Электронная трудовая книжка: пошаговая инструкция перехода для работодателя

О чем вы узнаете:

• Что такое электронная трудовая книжка
• Нормативные правовые акты по электронной трудовой
• Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
• Переход на электронные трудовые книжки: действия работодателей
• Электронная трудовая книжка, где посмотреть работнику

С 1 января 2020 года для работодателей и сотрудников стал доступен переход на электронные трудовые книжки. В связи с этим у обеих сторон возникло множество вопросов с которыми мы поможем разобраться. В статье мы расскажем что из себя представляет ЭТК и что будет с бумажными, преимущества и недостатки электронной трудовой книжки, а также предоставим пошаговую инструкцию перехода для работодателей.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой данные об осуществляемой трудовой деятельности человека, хранящиеся на информационном ресурсе пенсионного фонда. С 1 января 2020 года каждый работодатель обязан создать такие сведения в отношении каждого наемного работника и передавать их в ПФР в формате отчета СЗВ-ТД. Информация указанная в ЭТК практически не отличается от классического варианта и содержит в себе следующие данные:

• ФИО сотрудника;
• Место работы;
• Занимаемая должность;
• Структурное подразделение (в случаях, когда оно указывается в трудовом договоре);
• Дата начала работы;
• Сведения о назначении на новую должность;
• Данные о запрете занимать конкретную должность на основании судебного приговора;
• Статья ТК РФ и причины прекращения трудовой деятельности.

При этом обращаем ваше внимание, что в электронной трудовой книжке присутствуют данные о СНИЛС, но не указываются сведения о назначенных награждениях и метод работы (вахтовый).

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Каждый человек имеет право самостоятельно выбрать формат трудовой книжки. Если сотруднику не нравится ЭТК, работодатель продолжит использовать бумажный вариант. 

Индивидуальный подход к сотрудникам поможет найти сервис для автоматизации работы магазина Класс365. Введите персональный распорядок дня для каждого подчиненного, проверяйте список их дел и при необходимости, корректируйте. Ознакомьтесь со всем функционалом программы для постановки задач Класс365 прямо сейчас >>

Нормативные правовые акты по электронной трудовой

В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ были внесены изменения в ТК РФ, которыми были определены обязанности работодателей в отношении перехода на электронные трудовые книжки.

Также на основании Федерального закона от 16.12.2019 №436-ФЗ был изменен Федеральный закон об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования. В ПФР теперь предоставляется новая отчетность.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Переход на электронные трудовые книжки: действия работодателей

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Приказ не является обязательным документом, но упрощает организацию процесса перехода на ЭТК. Это позволит работодателю определить планируемые мероприятия и сроки, в которые необходимо выполнить поставленные задачи.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

Для работодателей, у которых в штате 25 и более сотрудников, процесс передачи данных уже знаком. Делается это через установленную программу электронного документооборота. Обращаем ваше внимание, что приобретение еще одного ПО не нужно, допускается использование уже имеющегося. 

Определите сотрудника, который отвечает за кадровое делопроизводство и поручите ему формирование и сдачу отчетности по форме СЗВ-ТД. Если ранее СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ оформлял сотрудник бухгалтерии, вы можете выбрать его или назначить двух работников для оформления отчетов.  Предоставьте выбранным работникам доступ к информационной системе.

Также работодатель может передавать данные о трудовой деятельности сотрудников в личном кабинете страхователя на сайте ПФР. Отчеты в электронном формате обязательно подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

Нужно в письменной форме сообщить каждому сотруднику об изменениях в законодательстве, а также о необходимости определиться с типом трудовой книжки и написании заявления об отказе или продолжении ведения классической трудовой книжки.

Обращаем ваше внимание, должны быть уведомлены все сотрудники, включая тех кто работает дистанционно, по совместительству или находится в отпуске по уходу за ребенком.

В соответствии с законом №439-ФЗ не обязательно использовать персональную форму уведомления, но работник должен увидеть следующую информацию:

• Изменения законодательства;
• Что произойдет в случае выбора бумажной трудовой книжки;
• что произойдет в случае выбора электронной трудовой книжки в соответствии со статьей 66.1 трудового кодекса.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки скачать

Вы можете бесплатно скачать образец уведомления сотрудников о переходе на ЭТК.

Шаг 4. Создание адреса электронной почты для внедрения его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка 

Создание электронной почты необходимо для приема заявлений от сотрудников, которые отказались использовать бумажную трудовую книжку. Заявление можно подать как в электронном, так и в бумажном виде, сотрудник самостоятельно выбирает способ.

