с изнаночной стороны торчали кончики нитей;
6. Дождитесь высыхания клея и подпишите “Прошито и пронумеровано (количество) страниц”, поставьте подпись и печать (при необходимости), можно добавить дату.

Если не прошить КУДиР, а просто сложить все листки в папку, сколоть степлером, то вы нарушите закон и при проверке ФНС будете оштрафованы.

Как вести КУДиР в электронном виде

В цифровом виде эта книга для фиксации выручки и издержек заполняется в специальной бухгалтерской программе или в Экселе. Несмотря на ведение на компьютере, в конце налогового периода ее все равно надо распечатать и прошить. 

Ведение КУДиР в программе Класс365 позволяет обойтись без исправлений и помарок. При заполнении таблицы ручкой все исправления необходимо делать за подписью бухгалтера.

Хранить распечатанную КУДиР необходимо четыре года.