Работодатель должен в течении трех рабочих дней с момента подачи заявления предоставить сотруднику данные об осуществляемой трудовой деятельности за весь период сотрудничества с ним. Сделать это можно способом, который будет указан в заявлении:

• В бумажном виде с обязательным заверением;
• В электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи.

Обращаем ваше внимание, в приказе необходимо указать сотрудника, который будет отвечать за выдачу данных по форме СТД-Р.

Шаг 5. Проверка бумажных трудовых книжек

Каждому работодателю рекомендуется проверить сведения указанные в бумажных трудовых книжках. Это необходимо, чтобы избежать расхождений между бумажным и электронным вариантом. В противном случае отчет СЗВ-ТД может содержать в себе недостоверную информацию.

Шаг 6.Внесение дополнений в локальные акты организации

Необходимо проверить все локальные акты предприятия, каждый, где упоминается трудовая книжка необходимо отложить для изменений. Чтобы это было максимально удобно, вы можете составить график, по которому будете вносить изменения. 

Если в актах упоминание трудовой книжки в контексте, например “правила внутреннего трудового распорядка”, стоит дополнить предложение словами “и(или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ”.

Обращаем ваше внимание, в связи с тем, что работодатель не имеет доступа к информационной системе ПФР, расчет страхового стажа необходимо делать на основании трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Также эти данные необходимо внести в личную карточку Т-2.

Важно помнить:

• При наличии записи в трудовой книжке о переходе на ЭТК, вы не должны забирать бумажный вариант на хранение и ведение. В этом случае она является только подтверждением страхового стажа и опыта работы. Вам необходимо только внести эти данные в личную карточку;
• В случае, когда трудовая книжка в акте указана как документ, который подлежит возврату при увольнении, необходимо внести изменения на основании статьи 84.1 ТК РФ.

Шаг 7. Если есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Это важно сделать, чтобы все сотрудники понимали, какие изменения предстоят. Наличие коллективных договоров является основанием, для обсуждения изменений с представителями работников.

Шаг 8. Подготовка к сдаче отчетности

Сдача отчетности обязательна для всех работодателей. Отчет по форме СЗВ-ТД необходимо составлять в отношении всех сотрудников, включая работающих по совместительству, дистанционно и использующих бумажную трудовую книжку. Для составления этого отчета есть несколько оснований:

• Принят новый сотрудник;
• Оформление постоянного перевода;
• Увольнение сотрудника;
• Сотрудник подал заявление для продолжения ведения трудовой книжки или предоставлении сведений об осуществляемой трудовой деятельности.

Шаг 9. Уведомление сотрудников о переходе на электронную форму

Уведомить сотрудников о переходе на ЭТК необходимо было до 30 июня 2020 года. Этот период был установлен для того, чтобы работодатели имели возможность изучить все нюансы для перехода на электронные трудовые книжки и предоставить сотрудникам максимально точную информацию.

После того, как сотрудниками будет получено уведомление, они пишут два варианта заявления:

• Заявление о продолжении ведения трудовой книжки;
• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Принять решение о том, какую трудовую книжку использовать, сотрудники могут до 31 декабря 2020 года. После того, как сотрудниками будет принято решение, работодатель должен уведомить ПФР в отчете СЗВ-ТД.

Сотрудники, которые по различным причинам решили оставить бумажную трудовую книжку, могут заменить ее на электронный формат в любой момент. При этом выбрав электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному варианту будет невозможно.

Шаг 10. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

Всем сотрудникам, которые приняли решение перейти на электронную форму трудовой книжки, необходимо выдать их в течении января 2021 года. После этого в случае смены места работы, она будет подтверждать стаж и опыт работы.

Электронная трудовая книжка, где посмотреть работнику

Каждый человек, после оформления электронной трудовой книжки, может посмотреть все указанные сведения в личном кабинете на портале Госуслуги. Выписка будет выдана по форме СТД-ПФР, а также подписана электронной подписью сотрудника пенсионного фонда. Юридически этот документ равноценен бумажному аналогу.

В случае, если вы обнаружили недостаточное количество сведений или их полное отсутствие, это говорит о том, что работодатель не передал по каким-либо причинам сведения. Также отсутствие данных может говорить о том, что в трудовой деятельности сотрудника не произошло никаких изменений в течении 2020 года.

Если необходимо получить выписку в бумажном формате, работник имеет право обратиться в МФЦ или пенсионный фонд. Обращаем ваше внимание, сделать это можно в любом отделении.

Если подается запрос на получение выписки от работодателя, она будет выдана по форме СТД-Р. Вся содержащаяся информация будет иметь отношение только к этой компании. Помните, что работодатель имеет право отказать в выдаче выписки, т.к. он не обязан этого делать.